Présentation et responsabilités
Contexte organisationnel
Le Département des finances et des services de soutien (FSSD) assure la mise en œuvre efficace des finances, de l’établissement de rapports, des achats et des technologies de l’information et de la communication de l’OIDD afin de contribuer à la réalisation des activités de l’OIDD, contribuant ainsi à la capacité de l’OIDD à remplir stratégiquement sa mission. Cela englobe également l’optimisation des politiques et des processus internes de l’OIDD, ainsi que sa planification organisationnelle, la définition des objectifs et la mesure des performances.
Sous la supervision directe du responsable du programme, rattaché au responsable des achats mondiaux au siège de l’OIDD, l’associé aux achats assure l’intégrité des processus et fournit une assistance administrative aux équipes des opérations pour soutenir l’exécution du programme au Mali.
Fonctions principales
Résumé des fonctions :
Fournir un soutien en matière d’approvisionnement et garantir l’intégrité des processus.
Soutenir les processus d’approvisionnement, mettre à jour les plans d’approvisionnement et entreprendre des activités d’approvisionnement sous la supervision du responsable du programme/responsable des achats mondiaux
Participer aux études de marché pour les biens et services à acheter et produire des rapports d’études de marché et des estimations de coûts pour les biens et services à acheter.
Préparer les bons de commande (PO) pour les services contractuels et les fournisseurs et tenir à jour un système de classement.
Surveiller les bons de commande et les contrats, y compris la prise de mesures de suivi et le suivi des délais pour la livraison en temps voulu des biens et des services.
Maintenir les bases de données et les fichiers internes pertinents, suivre les accords contractuels et informer les responsables de gestion concernés de toute obligation.
Développer et maintenir à jour les listes de fournisseurs et mettre en œuvre la sélection et l’évaluation des fournisseurs.
Collecter les formulaires des fournisseurs auprès des fournisseurs et contrôler l’incomplétude des formulaires des fournisseurs
Assurer la gestion du stock de fournitures de bureau, y compris l’approvisionnement des fournisseurs, l’achat de fournitures selon les besoins, le contrôle de la réception, du stockage et de la distribution des fournitures, et la mise à jour périodique des fiches de stock.
Soutenir le responsable du programme, le responsable des achats mondiaux et les équipes de programmes au Mali dans l’initiation aux achats et le soutien technique des partenaires sous-bénéficiaires.
Assurer une réponse rapide aux demandes de fournitures de bureau, de papeterie, de consommables et de fournitures de cuisine ; tenir le registre d’inventaire du bureau et préparer un rapport d’inventaire périodique
Accomplir toute autre tâche connexe demandée par le superviseur.
Impact des résultats : Les principaux résultats ont un impact sur l’exécution globale des services d’approvisionnement du bureau local et sur le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles. Une analyse et une présentation précises des informations relatives aux achats, ainsi que des processus d’approvisionnement dûment organisés garantissent la satisfaction des clients et la livraison globale en temps voulu des programmes et projets de l’OIDD.
Exigences du poste
Bonne compréhension des principes et des pratiques d’approvisionnement
Capacité à mener des études de marché, à identifier les problèmes, à formuler des options et à faire des recommandations initiales.
Excellentes compétences en communication écrite et verbale
Capacité à s’engager avec les parties prenantes à travers des collaborations,
A démontré sa capacité à travailler de manière proactive et indépendante, ainsi qu’en équipe ;
Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à traiter avec des personnes dans un environnement multiculturel ;
A démontré sa capacité à promouvoir l’éthique et l’intégrité
Qualifications de recrutement
Éducation
· Formation : Diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine connexe. Une formation spécialisée en approvisionnement est un atout.
· Qualification professionnelle en approvisionnement souhaitable
Expérience
· Au moins 3 ans d’expérience en approvisionnement, en gestion de contrats et en administration de contrats dans des organisations publiques ou internationales.
Exigences linguistiques
· Une excellente connaissance orale et écrite du français et de l’anglais est requise.
Conditions générales
Pour ce poste de soutien recruté au niveau national, l’IDLO offrira au candidat sélectionné un contrat d’affiliation national de 08 mois.
L’IDLO offrira un salaire de base annuel de 14 100 USD, une assurance médicale et des droits à congés conformément au Règlement et aux Règles du personnel de l’IDLO.
L’IDLO est un employeur garantissant l’égalité des chances et valorisant la diversité dans tous ses domaines d’activité. Nous accueillons favorablement les candidatures de candidats qualifiés et issus de la diversité. L’IDLO s’engage à atteindre un équilibre entre les sexes de 50/50 à tous les niveaux de son personnel. Les candidatures féminines sont fortement encouragées pour les postes vacants de l’IDLO.
L’IDLO ne tolère pas l’exploitation ou les abus sexuels, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement de nature sexuelle, ni aucune discrimination. À ce titre, l’IDLO procédera à des vérifications minutieuses des références et des antécédents de tous les candidats sélectionnés dans le cadre de son processus de sélection.
Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité et dans le respect de la politique de l’IDLO en matière de protection des données personnelles.
Afin d’optimiser l’utilisation des ressources, seuls les candidats présélectionnés seront contactés au cours du processus de sélection.
Rémunération annuelle
14 100,00 USD/an.
AVERTISSEMENT
Les énoncés ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau du travail effectué par l’employé affecté à ce travail. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive de toutes les tâches et responsabilités. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité et dans le respect de la politique de l’IDLO sur la protection des données personnelles. Le directeur général de l’IDLO se réserve le droit de modifier et de changer les responsabilités ou même d’annuler le recrutement pour répondre aux besoins commerciaux et organisationnels si nécessaire.
Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://careers-idlo.icims.com/jobs/1531/procurement-associate/job
DATE LIMITE : 01/10/2024
