Avis de Recrutement N°036/RH/BK/2024
Chargé.e des Services et Moyens Généraux
Date de Publication : 26/12/2024
Nous portons à la connaissance de tous, qu’Action contre la Faim organise ses recrutements dans la transparence, l’équité, la gratuité et n’a jamais exigée ni acceptée des frais, des pots-de-vin, des paiements à aucun stade des processus de recrutements.
Action Contre la Faim appelle tous les demandeurs d’emplois à ne jamais accepter des paiements et les invite à dénoncer les personnes qui leur demanderaient des paiements dans le cadre du recrutement auprès de l’organisation.
Poste : Chargé.e des Services et Moyens Généraux
Localisation du Poste : Bamako
Durée du poste : 12 mois renouvelables
Début : ASAP
OBJECTIF GENERAL DU POSTE
En lien et sous la supervision du Coordinateur logistique, le/la Chargé.e des services et moyens généraux devra assurer de façon optimale la gestion de la flotte véhicule/motos et le fonctionnement des moyens généraux sur la mission, dans le respect des standards et procédures ACF et des règles de sécurité.
OBJECTIFS SPECIFIQUES DU POSTE
Objectif 1: En lien avec le coordinateur logistique assurer la gestion du parc véhicule, moto et générateurs de la mission
- En lien avec le Coordo log assurer la mise en œuvre de la politique de gestion des véhicules (suivi des déplacements, maintenances et consommations de carburant) sur la mission
- Maintenir en bon état la flotte de véhicule, motos et générateurs de la mission
- Garantir une bonne planification hebdomadaire des mouvements bases et inter-bases et soumettre les plannings hebdomadaires au Coordinateur Logistique pour validation
- S’assure de la disponibilité des véhicules et motos nécessaires aux besoins programmes et bases et si besoin, émettre des demandes de transport externe
- Compléter les tableaux de suivi des consommations carburant et pièces détachées de la mission, effectuer l’analyse et agir en cas de dérive
- Effectuer, chaque mois, le suivi des coûts de consommation des véhicules et motos sur la mission, ainsi que pour les générateurs
- Identifier le matériel et le petit équipement qui doit être présent dans chaque véhicule en fonction du contexte d’utilisation
- Assurer la standardisation des lots de bord (Kits outillage, premiers soins, trousse pharma, jerrican carburant, trousse à outil, pneus secours, jerrican eau, etc …) sur la mission
- Effectuer le suivi administratif (assurances, immatriculations, contrôle technique, contrats d’allocation budgétaire, etc …) et s’assurer que les renouvellements aient bien été effectués
- Effectuer le suivi des maintenances véhicules, motos et générateurs et définir un planning des maintenances sur la mission
- S’assurer que les maintenances véhicules soient réalisées dans le respect des fréquences établies dans le Planning de Maintenance.
Objectif 2 : En lien avec le coordinateur logistique superviser les tâches courantes d’entretien des bâtiments ACF et le suivi des constructions / réhabilitations
- Garantir le bon entretien des structures et compounds ACF et rapporter aux Coordinateur Logistique la présence de toute anomalie
- Superviser la maintenance générale du bureau et des maisons
- Faire des feedbacks réguliers au Coordinateur Logistique sur les problèmes rencontrés au niveau des structures et sur les solutions à y apporter
- Suivre l´organisation et le suivi des travaux et réparations des structures et compound ACF
- Effectuer les contrôles des structures au moins une fois par semaine pour s´assurer du maintien du bon état général et de la présence permanente d´un stock de petits consommables (système électrique, équipements domestiques, réserves d´eau et de carburant, stock matériel courant, malles sécu, kit premiers secours, etc …), faire remonter les besoins au niveau de son manager
- Effectuer les commandes de petits matériels et petits consommables pour les structures ACF
- Rédiger les drafts de contrats bail et de prestation de service liés à la gestion des moyens généraux (électricité, plomberie, etc …) et les soumettre à son manager et au chargé Appro
- Proposer des solutions pour améliorer la gestion des structures pour optimiser les coûts.
Objectif 3 : Garantir l’approvisionnement des moyens généraux de la capitale
- Effectuer les demandes d’achat auprès du chargé Appro selon les besoins et en respectant le planning
- Garantir la gestion des stocks des moyens généraux (carburant, papeterie, matériel électrique, sucre, thé, café……), définir les stocks minimums pour le déclenchement de la commande.
- Etablir un fichier des prestataires de service référencés avec une fiche par prestataire en lien avec le Responsable Approvisionnement et le Coordinateur logistique.
- S’assurer de l’émission des demandes hebdomadaires de prise de carburant via les Fuel Voucher sur toute la mission
Objectif 4 : En lien avec le coordinateur logistique garantir la sécurisation des bâtiments & participer activement à la gestion de la sécurité
- En lien avec le coordinateur logistique et le responsable sécu garantir la mise en œuvre et le respect des procédures d’entrée/sortie des bâtiments ACF
- S’assurer que le personnel qui dépend hiérarchiquement de lui suit les règles de sécurité d’ACF
- Proposer des solutions pour améliorer la sécurité des structures, des biens et du personnel ACF
- Effectuer l´inventaire du contenu des malles sécu et des trousses premiers secours suivant les fréquences établies et effectuer les commandes du matériel manquant en lien avec le Coordinateur Logistique
- Contrôler les extincteurs et la date de révision
- S’assurer de la présence d’un véhicule ACF à l’aéroport et à l’heure pour chaque arrivée/départ
- Vérifier que l’éthique et les procédures ACF sont respectées en tout temps dans son équipe
- Maintenir une vigilance élevée pour prévenir et alerter le Coordinateur Logistique sur d’éventuels vols, corruption, et toute forme d’abus.
Objectif 5 : Encadrer et manager l’équipe
- Participer au recrutement de son équipe (Assistant, Gardiens, chauffeurs, chauffeur-mécanicien, Aide polyvalent, stagiaire,)
- Accompagner et renforcer les capacités des membres de son équipe
- Etablir le planning de travail de son équipe
- Déléguer les activités et contrôler leur bonne exécution
- Apporter un appui aux questions quotidiennes des membres de l’équipe
- Participer et suivre les formations de son équipe
- Mener les entretiens d’évaluation
- Elaborer les plans d’actions individuels de l’équipe et suivre leur réalisation
- Apporter un soutien technique à l’équipe si nécessaire.
Objectif 6 : Reporting et l’archivage
- Rédiger, chaque mois, les documents du rapport mensuel logistique relatifs à son champ d’intervention (suivi conso, suivi de flotte, suivi des maintenances, suivi des équipements sur la capitale, faire les compilations nécessaires avec le suivi des bases et l’envoyer avant chaque cinq (5) du mois au coordinateur logistique
- Compiler le suivi conso et maintenance Mission et le poster sur Terramar
- Assurer l’archivage des documents logistiques liés à son poste suivant les procédures établies sur la mission (classeur véhicule, suivi des prestations, registre consommable bureau, contrat de bail, Suivi crédit électricité……)
PROFIL DU CANDIDAT
| Niveau d’études/ diplôme spécifiques: | Diplôme Bac + 3 en logistique ou diplôme équivalent en mécanique, électricité, construction/bâtiments |
| Connaissances spécifiques / techniques souhaitées: | Parfaite connaissance des procédures logistiques ACFConnaissances en mécanique, électricité, génie civil, maintenance informatique et gestion de réseau |
| Expérience préalable nécessaire: | Expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans le domaine de formationExpérience humanitaire d’au moins un an dans un département logistique serait un plusExpérience en management et en évaluation de la sécurité |
| Habilitées demandées : | Bonne organisationBonne capacité d’analyse – RigueurEsprit d’équipeQualités communicationnelles et relationnelles |
| Langues : | Maîtrise du français,Connaissances des rudiments en anglais |
| Programmes informatiques requis: | Connaissances informatiques (Word – Excel – power point)Maitrise du Logiciel Link souhaité |
Pour voir le détail du profil recherché et postuler directement en ligne, veuillez cliquer sur le lien suivant : https://employ.acf-e.org/index.php/positions/view/10128
Pour consulter les différentes offres d’Action contre la Faim Mali, veuillez cliquer sur le lien suivant : https://employ.acf-e.org/
Les candidatures féminines répondants au profil sont fortement encouragées.
Les dossiers des candidatures doivent comporter :
- Le CV à jour avec le contact (Email, Tel) + les références professionnelles.
- La lettre de motivation.
La date de clôture de la réception des candidatures est fixée pour le 12/01/2025.
INFORMATIONS IMPORTANTES SUR LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT CHEZ ACF
- Aucune candidature ne sera acceptée après la date de clôture.
- Seules les candidatures qui répondent aux profils recherchés seront contactées pour la suite du processus de recrutement.
- Action contre la Faim se réserve le droit de clôturer le processus avant terme si les candidatures reçues répondent aux prérequis
- Action contre la Faim s’engage à protéger toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, y compris les enfants et les adultes à risque.
- Action contre la Faim applique la TOLÉRANCE ZÉRO vis-à-vis de toutes les formes d’abus à travers les politiques ci-dessous :
- Politique de protection contre l’exploitation et les abus sexuels ;
- Politique de protection spécifique aux enfants ;
- Politique de lutte contre la fraude, corruption et les conflits d’intérêts ;
- Politique contre la violence et le harcèlement sur le lieu de travail.
- Pour toutes les candidatures en vue de nous rejoindre, merci de vous référer aux sites internet officiels des membres du réseau Action contre la Faim.
Nous vous encourageons de soumettre votre candidature en ligne via le système et en cas de soucis pour vous pouvez contacter le numéro de la réception : 20 21 55 27.
