ASSISTANT DE DIRECTION H/F
Mission :
o Gestion de l’agenda et de l’emploi du temps du PDG.
o Gestion des tâches administratives et des dossiers.
o Rédaction et diffusion de documents.
o Suivi des indicateurs de performance.
Tâches spécifiques :
Le titulaire du poste sera chargé de :
- VExaminer quotidiennement l’agenda du PDG pour prioriser les engagements et optimiser le
temps disponible. - Coordonner avec les parties internes et externes pour planifier des réunions en fonction des
priorités de la DG. - Préparer l’environnement matériel et logistique nécessaire pour les réunions, incluant la
réservation des salles, la préparation des supports de présentation et l’accueil des visiteurs. - Suivre les modifications de dernière minute dans l’agenda de la DG et ajuster les plans en
conséquence. - Recevoir, trier et distribuer le courrier entrant et sortant.
- Organiser le classement et l’archivage systématique des documents importants, en utilisant des
méthodes de gestion documentaire physique et électronique. - Mettre à jour les dossiers administratifs et assurer la conformité avec les réglementations en
vigueur. - Gérer la documentation professionnelle, s’assurer que toutes les licences et certifications
nécessaires sont à jour. - Rédiger des courriers, emails, rapports, et autres communications officielles en fonction des
directives de la direction. - Assister aux réunions importantes, prendre des notes détaillées et rédiger des comptes-rendus
précis. - Compiler et soumettre les rapports d’activité périodiques à la direction pour examen.
- Archiver tous les documents rédigés de manière organisée pour un accès facile.
- Collecter les données nécessaires à la préparation des tableaux de bord et des indicateurs de
performance. - Mettre en forme et actualiser régulièrement les reportings pour refléter l’avancement des projets
et des activités. - Analyser les reportings pour identifier les domaines nécessitant une attention particulière.
- Communiquer les mises à jour et les informations pertinentes à la DG de manière régulière.
Compétences requises :
Compétences techniques - Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning
partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…) - Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
- Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
- Maîtrise de l’organisation d’événements
- Connaissances en droit du travail et législation sociale
- Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
- Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
- Bon niveau d’anglais, ainsi que d’autres langue.
Qualités personnelles : - Dynamisme
- Esprit d’initiative
- Discrétion
- Organisation et rigueur
- Polyvalence
- Réactivité et autonomie
- Esprit de synthèse et d’analyse
- Aisance relationnelle
- Esprit d’équipe
- Capacités rédactionnelles
- Sens de l’écoute et de la communication
- Disponibilité
- Capacité à travailler dans des délais contraints
- Capacités à gérer les situations de crise
- Capacité à prioriser
- Capacité d’adaptation
- Travail en mode projet.
Profil recherché :
o Formation : BAC+3 (Diplôme en gestion administrative, secrétariat ou domaine connexe.).
o Expérience : 4 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement dans une structure de
direction.
Comment postuler :
Envoyer votre candidature comprenant uniquement votre CV à l’adresse recrutement@grh-guinee.com en précisant la référence du poste GRH-R085 au plus tard le 25 Juillet 2024.
