Objectif Principal du Poste :
Sous la responsabilité du Directeur commercial et en lien direct avec le Gestionnaire régional des contrats, l’administrateur des contrats sera chargé de l’appel d’offres, de la négociation, de l’attribution et de l’administration permanente des contrats de services et de fourniture de biens à la société, conformément aux politiques, procédures et normes de Hummingbird Resources et aux exigences des clients internes.
Tâches et responsabilités :
Administration des contrats, Conformité et Contrôle de la qualité
· Faire partie du comité d’appel d’offres tout au long du processus d’adjudication et effectuer une analyse juridique des propositions/offres des fournisseurs afin de compléter le contenu final du contrat.
· Veiller à ce que les appels d’offres soient lancés conformément à la méthodologie d’appel d’offres.
· Préparation des documents contractuels et émission des avis d’attribution de contrat et de rejet d’offres
· Préparer les documents contractuels et veiller à ce qu’ils soient examinés conformément à la procédure de gestion des contrats.
· Prévenir la duplication des contrats de services en vue d’optimiser les coûts.
· Préparer les documents nécessaires à la mise en œuvre des contrats (p. ex. CMP)
· Rédiger diverses lettres (réclamation, avis de correction, certificat d’exécution satisfaisante) et des procès-verbaux (lancement, réunion hebdomadaire ou mensuelle sur l’état d’avancement des travaux) tout au long du cycle de vie du contrat.
· Assurer un niveau de traçabilité approprié en ce qui concerne la sauvegarde des documents contractuels (rapports, attestations d’assurance, garanties bancaire, calendrier, organigramme, liste de contrôle, certificat d’achèvement des travaux, etc.) requis à des fins d’examen, d’approbation et de contrôle interne.
· Soumettre après validation de la hiérarchie la version finale des contrats au Directeur Général pour signature et transmission aux parties.
· Créer, maintenir et mettre à jour un registre/une base de données physique et électronique pour tous les contrats signés.
Suivre les dates d’expiration des contrats, contribuer au processus de renouvellement ou de clôture des contrats.
· Fournir des rapports détaillés aux parties concernées à la fin d’un contrat
· Suivre et tenir à jour le registre des litiges relatifs aux contrats.
· Faire preuve d’intégrité et travailler de manière professionnelle avec les parties prenantes internes et externes.
Passation des marchés
· Superviser la résolution de tout problème de livraison, de prix et/ou de qualité rencontré par le gestionnaire de la chaîne d’approvisionnement avec les fournisseurs.
Superviser la résolution de tout problème contractuel que le gestionnaire de la chaîne d’approvisionnement rencontre avec les fournisseurs, le cas échéant, et en référer rapidement au gestionnaire juridique si nécessaire.
Délai limite de soumission des candidatures : le 17 octobre 2024
Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://hummingbirdresources.bamboohr.com/careers/268?uid=x7o8mf0g
