AMCP-SP/ALIMA
AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE-EXTERNE
Titre du poste
Responsable pharmacie pays
Département
Médical
Supérieur hiérarchique et fonctionnel
Coordinateur Médical
Coordinateur logistique/Réfèrent pharma desk et le supply desk
Supervisés
Gestionnaire de stock central
Lieu d’affectation :
Bamako
Période d’affichage
Du 02 décembre 2024 au 09 décembre 2024, à 17h00
Type de contrat
CDD
Description de l’organisation
L’Alliance Médicale Contre le Paludisme–Santé Population (AMCP-SP) est une association apolitique, à but non lucratif, créée, le 9 janvier 2010 pour améliorer un accès de soins de santé globale aux populations sous l’immatriculation 205/MATCL-DN du 04 novembre 2010. Cela après une analyse des activités salvatrices menées par l’ONG Médecins Sans Frontières (MSF)-Belgique dans le district sanitaire de Kangaba entre juin 2005 et novembre 2009 dans le cadre de la lutte contre le paludisme.
Dans son évolution, elle fut érigée en Organisation Non Gouvernementale (ONG), le 7 mars 2014 sous l’accord-cadre 1299. Suivant l’avenant n°441/MATD-SG du 30 mai 2018, la structure a été enregistrée sous la nouvelle dénomination « Alliance Médicale Contre le Paludisme-Santé Population.
Les valeurs de la structure servent de guide pour les opérations et l’association et en les appliquant, nous devenons plus efficients dans le processus de développement de notre organisation et des communautés avec lesquelles nous travaillons. La structure dispose de six (6) valeurs essentielles : le respect des bénéficiaires, la transparence, l’equité et Genre, le Partenariat, l’obligation de résultats et la neutralité.
L’AMCP-SP intervient dans les régions de Koulikoro et de Dioila avec des perspectives d’atteindre, toutes les régions administratives du Mali. Les stratégies d’intervention de l’association reposent sur : l’assistance technique de proximité ; l’intervention à la carte (selon les besoins et demandes des partenaires) ; la valorisation des compétences locales, la synergie d’actions pour la durabilité des acquis avec les structures techniques de l’état, les ONG internationales, les collectivités, la mise en place d’un système de suivi évaluation adaptée et la capitalisation.
ALIMA est une organisation médicale humanitaire créée en 2009 par une équipe d’experts de l’aide humanitaire médicale, dont d’anciens cadres de Médecins Sans Frontières. ALIMA a commencé ses opérations en 2009 au Niger, en partenariat avec l’ONG médicale nigérienne BEFEN dans un contexte de crises nutritionnelles importantes.
ALIMA est présente dans 11 pays d’Afrique, avec pour objectif de produire des secours médicaux lors de situations d’urgences ou de catastrophes médicales en fondant son mode opératoire sur le partenariat, principalement avec des acteurs humanitaires nationaux et des instituts de recherche1. En mutualisant et en capitalisant leurs compétences, ALIMA et ses partenaires permettent l’accès à des soins de qualité au plus grand nombre de bénéficiaires et contribuent à l’amélioration des pratiques de médecine humanitaire à travers des projets de recherche opérationnelle.
ALIMA et AMCP-SP ont noué un partenariat dynamique depuis 2011 pour contribuer à la réduction de la mortalité due au paludisme, à la malnutrition et autres pathologies tueuses chez les enfants de moins de 5 ans. Ce partenariat a été renforcé par la mise en œuvre de plusieurs projets au Nord, au Centre et au Sud du Mali.
Présentation du poste
Engagé par l’AMCP-SP, et mis à la disposition du Projet Commun AMCP-SP/ALIMA au Mali. Le ou la Responsable Pharmacie pays a pour objectif principal de :
ü Améliorer l’approvisionnement médical des projets (Commande/ Stockage/ distribution/ dispensation) que ce soit dans le stock principal ou les stocks d’activités.
ü Garantir la sécurité des patients par le respect de l’ensemble des normes définissant la gestion et l’utilisation de médicaments et d’intrants médicaux pour l’ensemble des projets.
ü Garantir la conformité de gestion des intrants médicaux avec les règles définis par les autorités sanitaires.
ü Accompagner les gestionnaires des différents stocks en appui à la supervision des Référents logistique et médicaux des projets.
ü Etablir un rapport de stock pour les fins de contrat bailleur.
MISSION ET ACTIVITES
1.1. Supervision générale des gestionnaires des pharmacies au pays
– Donner un appui technique dans l’organisation des unités de distribution (stock central et/ou de projet) et les unités de consommation : agencement des locaux, rangement et classification des produits, conditions de stockage, hygiène…
– Mettre en place et superviser l’utilisation appropriée des outils de gestion et suivi des pharmacies (fiches de stock, feuille de commandes, Isystock, etc…).
– Donner l’appui technique et veiller à une bonne gestion des unités de distribution et de consommation : entrées, sorties, réceptions, livraisons, rotations de stock, consommations, dates de péremption, inventaires théoriques et physiques, médicaments périmés, etc.
– S’assurer du contrôle régulier, complétion/remplissage et des malles/trousses d’urgence.
– S’assurer que la température, humidité et exposition à la lumière sont appropriées aux médicaments se trouvant dans la pharmacie, selon l’appliquant des procédures standards.
– S’assurer de la bonne tenue de la chaîne du froid, selon les standards AMCP-SP/ALIMA.
– Assurer un suivi mensuel de l’état des stocks (risque de rupture, rupture, surstock, stock dormant, produits proches péremption, écarts d’inventaire) et donner un feedback des rapports mensuels des pharmacies à la coordination médicale.
1.2. Gestion de l’approvisionnement en médicaments et matériel médical
– Assurer l’existence et bon fonctionnement d’un circuit d’approvisionnement des médicaments et du matériel médical (procédures, calendriers, etc.)
– Elabore les commandes médicales internes : autant en termes de périodicité (compte tenu des contraintes géographiques, sécuritaires, opérationnelles et financières) que des besoins (d’après les consommations mensuelles moyennes analysées avec les rotations de stock et les facteurs épidémiologiques).
– Garantir un circuit/système de distribution clair et cohérent entre les différentes unités (distribution / consommation), y compris l’assignation de responsabilités parmi le personnel impliqué.
– Encourager la communication interdépartementale et les échanges d’information concernant l’état des stocks Central et sur les projets, la gestion des pharmacies et le suivi des activités, pour une meilleure gestion et utilisation du stock médical.
– Collecter et enregistrer toutes les données et les indicateurs en vue des rapports (mensuels, trimestriels, annuels) de la mission.
– Assurer le suivi des consommations réelles et théoriques (selon l’isystock) et dans l’élaboration, consolidation, planification et suivi des commandes médicales internationales, incluant la partie budgétisation avec les finances et la logistique, ainsi que prendre les mesures nécessaires lors des retards de livraison, risques de ruptures de stock, etc.
– Etablir les demandes d’autorisation d’importation des produits, superviser l’obtention auprès des autorités nationales et assister la logistique, en cas de besoin, dans les procédures de dédouanement des commandes médicales.
– Veiller pour que la version finale des commandes soit transmise aux terrains (délais, quantités, etc…).
– Assurer le suivi des commandes en cours (réception, backorders).
1.3. Gestion des unités de distribution (pharmacie centrale, pharmacies des projets)
– S’assurer du rangement et de l’identification corrects des articles selon les standards AMCP-SP/ALIMA.
– S’assurer de l’utilisation correcte des fiches de stock (entrée/sorties/inventaires/signature à chaque ligne etc…).
– Superviser et/ou participer aux inventaires physiques réguliers (chaque trimestre/ avant la fin des contrats bailleurs /et toujours avant la préparation des commandes) complets et obligatoires.
– Etablir un rapport d’inventaire (avec copie paraphée et archivée) après chaque inventaire complet et profiter pour valoriser le stock.
– Faire le suivi constant des produits dont la date de péremption est inférieure à 6 mois, produire un rapport à la Coordination Médicale et faire des propositions.
– S’assurer de la tenue à jour constante du :
o Registre des psychotropes et stupéfiants
o Registre des produits périmés
– Faire le suivi mensuel des donations, emprunts et remboursements des produits entre projets ou à des tiers.
– S’assurer du suivi des dates de péremption des articles, l’état de complétion et la rotation des malles d’urgences, trousses premiers soins et pharmacies des bureaux et/ou maisons expats selon la périodicité respective préétablie.
1.4. Gestion dans les unités de consommation (pharmacies soutenues par AMCP-SP/ALIMA)
Les tâches ci-dessous font partie des responsabilités de la personne en charge de la pharmacie dans chaque projet. Le Responsable pharmacie Pays s’assurera qu’elles sont correctement remplies et mettra en place un système de supervision et/ou de formation si besoin.
– S’assurer du rangement et de l’identification corrects des articles selon les standards AMCP-SP/ALIMA.
– En collaboration avec la logistique, veiller aux conditions de stockage selon les standards AMCP-SP/ALIMA (hygiène, température, ventilation, entreposage, sécurité), spéciale attention donnée aux produits dangereux, ceux nécessitant une chaîne de froid et les stupéfiants
– Garantir une utilisation correcte des fiches de stock.
– Choisir un mode de dispensation adapté au contexte.
– Assurer l’inventaire physique régulier (hebdo ou bi-hebdo) complet obligatoire, dont le résultat sera à communiquer au responsable médical désigné.
– Analyser les consommations : bons de commande/livraison, feuilles de pointage journalières, relevés des consommations hebdomadaires, par quinzaine ou mensuelles (selon les systèmes mis en place), CMM, concordance entre les prescriptions et les feuilles de consommation journalière, etc.
– Garantir le suivi constant des produits dont la date de péremption est inférieure à 6 mois et participer à la prise de décisions à l’égard, avec les responsables médicaux désignés.
– Assurer l’identification des produits périmés et le suivi des procédures pour assurer leur destruction correcte.
– Garantir la tenue à jour constante de :
o Registre des psychotropes et stupéfiants
o Registre des produits périmés
1.5. Encadrement – Formation
– Se déplacer régulièrement sur les terrains (projets) pour assurer la supervision et le suivi des activités liées à la pharmacie.
– Effectuer une supervision régulière des différents niveaux (stock central/ de projet, pharmacie de détails, services) d’après les normes, systèmes et méthodes mis en place :
o Identifier les besoins et les problèmes rencontrés
o Proposer des solutions et priorités d’intervention
o Identifier d’éventuels besoins de formation
o Informer la Coordination Médicale ou le responsable médical désigné de l’évolution de la situation
– Former les personnels en charge de la gestion des pharmacies sur:
o L’utilisation et la tenue de tous les outils mis en place,
o La connaissance et la gestion des médicaments, matériels ou items couramment utilisés ou commandés par les stocks des projets.
– Définir, avec l’aide des responsables directs des personnes concernées, les besoins en formation des équipes impliquées dans la gestion de la pharmacie, en adéquation avec les objectifs du projet.
– Participer à la formation des membres des équipes en charge de la gestion des pharmacies dans les projets par l’accompagnement dans le travail.
– Participer à la sélection et au suivi du staff responsable des pharmacies.
– Collaborer à la définition claire des tâches et à la mise à jour régulière des Profils de Poste des gestionnaires des pharmacies.
– Assister à l’évaluation des capacités techniques et d’encadrement des agents impliqués dans la gestion des pharmacies.
1.6. Autres considérations
– Rester proprement informé sur les réglementations nationales d’importation ainsi que tout possible changement des procédures.
– Connaître les normes nationales de destruction des articles médicaux périssables et plaidoyer pour l’adéquation aux standards internationaux.
– Communiquer régulièrement avec la logistique, administration et les finances sur l’approvisionnement médical.
– Mettre en place le circuit d’information, de validation, de reporting au sein de la chaine d’approvisionnement médical en lien avec le département Médical et logistique.
– Mettre en place l’organisation régulière de meeting, pour améliorer la communication et le partage d’information primordiale pour les opérations.
– Rapporter régulièrement à la Coordination Médicale (au moins mensuellement et chaque fois que considéré nécessaire) la situation de la pharmacie : état de lieu, péremption des médicaments, consommation, prévention de ruptures de stock, etc. au moyen du rapport mensuel de pharmacies
– Informer les responsables médicaux concernés sur d’éventuels problèmes graves ou compliqués, par exemple médicaments détériorés ou arrivant à expiration, etc.
Profil, Expériences et Compétences
Formation :
· Diplôme en Pharmacie
Expériences :
· Expérience de 03 ans dans la gestion de stock médical.
· Maîtrise des flux et de l’organisation d’un stock.
· Expérience de 02 ans au sein d’organismes humanitaires médicaux.
· Bonne maîtrise de l’outil Excel et familier aux logiciels de gestion de stock
Qualités du candidat :
· Capacité d’autonomie
· Capacité d’analyse et sens critique
· Capacité rédactionnelle
· Sens de l’organisation et rigueur
· Capacité d’adaptation, diplomatie et patience
· Capacité d’écoute importante
· Capacité à travailler en équipe
· Capacité à travailler sous pression
Langues :
· Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable.
· L’anglais est un atout.
Conditions de dépôt de candidature
Les candidats intéressés doivent faire parvenir leur curriculum vitae (CV) ainsi qu’une lettre de motivation au département des ressources humaines de l’AMCP-SP/ALIMA par courriel ou sous pli fermé, déposé au niveau de la coordination AMCP-SP/ALIMA de Bamako, au plus tard le 09 décembre 2024 à 17H00. Aucune candidature ne sera acceptée après cette date.
Courriel : recrutement@mali.alima.ngo (Merci de préciser en objet l’intitulé du Poste : (Responsable pharmacie pays).
Sous pli fermé (l’enveloppe portant la mention :« Responsable pharmacie pays » : Bureaux AMCP-SP/ALIMA :
· Quartier Niaréla, Rue 420 Porte 32, Commune II – Bamako – Mali
· Niono au Quartier ‘’B’’,
· Bandiagara au quartier Daganongou
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Par ailleurs, l’AMCP-SP se réserve le droit de ne pas donner suite à la présente offre d’emploi.
Il sera demandé au candidat retenu pour le poste, un casier, une copie certifiée des diplômes et attestations.
NB : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené(e)·à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.
