Communication stratégique et diplomatie publique de l’Union européenne en Guinée, Conakry
Nous recherchons pour notre bureau de Conakry un/e Assistant/e de projet et de finances
Principales responsabilités de l’assistant/e finances et projet
L’assistant(e) de projet et financier(e) travaillera en étroite collaboration avec les experts clés et le chef de projet sur tous les aspects des activités du projet. Elle/Il apportera son soutien aux principales tâches de traduction et d’interprétation dans le cadre du projet. Elle sera chargée des procédures d’achat et de facturation dans le cadre des activités connexes. Elle contactera les fournisseurs pour les services nécessaires en fonction des activités. Elle préparera les prévisions de coûts des activités, supervisera la collecte des offres des fournisseurs et soutiendra le processus d’identification des offres les plus appropriées. Elle/Il soutiendra également les experts clés en cas de besoin en matière de gestion d’événements.
1. soutenir les arrangements logistiques pour les nombreux événements du projet, soutenir l’équipe d’experts principaux dans son travail quotidien qui sera nécessaire tout au long du projet.
2. soutenir, si nécessaire, les représentants de l’autorité contractante (EUD) lors des divers événements et autres activités du projet où la traduction et l’interprétation peuvent être nécessaires.
3. contribuer à la mise en œuvre des politiques et procédures de passation de marchés du projet conformément aux règles PRAG de l’UE
4. réaliser/coordonner les activités requises par les procédures de passation de marchés, y compris la préparation, l’évaluation, la vérification et l’établissement de rapports, afin de garantir une gestion financière saine dans toutes les activités
5. fournir des conseils en matière de procédures et rédiger des spécifications techniques en coopération avec le personnel du projet
6. organiser, coordonner et participer aux réunions et aux comités et rédiger les rapports/procès-verbaux de réunion requis
7. fournir le soutien procédural nécessaire aux comités d’évaluation au cours des différentes phases de l’évaluation
8. analyser et rédiger des contrats conformément aux règles et réglementations de l’UE en matière de marchés publics
9. soutenir le suivi et la vérification de la mise en œuvre des contrats et prendre les mesures nécessaires pour le renouvellement ou l’extension du contrat (délais, mise en œuvre du budget, etc.)
10. maintenir des contacts de travail et une correspondance officielle avec les prestataires de services, les fournisseurs et les autres contractants
11. promouvoir les meilleures pratiques et la bonne gestion financière dans le domaine de la passation des marchés et de la gestion des contrats
12. fournir un soutien en matière de planification budgétaire aux experts principaux et au gestionnaire de projet dans l’élaboration et la mise en œuvre des plans de travail
13. recueillir les offres des fournisseurs, préparer les estimations de coûts et rédiger les budgets pour les activités du projet
14. tenir à jour une base de données de fournisseurs et d’offres/devis
15. suivre et gérer les dépenses accessoires, en respectant les règles et les plafonds fixés par les règles PRAG de l’UE
16. collecter et archiver toutes les pièces justificatives pour l’utilisation des dépenses accessoires conformément aux règles du PRAG UE (listes de participants, ordres du jour, invitations officielles, lettres de soutien des bénéficiaires, etc 😉
17. effectuer les paiements en liquide de manière systématique et contrôlée et tenir le registre de petite caisse
18. évaluer et vérifier les factures, effectuer les paiements pour le projet
19. assurer le suivi des paiements effectués par les fournisseurs
20. assurer le stockage et l’archivage adéquats de tous les documents financiers.
Produits livrables :
– Bases de données de dépenses accessoires ;
– Bases de données des contrats experts ;
– Bases de données des fournisseurs ;
– Dossiers de passation de marchés ;
– Documentation financière ;
– Autres éléments liés aux tâches spécifiques.
La personne recherchée doit maîtriser le français et l’anglais à l’écrit comme à l’oral.
Une expérience avérée d’au moins 3 ans avec des responsabilités similaire sur des projets financés par des bailleurs internationaux est indispensable.
Une expérience des projets financés par l’union européenne est souhaitable.
Veuillez envoyer votre CV au format UE à l’adresse ci-dessous : expert@commwithus.eu
