CIFOR RECRUTE ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F - Y'a Bara

Assistant(e) administratif(ve) – Mali (N° de réf. 2023004)
Le CIFOR-ICRAF met à profit plus de 75 ans d’expérience dans l’exploitation du pouvoir des arbres, des
forêts et des paysages agroforestiers pour relever les défis mondiaux les plus pressants de notre
époque : perte de biodiversité, changement climatique, sécurité alimentaire, moyens de subsistance
et inégalités. Elle a des partenariats dans 64 pays, 159 partenaires financiers et 192 projets actifs, ainsi
que plus de 2 200 projets achevés dans 92 pays. L’organisation dispose d’un budget annuel de 100
millions d’USD et d’un investissement cumulé de 2 milliards d’USD dans la recherche et la technologie,
la politique et le développement. En moyenne, les recherches du CIFOR-ICRAF sont citées près de 137
fois par jour et apparaissent dans les médias mondiaux plus de 3 000 fois par an. Le CIFOR et l’ICRAF
ont fusionné en 2019 et sont à la fois des organisations internationales et des centres de recherche
du CGIAR. Pour en savoir plus, consultez le site cifor-icraf.org.
Le CIFOR-ICRAF recherche un(e) :
Assistant(e) administratif(ve)

Présentation
Ce poste fournira un soutien administratif et logistique au bureau du Mali en général et en
particulier au programme K4GGWA et à ses activités connexes au Mali et dans tous les pays du
programme.
Résumé des responsabilités

Organisation de réunions/ateliers

Organiser des réunions/ateliers à l’intérieur et à l’extérieur du Mali ;
Prendre des notes et rédiger des procès-verbaux pendant les réunions ;
Organiser des ateliers internationaux, incluant l’hébergement, les déplacements, les
interprètes, les paiements et contribuer à l’élaboration des rapports ;

Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses ;
Organiser des conférences téléphoniques, distribuer des invitations, etc. ;
Contribuer à l’effort de l’équipe en obtenant des résultats connexes selon les besoins.

Administration et gestion de bureau :

Réception, enregistrement et expédition des courriers externes et des courriels afin d’en
assurer la bonne classification ;
Accueillir et filtrer les visiteurs, réceptionner, enregistrer et expédier la correspondance
externe et interne ;

Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie,
la reliure, la numérisation, etc. ;
Gérer la petite caisse telle que l’argent liquide pour les ateliers ;
Coordonner les procédures de bureau ;

Rédiger des lettres et des courriels pour le compte d’autres membres du personnel de
bureau ;
Aider à la préparation des rapports réguliers ;
Assurer la liaison avec d’autres services tels que le ICT, les finances et les achats.

Communication:

avec le personnel du CIFOR-ICRAF et d’autres partenaires extérieurs pour ce qui est des
rapports, des budgets et des réunions ;
avec des contacts externes tels que les fournisseurs et les agences gouvernementales.

Contribuer à la gestion des budgets des projets.
Logistique pour les missions de suivi et les différentes visites sur le terrain:

Plan de voyage ;

Préparation des ordres de mission ;
Les avances de voyage et les rapports ;
Ordres de mission du personnel ;

Assurer la liaison avec les agences de voyage et les compagnies aériennes pour obtenir
les réservations (vols, hôtels et salles de conférence) et les billets, calculer les indemnités
journalières et les nuitées d’hôtel, obtenir les visas et l’assurance pour le voyage de tous
les visiteurs et du personnel lors des réunions et des séminaires ou des voyages avec des
ordres de mission autorisés ;
Assister et fournir des conseils pour les questions de visa.
Profil
Diplôme en études commerciales ou dans un domaine connexe ;

Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine du secrétariat ou de la gestion de
bureau ;
Expérience dans l’environnement d’une ONG ou d’une organisation internationale.
Attributs et compétences personnelles :
Connaissance des protocoles et politiques administratifs et opérationnels relatifs aux
activités comptables ;

Compétences en matière de gestion financière ;
Capacité avérée à rédiger des rapports ;
Bonne maîtrise de l’anglais parlé et écrit ;

Bonne communication, sens de l’organisation et capacité à travailler sous pression.
Capacité à travailler efficacement avec un minimum de supervision et à respecter les
délais ;
Capacité à coordonner, hiérarchiser et organiser la charge de travail ;

Tenir des registres et préparer des rapports ;
Respecter les politiques et les procédures ;
Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à effectuer
plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités ;

Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes ;
Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale ;
Solides compétences en matière d’organisation et de planification ;

Maîtrise de MS Office et bonne connaissance des logiciels de traitement de texte et
autres applications bureautiques pertinentes ;
Capacité à traiter des informations sensibles de manière confidentielle.
Termes et conditions
Il s’agit d’un poste recruté localement. Le CIFOR-ICRAF offre une rémunération
compétitive en monnaie locale en fonction des compétences et de l’expérience ;

Le lieu d’affectation sera Bamako, au Mali, dans les bureaux du CIFOR-ICRAF.

Processus de candidature
Une lettre de motivation illustrant votre aptitude à occuper le poste en fonction des
exigences énumérées et des prétentions salariales ;
Un curriculum vitae détaillé et actualisé ;

Les noms et adresses de trois personnes de référence, y compris les numéros de
téléphone et les adresses électroniques ;
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 20 février 2024 ;
Nous accuserons réception de toutes les candidatures, mais nous ne contacterons que
les candidats présélectionnés.
Le CIFOR-ICRAF est un employeur qui prône l’égalité des chances. La diversité du personnel
contribue à l’excellence.