Job Title: Support officer
Job Code: OPS-EPC-004
Section: E&C
Grade: B
Reports To: Regional Projects Manager
Rôle et Responsabilités
- Fournir un support administratif quotidien aux RPM (Responsables de Projet) et au Project Supervisor, conformément aux formats de reporting de i engineering.
- Gérer et suivre les processus administratifs tels que :
- Traitement des factures et rapprochement avec les budgets alloués.
- Gestion des demandes d’achats et suivi des Bon de commande (PO).
- Contrôle et suivi des dépenses pour s’assurer de leur conformité avec les objectifs financiers du département.
- Compiler et centraliser les rapports, photos et autres données pertinentes liées au projet, en veillant à leur exactitude et à leur actualité.
- Maintenir une documentation organisée pour les projets en cours, facilitant ainsi l’accès aux informations pour les équipes concernées.
- Assurer la coordination avec les équipes sur site pour garantir un flux d’informations fluide entre les différents niveaux opérationnels.
- Participer à l’amélioration des processus administratifs en identifiant les opportunités de simplification et de gain d’efficacité.
- Préparer et soumettre les rapports de suivi hebdomadaires et mensuels aux parties prenantes.
- Assurer une communication proactive avec les fournisseurs et prestataires pour garantir la livraison rapide des biens et services.
- Collaborer avec les équipes de comptabilité pour garantir la précision des états financiers liés aux projets.
Apporter un soutien logistique lors des réunions ou visites sur site, incluant la préparation de documents ou matériels nécessaires.
IMS Rôle et Responsabilités
- Signaler au département QHSE tout danger ou risque, ainsi que tout accident ou incident.
- Connaître et respecter la politique d’i engineering en matière d’IMS.
- Respecter les exigences légales locales d’i engineering et les exigences du client.
- Assister et participer aux séances de sensibilisation à l’IMS.
- Veiller à ce que toutes les procédures IMS soient régulièrement suivies et soulever le problème lorsqu’elles ne le sont pas.
Exigences en Matière de Qualifications
· 1 à 2 an d’expérience préalable en support administratif, idéalement dans un environnement technique ou de construction.
· Excellente maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels.
· Compétences en communication et organisation, avec une attention particulière aux détails.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique.
Education Requirements
· Diplôme de licence en gestion, administration ou domaine équivalent.
Cependant, pour postuler les candidats sont priés d’envoyer leur curriculum vitae à l’adresse suivante : careers.mali@ieng-group.com dans un délai de deux semaines à compter de la date de publication. Il est impératif de mentionner dans l’objet du courrier électronique l’intitulé du poste.
Disclaimer
Les énoncés ci-dessus ont pour but de décrire la nature générale et le niveau du travail effectué par les personnes affectées à cette classification. Elles ne doivent pas être interprétées comme une liste exhaustive des responsabilités, des tâches et des compétences exigées du personnel ainsi classé. Tous les membres du personnel peuvent être amenés à effectuer des tâches en dehors de leurs responsabilités normales de temps à autre, selon les besoins.
