Assistant·e principal·e aux services de soutien (Les candidats internes de PSC Mali uniquement)

Les candidats internes de PSC Mali uniquement)

Application period 14-Dec-2023 to 21-Dec-2023

Functional Responsibilities:

Sous la supervision générale du Chef des Services de Support et sous la supervision directe de l’Associé Logistique, l’Assistant Logistique soutient dans la fourniture transparente et efficace des services logistiques au bureau central et aux bureaux régionaux de l’UNMAS Mali conformément aux règles de l’UNOPS. . Ses responsabilités fonctionnelles comprennent :

LOGISTIQUE

Comprendre et respecter les procédures douanières locales et les procédures de livraison des articles via l’ordre des tâches (task order) de la MINUSMA; et représenter UNMAS à la douane ;
Comprendre les procédures internes de la MINUSMA par rapport à l’expédition des articles à l’intérieur du pays en utilisant le processus de demande de mouvement de fret de la mission (CMR);
Traiter les expéditions internationales telles que le retour d’articles aux fournisseurs ou les prêts d’articles à d’autres programmes

Mettre en application le Plan d’action de distribution des équipements aux régions selon les directives de l’Associé logistique. L’assistant sera soutenu mais devra être en mesure de gérer des plans parfois assez complexes.
Aider l’Associé logistique à faire des demandes de transport pour l’envoi d’équipement. Ils doivent comprendre la charge en ce qui concerne le poids et le volume afin d’aider à la sélection du véhicule approprié.
Effectuer, le cas échéant, les achats des articles localement. Quoi qu’il en soit, l’assistant doit avoir des connaissances sur le marché local et être de ce fait en liaison avec le détenteur de petite caisse et le service des finances

Comprendre les termes du commerce international (INCOTERMS) utilisés dans les processus logistiques de l’UNOPS;

GESTION DES ACTIFS

Assister l’Asset Management Officer pour la mise en œuvre des activités liées à la gestion des actifs;

Sous la supervision de l’Asset Management Officer, établir le rapport d’inspection et de réception (RIR) des matériels et équipements, et les enregistrer dans le système de gestion ;
Distribuer les l’équipement aux membres du personnel, aux partenaires, contractants, autorité malienne, suivant les directives de l’UNOPS, en se rassurant que les documents nécessaires sont remplis et le système d’inventaire est mis à jour en conséquence;
Elaborer les documents donnant les droits d’utilisation (ROU) des équipements attribués aux contractants et à l’autorité malienne;

Recevoir le matériel retourné par les membres du personnel et vérifier son bon fonctionnement ;
Suivre les mouvements des actifs et consommables reçus ou sortis du magasin, et les enregistrer dans les systèmes d’inventaire appropriés ; et produire les données nécessaires pour les rapports ;
Participer à l’inventaire des équipements et des consommables selon le calendrier établi en respectant les règles et procédures d’UNOPS

Assurer le suivi complet de la procédure de perte ou d’endommagement des équipements à travers le document « Loss and Damage Report » depuis son établissement jusqu’à la signature finale du Chef du Programme, ainsi que les actions y afférentes ;
Recueillir les actifs et consommables à mettre au rebus (disposal) et fournir la liste à l’Asset Management Officer pour les actions appropriées.

MAGASINAGE

Préparer la livraison des équipements en se rassurant qu’ils sont correctement emballés et sécurisés. Cela comprend la surveillance du chargement des véhicules sous contrat à partir des entrepôts ou de la douane; la compréhension des poids et volumes d’articles emballés afin de ne pas dépasser les limites de capacité de l’entrepôt en ce qui concerne le chariot élévateur, les machines à fourchette et les palettiseurs.
Informer toutes les parties sur la quantité d’articles en stock dans les différents lieux de stockage, en utilisant le système d’inventaire en ligne et les fiches de stock électroniques (Bin cards).
Maintenir la propreté et l’organisation de l’entrepôt.

Après avoir parachevé la formation sur l’utilisation du chariot élévateur, assurer les mouvements à l’intérieur et autour de l’entrepôt de manière sécurisée;
Organiser un système d’archivage.

Education/Experience/Language requirements:

Éducation
Un Diplôme de fin d’étude secondaire avec un minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente est requise ; ou
Une Diplôme universitaire (Bachelor) ou équivalent avec au moins une (1) année d’expérience.

L’expérience professionnelle
L’expérience pertinente est définie comme expérience en Chaine d’approvisionnement
Expérience en Chaine d’approvisionnement est requise

Avoir un permis de conduire valide est requis
Une expérience professionnelle dans l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et de bases de données est souhaitée
Langue