La Secrétaire du Directeur Général est responsable de fournir un soutien administratif et opérationnel de haut niveau au Directeur Général. Ce rôle nécessite d’excellentes compétences organisationnelles, de communication et de coordination pour assurer le bon fonctionnement du bureau. Le candidat doit être proactif, méticuleux et capable de gérer des affaires confidentielles avec discrétion.
Responsabilités
1 – Système d’information de gestion (SIG) et rapports :
- Collecter et compiler les données de tous les départements.
- Préparer et présenter des rapports SIG pour la prise de décision.
- Assurer la soumission des rapports dans les délais au Directeur Général.
2 – Gestion des réunions et du calendrier :
- Planifier, programmer et gérer efficacement le calendrier du DG.
- Organiser les réunions, préparer les ordres du jour et distribuer les documents nécessaires.
- Assurer le suivi des points d’action clés discutés lors des réunions.
3- Langue et communication :
- Maîtriser le français, les langues locales et l’anglais pour faciliter une communication fluide.
- Rédiger et envoyer des courriels professionnels, des rapports et des mémos au nom du DG.
- Prendre des minutes de réunion précises et les distribuer aux parties prenantes concernées.
4 – Gestion administrative et du bureau :
- Gérer les tâches administratives quotidiennes et fournir un soutien secretarial.
- Gérer la documentation de bureau et maintenir des dossiers confidentiels.
- Coordonner les voyages, l’hébergement et la logistique pour le DG si nécessaire.
5- Relations et coordination :
- Servir de lien entre le DG et les parties prenantes internes/externes.
- Suivre les décisions importantes et garantir leur exécution en temps voulu.
- Travailler en étroite collaboration avec les responsables de départements pour assurer une fluidité dans le travail.
6- Confidentialité et professionnalisme :
- Maintenir la discrétion dans la gestion des informations sensibles.
- Assurer que toute correspondance et document sont traités avec la plus grande confidentialité.
- Maintenir un haut niveau de professionnalisme dans toutes les interactions.
Qualifications
✔ Licence en Administration des Affaires ou dans un domaine connexe.
✔ Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois.
✔ Solides compétences en communication en français, anglais et langues locales.
✔ Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
✔ Capacité à gérer efficacement plusieurs priorités.
Pour postuler :
Prière d’envoyer un CV en indiquant la référence AAAI-Secrétaire avant le 10/03/2025
Par Email : tounkara.f@bajajgc.com
Ou déposer au secrétariat d’AAI sise à Matam en face de L’EDG
Tel : 624 93 57 23
Poste à temps plein à pourvoir dès que possible.
