Intitulé de poste

Stagiaire Finance

Date de début

Immédiate

Référence de l’offre

STAG-FIN-BKO-06-2024

Date de publication

14 juin 2024

Lieu d’affectation

Bamako

Type de contrat

Contrat à Durée Déterminée

Durée du contrat

3 mois

Niveau de sécurité

[cf. Plan de Sécurité Pays]

A propos d’ACTED

Depuis 1993, l’ONG ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise dans le respect de leur dignité, tout en créant les conditions pour leur relèvement durable, en investissant dans le potentiel humain. ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience des communautés locales face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous parcourons le dernier kilomètre pour apporter une aide humanitaire dans les zones les plus reculées : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations où qu’elles soient. Chaque année, nous mettons en œuvre plus de 500 projets auprès de près de 20 millions de bénéficiaires dans 40 pays, grâce à une équipe de 6000 employés nationaux et 400 employés internationaux. Plus d’informations sur www.acted.org

Au Mali, ACTED intervient depuis Avril 2012 dans les zones suivantes : Bamako-Koro-Gao-Sévaré-Ménaka-Badiangara et les secteurs suivants :

sécurité alimentaire et appui à la relance économique ;
lutte contre la malnutrition au niveau communautaire et sanitaire ;
accès à l’eau, à hygiène et à l’assainissement ;

appui à l’éducation et à la formation professionnelle ;
appui des ménages retournés et rapatriés dans la reconstruction de leur abri ;
appui multisectoriel aux déplacés internes et aux réfugiés urbains, y compris en matière de prévention et de réduction des violences basées sur le genre ;

Contexte du poste et principaux enjeux

Le.a stagiaire finance travaille sous la supervision de l’équipe finance à Bamako. Cette description de poste est principalement axée sur l’archivage et la digitalisation mais le.a stagiaire finance à Bamako pourra, en fonction des besoins du département, être amené.e à travailler sur tous sujets finance qui semblent nécessaire à ses superviseurs hiérarchiques.

Relations Hiérarchiques

Sous l’autorité de :

Responsable finances Acted Mali

Responsable de :

Relations Fonctionnelles

Relations internes :

Responsable finances Acted Mali

Relations externes :

Objectifs

L’objectif est de travailler à 80% sur l’archivage, la digitalisation et la conformité et à 20% en support au caissier en capitale. Ces % seront amenés à évoluer en fonction des urgences, des besoins de formation et des besoins du département.

Rôle et principales responsabilités

OBJECTIFS/ FONCTIONS

Archivage et Digitalisation des pièces comptables :
Archivage physique des pièces comptables de la mission et de leur remontée à Bamako (et classage et organisation des archives)

Contrôle de l’archivage digital des pièces comptables par les bases

Responsable de l’archivage digital des pièces comptables de Bamako

Responsable de la tenue et de la mise à jour de l’outil « Suivi des cases rouges » et de la remontée d’alerte sur les documents manquants

Vérification de la conformité des dossiers des bases avant archivage

Vérification des classeurs à leur arrivée : SAGA doit concorder sur les dépenses, numéros de pièce, codes comptables, code tiers et allocations budgétaires

Formation à prévoir sur les procédures comptables finance d’ACTED

Suivi des dossiers et des réallocations faites en capitale pour correction des vouchers en temps réel

A terme, vérification de la conformité des pièces à leur arrivée : formation à prévoir sur les procédures logistiques, RH, TC avec les départements

Support Caisse Bamako et au département finance
Assister l’assistant finance caisse sur ses tâches quotidiennes compte tenu du volume de paiements qui se font depuis Bamako :

Formation sur la réalisation des vouchers : notamment support sur le paiement des journaliers, paiements des loyers, paiements des perdiems et FA, paiements des perdiems nationaux…

Support aux audits en lien avec l’équipe T&C et le reste de l’équipe finance

Indicateurs Clés de Performance:

Tous les dossiers de paiement de Bamako sont sur archives 2.0, au plus tard le dernier jour du mois M+2

Les alertes sur le suivi de l’archivage digital et physique des bases sont faites au reste de l’équipe finances
Le « suivi des cases rouges » est tenu mensuellement
Les corrections à apporter sur les dossiers/dans la comptabilité sont signalées

Du temps est gagné pour le caissier pour s’investir dans de nouvelles tâches (la tenue de SAGA, la mise en ligne des paiements…)

Qualifications et compétences techniques requises

· Diplôme : Avoir le niveau de formation d’au moins BAC+3 en finance, comptabilité et gestion ou tout autre diplôme équivalent ;

· Maitrise des logiciels informatiques bureautiques

· Capacité à s’intégrer facilement dans une équipe de travail et à respecter les procédures et le codes de conduite d acted.

· Autonomie, indépendance, anticipation et flexibilité ;

· Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit ;

· Etre âgé d’au moins 21 ans;

· Être de nationalité malienne

· Être résident à Bamako

Conditions et avantages

a)     Conditions :

Salaire défini en fonction de la grille des salaires ACTED.

  b)    Lieu de travail :

Ce poste est basé à Bamako ; mais l’agent peut être amené à effectuer des missions ailleurs au Mali en fonction des besoins d’ACTED ;

Pour postuler

Les candidatures doivent être soumises en français en renseignant le formulaire ci-dessous, accompagnées d’un CV, d’une lettre de motivation et de trois références.

HR-N3 Formulaire de candidature

Les candidatures devront être envoyées au plus tard le 20 juin 2024 à 17h00, avec en référence STAG-FIN-BKO-06-2024 dans l’objet à l’adresse suivante :

Par e-mail : mali.jobs@acted.org

Par courrier : Hippodrome, Rue 224, Porte 1085
Ou au bureau d’Acted-Mali à Bamako

acted a une approche de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation, des abus et du harcèlement sexuels (EAS-H). Tous les candidats seront soumis à des prises de références satisfaisantes et à des contrôles conformément aux valeurs et aux principes d’acted. Le candidat qui se verra offrir un emploi signera le Code de conduite et les politiques connexes dans le cadre de son contrat de travail. Tout manquement aux obligations inscrites dans ces documents pourra entraîner une rupture anticipée de la relation du travail.

NB :