Responsabilités Principales :
Soutien en matière administrative, d’achats et de logistique :
- Fournir une assistance administrative à l’équipe du projet, y compris la planification des réunions, l’organisation des événements et la gestion de la documentation du projet.
- Aider à la préparation et à la diffusion des rapports de projet, des présentations et d’autres documents selon les besoins.
- Coordonner les arrangements logistiques pour les activités du projet, telles que les ateliers, les sessions de formation et les réunions avec les parties prenantes.
- Organiser les déplacements et l’hébergement du personnel du projet et des participants, en veillant au respect des politiques et des contraintes budgétaires du projet.
- Assister dans le processus d’approvisionnement en préparant les documents d’achat, tels que les demandes de devis (RFQ), les demandes de propositions (RFP) et les rapports d’évaluation des offres.
- Coordonner avec les fournisseurs pour obtenir des devis, préparer des analyses comparatives et garantir le respect des politiques et procédures d’achat du projet.
Gestion de Base de Données :
- Maintenir les bases de données et les systèmes de classement du projet, en garantissant des informations précises et à jour sur les activités, les dépenses et les résultats du projet.
- Soutenir les efforts de suivi et d’évaluation en collectant et en organisant les données à des fins de reporting.
Communication et Sensibilisation :
- Aider à l’élaboration et à la diffusion de documents de communication, tels que des bulletins d’information, des publications sur les réseaux sociaux et des mises à jour du site Web, pour sensibiliser aux objectifs et aux réalisations du projet.
- Répondre aux demandes de renseignements des parties prenantes, des partenaires et du public concernant les activités et les initiatives du projet.
Soutien aux Réunions :
- Préparer les ordres du jour des réunions, prendre des notes et assurer le suivi des actions à entreprendre pour garantir l’achèvement en temps voulu des tâches.
- Coordonner avec les parties prenantes internes et externes pour planifier les réunions et faciliter la communication entre les membres de l’équipe.
Soutien au Renforcement des Capacités :
- Aider à l’organisation et à la réalisation d’activités de renforcement des capacités, telles que des ateliers de formation et des sessions de partage des connaissances, pour les bénéficiaires et les parties prenantes du projet.
- Compiler les documents de formation, les présentations et les ressources à distribuer aux participants avant et après les événements de formation.
Documentation et Rapports :
- Soutenir la documentation des activités du projet, y compris la collecte des leçons apprises, des success stories et des meilleures pratiques pour référence future.
- Aider à la préparation des rapports donateurs, des mises à jour de progrès et d’autres documents liés au projet selon les besoins.
Collaboration en Equipe :
- Collaborer étroitement avec les membres de l’équipe du projet pour assurer la mise en œuvre fluide des activités et une communication efficace entre les différents composants du projet.
- Contribuer aux réunions d’équipe, aux séances de remue-méninges et aux exercices de planification pour soutenir la réalisation des objectifs du projet.
Qualifications :
- Licence dans un domaine pertinent tel que le développement international, sciences économiques, les sciences politiques, l’administration publique ou des disciplines connexes.
- Une expérience antérieure dans la fourniture d’un soutien administratif dans des projets de développement ou des environnements similaires est souhaitable. Une expérience sur les projet financés par USAID est préférable.
- Solides compétences organisationnelles avec la capacité de prioriser les tâches et de gérer plusieurs échéances efficacement.
- Excellentes compétences en communication, à la fois écrites et verbales, avec une maîtrise de l’anglais et de toute langue locale préférée.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et expérience des logiciels de gestion de bases de données est un avantage.
- Capacité démontrée à travailler en collaboration dans un environnement d’équipe multiculturelle et à s’adapter aux priorités et aux exigences changeantes.
- Engagement envers les principes de transparence, de responsabilité et d’intégrité dans tous les aspects du travail.
Dexis a pour mission de contribuer à résoudre les défis politiques, sociaux et économiques mondiaux les plus urgents d’aujourd’hui et de créer un monde où tous les peuples sont en sécurité et prospères. En tant qu’employé de Dexis, vous serez mis au défi, responsabilisé et encadré. Notre devise est « trouver un moyen ou créer un moyen » — c’est ainsi que Dexis s’investit pleinement.
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