CIVIC RECRUTE ASSISTANT ADMINISTRATION ET FINANCE H/F

Le Center for Civilians in Conflict est une organisation Internationale à but non lucrative qui possède des bureaux dans le monde entier pour améliorer la protection des civils pris dans des zones de conflit. Notre mission est de travailler avec les gouvernements, les acteurs armes et les civils dans les conflits pour développer et mettre en œuvre des solutions pour prévenir, atténuer et répondre aux dommages causés aux civils. Nous sommes des acteurs qui pensent qu’aucun civil pris dans un conflit ne doit être ignoré et des conseillers qui proposent des solutions pratique pour prévenir et répondre aux dommages causés aux civils. Pour en savoir plus visiter notre site sur : www.civiliansinconflict.org

About The Position

L’assistant/e Administration et Finance est responsable d’assister l’unité des opérations et de la gestion des ressources humaines du Programme CIVIC base à Bamako. CIVIC se concentre sur la mise en œuvre de cadre de respect des droits de l’homme.

CIVIC recherche un homme ou une femme expérimenté/e pour le poste de L’assistant/e Administration et Finance basé à Bamako pour ses activités au Mali

Ce poste exigera un candidat talentueux possédant une solide expérience dans le soutien des opérations sur le terrain, y compris la gestion financière, les ressources humaines et l’administration. Le candidat sera responsable de la gestion financière, des ressources humaines et des avantages sociaux, de la tenue de dossiers, et de la gestion administrative du bureau. Ce poste requiert de l’indépendance, des solides compétences organisationnelles et interpersonnelles, ainsi que la capacité d’anticiper les besoins et de répondre aux demandes du personnel sur un large éventail de sujets. Il s’agit d’une position locale avec d’excellents avantages.

Position basée à : Bamako (Mali), avec possibilité de voyage sur terrain

et potentiel dans les pays des activités de CIVIC

Voyage : Jusqu’à 15% (domestique et international)

Superviseur : Regional Operations Manager, Mali

Type de contrat : CDD avec possibilité de renouvellement

Date de prise de fonction : Immédiatement

Fonctions principales

• Responsable de la gestion de la petite caisse du budget du bureau ;
• Assistance a la gestion administrative et des Ressources humaines du bureau
• Assistance dans le rapportage financier complète pour CIVIC et pour les bailleurs de fonds;
  

Gestion et redevabilité financière

• Coordonner et traiter tous les remboursements du personnel dans le délai et selon les règles de CIVIC et des bailleurs des fonds.
• Recevoir, approuver et si nécessaire, enquêter sur les factures et traiter les comptes des fournisseurs.
• Communiquer (à la fois sous-forme verbale et écrite) avec le siège, les fournisseurs et les contacts bancaires.
• Garder une trace des actifs de CIVIC (Technologie, équipements, etc)
• Préparer les calendriers et des rapports financiers appropriés et périodiques à la demande de l’Administration centrale.
• Préparer, traiter et enregistrer les dépenses sur terrain et la paie mensuelle.
• Maintenir le suivi budgétaire à jour y compris les chiffres réels et les projections pour toute la durée de vie du projet.
• Gérer les avances de terrain et les réconciliations tout en respectant les procédures financières existantes.
• Préparer et soumettre les taxes légales nécessaire à temps.
• Être flexible et disponible pour toute autre tâche.
  

Ressources Humaines

• Coordonner et suivre l’orientation des nouveaux employés (gérer la certification d’emplois, l’inscription aux avantages sociaux et d’autres documentations pour le personnel et les consultants locaux).
• Gere le cycle complet du processus de recrutement, d’embauche, d’intégration et d’orientation pour tout le personnel du projet.
• Collaborer avec le responsable des opérations régionale pour comprendre les besoins en personnel pour l’efficacité de projet.
• Agir en tant qu’administrateur/ trice interne de traitement des avantages mensuels et servir de personne ressource pour toutes les demandes du personnel.
• Surveiller de manière proactive les besoins du personnel en matière d’assurance, de retenues à la source, d’avances de voyage, etc (si nécessaire).
• Assurer la liaison avec le siège pour une communication étroite et la cohérence des procédures sous la supervision de l’adjoint Directeur afin d’identifier les besoins et les exigences en matière de RH.
• Assurer un suivi rigoureux des time-sheets, des mouvements des personnels (congé, permission, etc).
• Prépare les contrats et autres documentations pour les consultants ;
• Suivre les consultations pour assurer le paiement rapide des taxes et tout autre frais.
• Assurer la relation avec le service de l’emploi ;
• Veiller au strict respect de l’application du Code de travail et des lois nationales relatives aux employés et employeurs.
• Veiller au bien-être des staffs.
• S’assurer de l’application et du suivi rigoureux du code de conduite de CIVIC.
  

Mise en place du bureau

• Assurer l’enregistrement approprié e et une conformité légale pour le fonctionnement du bureau/programme de CIVIC au Mali,
• Maintenir l’efficacité du bureau en planifiant et en mettant en œuvre des systèmes, des pratiques et des normes financiers et administratifs efficaces
• Servir de point focal général pour le personnel ayant des problèmes administratifs et entre l’administration publique et CIVIC
• Soutenir les efforts d’enregistrement de CIVIC dans les différentes plateformes des organisations internationales de protection, humanitaires et de développement.
  

Conditions

• Être titulaire d’une licence (un Master serait un atout)
• Avoir entre 4-6 années d’expérience de management en Finance et comptabilité, y compris la gestion des ressources humaines, et reporting financier.
• Avoir une expérience en management des programmes/projets ainsi que dans le domaine du budgets (donateurs).
• Avoir une expérience en supervision des ressources humaines pour les organisations à but non lucratif.
• Avoir une expérience de travail pour des organisation à but non lucrative, idéalement dans le Sahel ;
• Avoir une expérience dans des environnements de conflits/après conflits et/ou à haut risque, y compris le Sahel
• Avoir la capacité d’établir et de maintenir des relations de travail coopératives avec les personnels dans un environnement multi culturel et à maintenir une attitude calme, rassurante et objective dans toutes les situations
• Avoir des compétences exceptionnelles en communication pour expliquer des politiques, des protocoles et des procédure complexes a la haute Direction, aux employés et aux consultants
• Avoir la capacité à travailler dans des délais stricts, avec contrainte de budget et projet.
• Avoir l’aptitude à rédiger de manière claire, concise et organisée.
• Démontrer le souci du détail, la flexibilité, ingéniosité et capacité créative de résolution des problèmes.
• Avoir la capacité de gérer plusieurs tâches nécessitant une grande attention aux détails avec des niveaux de priorité changeants.
• Avoir l’aptitude à établir des relations et à maintenir son calme dans des situations de stress élevé et à répondre aux urgences.
• Avoir d’excellentes compétences Microsoft Office, ainsi que connaissance des plates-formes de suivi des voyages comme ISOS ou iJET, des technologies de communication comme WhatsApp, Twitter, Skype et les téléphones satellites.
• Avoir la maîtrise d’une ou plusieurs langues nationales, locales, d’Anglais et du Français, écrit et oral.
  

Seul.e.s les candidat.es selectionné.es seront contacter.

CIVIC n’exige aucun paiement ou avantage de quelque nature dans le cadre de son processus de recrutement.

Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://civilians.bamboohr.com/careers/230