AMCP-SP/ALIMA
AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE-EXTERNE
Titre du poste
Responsable Administratif/ve Projet
Département
Administration
Supérieur hiérarchique et fonctionnel
Coordinateur Projet
Coordinateur RH/Coordinateur Finance
Supervisés
Homme /Femme de ménage et Assistant Administration
Lieu d’affectation :
Niono
Période d’affichage
Du 02 décembre 2024 au 09 décembre 2024, à 17h00
Type de contrat
CDD
Description de l’organisation
L’Alliance Médicale Contre le Paludisme–Santé Population (AMCP-SP) est une association apolitique, à but non lucratif, créée, le 9 janvier 2010 pour améliorer un accès de soins de santé globale aux populations sous l’immatriculation 205/MATCL-DN du 04 novembre 2010. Cela après une analyse des activités salvatrices menées par l’ONG Médecins Sans Frontières (MSF)-Belgique dans le district sanitaire de Kangaba entre juin 2005 et novembre 2009 dans le cadre de la lutte contre le paludisme.
Dans son évolution, elle fut érigée en Organisation Non Gouvernementale (ONG), le 7 mars 2014 sous l’accord-cadre 1299. Suivant l’avenant n°441/MATD-SG du 30 mai 2018, la structure a été enregistrée sous la nouvelle dénomination « Alliance Médicale Contre le Paludisme-Santé Population.
Les valeurs de la structure servent de guide pour les opérations et l’association et en les appliquant, nous devenons plus efficients dans le processus de développement de notre organisation et des communautés avec lesquelles nous travaillons. La structure dispose de six (6) valeurs essentielles : le respect des bénéficiaires, la transparence, l’equité et Genre, le Partenariat, l’obligation de résultats et la neutralité.
L’AMCP-SP intervient dans les régions de Koulikoro et de Dioila avec des perspectives d’atteindre, toutes les régions administratives du Mali. Les stratégies d’intervention de l’association reposent sur : l’assistance technique de proximité ; l’intervention à la carte (selon les besoins et demandes des partenaires) ; la valorisation des compétences locales, la synergie d’actions pour la durabilité des acquis avec les structures techniques de l’état, les ONG internationales, les collectivités, la mise en place d’un système de suivi évaluation adaptée et la capitalisation.
ALIMA est une organisation médicale humanitaire créée en 2009 par une équipe d’experts de l’aide humanitaire médicale, dont d’anciens cadres de Médecins Sans Frontières. ALIMA a commencé ses opérations en 2009 au Niger, en partenariat avec l’ONG médicale nigérienne BEFEN dans un contexte de crises nutritionnelles importantes.
ALIMA est présente dans 11 pays d’Afrique, avec pour objectif de produire des secours médicaux lors de situations d’urgences ou de catastrophes médicales en fondant son mode opératoire sur le partenariat, principalement avec des acteurs humanitaires nationaux et des instituts de recherche1. En mutualisant et en capitalisant leurs compétences, ALIMA et ses partenaires permettent l’accès à des soins de qualité au plus grand nombre de bénéficiaires et contribuent à l’amélioration des pratiques de médecine humanitaire à travers des projets de recherche opérationnelle.
ALIMA et AMCP-SP ont noué un partenariat dynamique depuis 2011 pour contribuer à la réduction de la mortalité due au paludisme, à la malnutrition et autres pathologies tueuses chez les enfants de moins de 5 ans. Ce partenariat a été renforcé par la mise en œuvre de plusieurs projets au Nord, au Centre et au Sud du Mali.
Présentation du poste
Engagé par l’AMCP-SP, et mis à la disposition du Projet Commun AMCP-SP/ALIMA au Mali.
Le ou la RAP a pour objectif général d’assurer la gestion des ressources humaines et des ressources financières du projet conformément aux obligations légales et aux politiques, standards et procédures ALIMA et de ses bailleurs de fonds.
Il/Elle est responsable d’une part, d’organiser la gestion administrative du personnel (national et international) et d’en superviser la gestion qualitative, et d’autre part, de décliner, valoriser et gérer les moyens financiers nécessaires à la mise en œuvre des décisions opérationnelles.
Mission et Activités principales
Le ou la RAP a pour mission :
Assuré la comptabilité
Objectif : Le Responsable Administration Projet est le garant de l’application des règles de sécurité des
fonds, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa base. Il s’agit de la/du :
Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).
Suivi des affectations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs) à travers le suivi des tableaux d’allocation par les bailleurs de fonds.
Gestion des caisses, Coffre et banques de son projet
S’assurer de l’enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination.
Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.
Gestion de la trésorerie
Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet
Suivi des soldes bancaires, caisses et coffre sur le projet
Connaissance du circuit d’approvisionnement, analyse des risques financiers
Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle.
Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse Coffre et banque du projet.
Assurer les mesures de sécurité des mouvements de fonds et ajuster si nécessaire en fonction du contexte.
Gestion générale des moyens
Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.
Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…).
Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.
Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).
En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées.
Tient à jour l’archivage administratif du projet.
4. Gestion budgétaire
Récolte de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources
Participation, sous la responsabilité du Coordinateur ou de la Coordinatrice Finances et RH et du Coordinateur ou de la Coordinatrice Terrain, à la mise en forme et la traduction budgétaire des éléments de gestion de ressources
Analyse, en lien avec le Coordinateur ou la Coordinatrice Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.
Elaborer le prévisionnel de son projet par contrat de financement et suivre, Alerter le Coordinateur ou la Coordinatrice en cas de Gap.
5. Gestion administrative du personnel
Paie et cotisations sociales
Est responsable de la paie mensuelle des salariés de son ou ses projets
Est responsable de la mise à jour des dossiers du personnel et de leur archivage électronique
Veille, sous la responsabilité du coordinateur ou de la coordinatrice Finances et RH à la diffusion des documents de référence RH au personnel et en assure le respect des principes (règlement intérieur, politiques RH incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles).
Contrats de travail et suivi
Assure le suivi les congés annuels du personnel de son ou ses projets
Assure le suivi de tous les événements administratifs (congés de circonstance, etc)
Recrutement
Est le garant du suivi des procédures de recrutement sur le projet
Assure la partie RH et administrative des recrutements de ses projets selon la politique de recrutement AMCP-SP /ALIMA en vigueur, faire appel au coordinateur ou à la coordinatrice RH en cas de doute ou blocage
Participe aux entretiens des collaborateurs de niveau 1 à 8 (entretien RH).
Gestion qualitative du personnel
Composition des équipes
Assure la mise à jour régulière des organigrammes et est force de proposition dans les réorganisations éventuelles
Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour par les responsables d’équipes
Bilans individuels
Rappelle au responsable d’équipe au moins 3 mois avant la fin de contrat de faire un bilan avec le collaborateur
S’assure que le document de support utilisé pour le bilan est le dernier partagé par la coordination
Participe à l’élaboration d’un plan de formation de son projet
Est responsable de l’organisation et du suivi du plan de formation sur le projet
Communication interne et représentation du personnel
Diffuse l’information au personnel sur l’association et la mission
Organise des réunions du personnel
Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs/trices projets, les responsables d’équipes et le coordinateur ou la coordinatrice RH
7. Mise en œuvre des mesures de protection contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles:
Participe aux formations et aux séances de sensibilisation
Applique les standards relatifs à la prévention des abus
Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus
Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur
Profil, Expériences et Compétences
Expériences :
Expérience d’au moins 6 mois sur un poste similaire avec un même volume d’activité (budget d’au moins 1M€)
Expérience dans un contexte d’intervention comparable (humanitaire médical)
Expérience en termes de gestion d’équipe et de développement du personnel
Formation :
Diplôme d’études supérieures en administration, en gestion financière et/ou en gestion des ressources humaines souhaité
Parfaite maîtrise du package MS Office, en particulier Excel et bonne maitrise de SAGA et Homère atouts importants
Qualités du candidat :
Capacité d’analyse, d’organisation et d’écoute
Sens critique et force de proposition
Rigueur, autonomie et curiosité
Flexibilité et gestion du stress
Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels
Langues
Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable
L’anglais est un atout
Sur demande, exercer toute fonction supplémentaire donnée par le superviseur immédiat afin de permettre l’organisation de fonctionner de manière optimale.
Conditions de dépôt de candidature
Les candidats intéressés doivent faire parvenir leur curriculum vitae (CV) ainsi qu’une lettre de motivation au département des ressources humaines de l’AMCP-SP/ALIMA par courriel ou sous pli fermé, déposé au niveau de la coordination AMCP-SP/ALIMA de Bamako, au plus tard le 09 décembre 2024 à 17H00. Aucune candidature ne sera acceptée après cette date.
Courriel : recrutement@mali.alima.ngo (Merci de préciser en objet l’intitulé du Poste : (Responsable Administratif projet Niono).
Sous pli fermé (l’enveloppe portant la mention :« Responsable Administratif projet Niono » : Bureaux AMCP-SP/ALIMA :
· Quartier Niaréla, Rue 420 Porte 32, Commune II – Bamako – Mali
· Niono au Quartier ‘’B’’,
· Bandiagara au quartier Daganongou
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Par ailleurs, l’AMCP-SP se réserve le droit de ne pas donner suite à la présente offre d’emploi.
Il sera demandé au candidat retenu pour le poste, un casier, une copie certifiée des diplômes et attestations.
NB : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené(e)·à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.
