AVIS DE RECRUTEMENT
Pour un(e) Assistant(e) Support Base Diffa
Poste à Temps partiel
Début du contrat souhaité : 01/04/2024
Présentation de l’organisation
Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui soutient les acteurs humanitaires en matière d’analyse en établissant des plateformes de coordination de la sécurité dans des contextes à risque.
INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits à ses partenaires, notamment le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, les données et la cartographie liées à l’accès, le soutien dans la gestion de crise, les orientations du personnel et la formation.
INSO fournit un soutien quotidien à plus de 1000 ONG dans 16 des pays au monde.
INSO est enregistrée aux Pays-Bas avec son siège à La Haye, la ville internationale de la paix et de la justice.
La mission INSO au Niger
INSO Niger a été ouvert en 2020 et compte aujourd’hui plus de 135 ONG nationales et internationales comme partenaires, ainsi que plusieurs membres du mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.
INSO Niger couvre actuellement les régions de Diffa, Niamey, Dosso, Maradi, Tahoua et Tillabéry et soutient les ONGs partenaires dans l’acheminement de l’aide, en leur fournissant des conseils et des analyses sur les conditions locales, l’analyse de l’accès, des formations axées sur la gestion de la sécurité du personnel, tout en facilitant la coordination des ONG et le plaidoyer en faveur de l’accès humanitaire.
Travailler avec INSO Niger, c’est rejoindre une équipe de personnes dynamiques, hautement qualifiées et talentueuses, aux parcours variés.
Aperçu du poste
L’Assistant support base d’INSO Diffa est une personne dynamique, discrète et serviable. Il/elle est consciente d’incarner, pour les membres de l’organisation et les visiteurs, l’image de l’organisation pour laquelle il/elle travaille en toute circonstance.
Il/elle apporte un soutien au Field Support Officer FSO dans pour le bon déroulement des procédures supports pour son bureau et il/elle effectue toutes les tâches liées à ceux-ci. Conscient de la tâche essentielle qu’il lui incombe, il/elle œuvre dans sa fonction avec efficacité, rigueur et autonomie.
Il/elle est parfaitement francophone, il/elle sait écrire, et il/elle maîtrise également les langues nationales d’usage.
Principales responsabilités
a. Ressources humaines & administration :
Assiste l’officier dans la gestion des congés et des absences du personnel.
Aide à assurer la conformité aux règlements et politiques de l’INSO.
Fournir un soutien administratif au FSO, notamment en facilitant les réglementations fiscales.
Assurer l’intérim du FSO en son absence et fournir un soutien administratif, notamment pour les réglementations fiscales et l’hébergement.
Organiser les transferts aéroport et les réservations d’hôtel pour les déplacements du personnel.
b. Approvisionnement des biens et services :
Collaborer avec l’officier pour suivre les demandes d’achat et négocier avec les fournisseurs.
Participer à la coordination des livraisons et à la gestion des comités de sélection.
Soutenir les équipes régionales dans leurs acquisitions sous la direction de l’officier.
c. Gestion de la flotte et des équipements motorisés :
Planifier les déplacements des véhicules en consultation avec l’officier et assister dans le suivi de la maintenance.
Collaborer avec l’officier pour contrôler les documents administratifs des véhicules et analyser la consommation de carburant.
d. Gestion des équipements :
Assister l’officier dans la numérotation et le suivi des équipements, ainsi que lors des inventaires et du signalement des problèmes.
e. Documentation logistique :
Collaborer avec l’officier pour soumettre les pièces justificatives pour les paiements et suivre les avances d’espèces.
Participer à l’archivage des documents de passation de marché et des équipements sous la direction de l’officier.
f. Gestion quotidienne du personnel support :
Aider l’officier à vérifier les tâches du personnel support et à suivre les plannings de rotations.
Participer aux évaluations du personnel support en collaboration avec l’officier.
g. Entretien des bureaux et des maisons d’hôtes :
Collaborer avec l’officier pour superviser l’entretien des locaux et organiser les interventions de maintenance.
Assister dans le réapprovisionnement des fournitures et le suivi des générateurs sous la direction de l’officier.
h. Appui à l’organisation des activités :
Réaliser les achats pour les réunions en collaboration avec l’officier et participer à la préparation des salles.
Aider à ranger après les activités sous la direction de l’officier.
i. Finance
Délivrer des avances de fonds au personnel autorisé.
Mettre en place un système d’enregistrement approprié pour les sommes avancées.
Suivre efficacement les montants en suspens.
Rassembler les pièces justificatives pour clôturer toutes les avances en suspens avant la fin du mois.
Aider à effectuer les paiements dans les délais.
S’assurer, avant le paiement, que les pièces justificatives sont complètes à tous égards.
Compiler et préparer la documentation comptable et télécharger les copies numériques référencées chronologiquement dans SharePoint.
Envoyer les originaux au département des finances du bureau principal du pays.
Responsable de l’archivage physique et numérique de toute la documentation relative à ces taches
Cette liste est indicative et n’est pas exhaustive. L’employé pourra être amené à exécuter d’autres taches en lien avec son poste et qui lui seront demandées par sa hiérarchie.
Qualifications et Compétences Requises?:
Licence en administration des affaires/logistique et approvisionnement, Gestion ou tout domaine connexe ; expérience professionnelle supplémentaire (min 2 ans) dans le rôle avec un diplôme inferieur.
Minimum 2 ans d’expériences professionnel dans la gestion logistique, l’administration, la gestion d’actifs, la gestion de flotte.
Expérience professionnelle antérieure au sein d’ONG exigé.
Maîtrise des outils informatique MS Office 365 exigée
Maîtrise du français (parlé et écrit).
Connaissance en anglais serait un atout.
Compétences Personnelles Clés
Excellentes compétences en communication, coordination et relations interpersonnelles.
Méticulosité et capacité à travailler sous pression.
Expérience en environnement multiculturel, autonomie et flexibilité dans le travail en équipe.
Termes et Conditions
Type Contrat à durée déterminée de 12 mois ; avec Travail à temps partiel.
Date de démarrage prévue : Pour le 01 avril 2024.
Politique de protection et recrutement d’INSO
INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.
À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées :
Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l’emploi ou des changements fréquents d’emploi et d’adresse ;
Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.
Comment envoyer votre candidature :
Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes à l’adresse
Avec la référence « INSO FSA » en objet du mail :
Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (2 pages maximum) ;
CV à jour (3 pages maximum).
Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles (comme des copies de certificats, de diplômes ou autre écrit, …) et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour votre candidature.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toutes les candidatures incomplètes seront automatiquement écartées.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Clôture des candidatures : 10/03/2024
INSO rappelle qu’aucun frais n’est exigé pour le traitement des offres d’emploi et qu’aucun frais n’est perçu aux différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement ou autre).
