POSITION:
Support STAGIAIRE
DEPARTMENT:
Finance et Support
Sous la supervision de:
HoFSS (Administration, Finance, Logistique, Achats, RH…)
Niveau:
Stage
Lieu d’affectation:
Bamako
Date de début:
01/10/2024
Date de fin:
31/12/2024 (renouvelable sur base de la performance)
Objectif du poste
Le Stagiaire Support est chargé d’apporter un appui au département support de DCA Mali.
Sous la supervision du Directeur des finances et support (HoFSS), en collaborant étroitement avec les différents Responsables du departement. Il assure une aide aux finances, à l’administration, à la logistique, aux achats, et aux ressources humaines, en respectant les procédures de DCA, des bailleurs de fonds, et les réglementations locales. Ce rôle clé contribue à promouvoir un environnement de travail professionnel, respectueux et efficient au sein de l’organisation.
Objectif
Appui
Les taches principales du stagiaire sont précisées ci-dessous. La liste est indicative et n’est pas exhaustive. Le stagiaire peut être demandé à exécuter d’autres taches pertinentes et raisonnables en lien avec les exigences du poste.
GESTION DES FINANCES
· Scanner des documents
· Payer des factures d’eau et électricité
· Faire le Transfert Orange money pour les paiements des fournisseurs
· Faire le Dépôt et suivi des documents à la DGAT
· Faire le Dépôt des ordres de virement à la banque
· Distribuer des unités des communications
· Suivre les compteurs des crédits du Guesthouse
· Classer les documents dans les classeurs
· Faire le Transfert des classeurs du Bureau à la Guesthouse
· Aider les auditeurs à chercher les documents dans les classeurs
· Déposer et récupérer les documents (dans la ville de Bamako)
· Saisir des données financières
GESTION DES ACHATS
· Vérifier les dossiers d’achat en suivant la liste de contrôle et se rassurer qu’ils soient corrects
· Scanner et archiver les dossiers d’achat sur une clé USB par code.
· Faire la Photocopie des documents
· Vérifier le contenu physique de chaque livraison avec le demandeur pour toute livraison <300 EUR ou sous la supervision du responsable logistique si >300 EUR
· Etablir le bon de réception des articles selon les procédures DCA, pour tout achat <300 EUR.
· Déposer et récupérer les demandes de cotation et factures, selon les instructions précises du responsable logistique
· Faire des achats directs ne dépassant pas les 300 EUR (projets, et bureau DCA) tout en respectant les procédures d’achats de DCA.
GESTION DE LA LOGISTIQUE
· Appuyer l’équipe logistique dans la gestion des achats, équipements, stock, etc.
· Chercher les relevés de la cartes Total à la fin du mois.
· Approvisionner des véhicules, groupe et motos en carburant (chercher le carburant des stations Total, ainsi que remplir les futs de carburant – tache physique)
· Faire la répartition du matériel (produit Ménager et consumable) selon les besoins des Guesthouse et Bureau.
· Scanner les documents logistiques et les renommer à la fin du Mois.
· Vérifier les relevés des compteurs de la Guest house.
· Chercher les devis sous instruction précise du responsable logistique.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
· Appuyer dans la gestion des dossiers RH (classements des dossiers généraux)
· Appuyer dans le recrutement
· Faire le paiement des ITS et de l’INPS
· Appuyer dans l’élaboration des badges
· Faire l’archivage physique et électronique des dossiers du personnel
Engagement
Communication
Communication interne
· Avoir une bonne communication avec tous les employés au sein de l’organisation en respectant les politiques, les procédures de l’organisation et en gardant confidentiel les informations personnelles de l’organisation.
· Soutenir, appuyer tous les responsables du département support (Finance, logistique, achat, Ressources humaines)
Réalisation
Processus
· Respecter les procédures et les politiques DCA
· Assurer un appui à tout le département Support
· Maintenir la confidentialité des informations de DCA
· Améliorer l’efficacité et l’efficience des processus organisationnels.
EXIGENCES
· Licence en finance comptabilité/ gestion/ assistance de direction/ logistique ou autre domaine.
· Expérience professionnelle dans une ONG internationale est un atout.
· Maîtrise du français, les notions d’anglais est un atout
· Bonnes aptitudes en communication (verbale et écrite)
· Excellentes capacités d’organisation,
· Etre disponible, dynamique, organisé, rigoureux, capable de travailler sous pression et avec tout type de personne.
MODALITES DE SOUMISSION
· Les dossiers de candidature comprenant un CV détaillé et une lettre de motivation doivent être envoyés uniquement par mail à « DCA Mali Recrutement » en précisant le lieu d’affectation pour lequel la candidature est soumise (Bamako) et envoyée à l’adresse e-mail : recrutement.dca.mali@gmail.com, avec comme objet : « DCA ML Stagiaire Bamako 2024_ [Votre Prénom + Nom] » (exemple : DCA ML Stagiaire Bamako 2024_Awa Diarra).
· Toute candidature envoyée par courriel qui ne comporte pas l’objet tel qu’indiqué ci-dessus sera automatiquement disqualifiée.
Date limite d’envoi ou de dépôt des candidatures : 22/09/2024 à 17h00
Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
NB : La copie certifiée des diplômes et attestations sera demandée à l’interview, de même qu’un contrôle de référence.
