LE PAM RECRUTE ASSISTANT ADMINISTRATION H/F

LE PAM RECRUTE POUR CE POSTE : ASSISTANT ADMINISTRATION H/F

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies est la plus grande organisation humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Au Niger, le PAM répond aux besoins des femmes, hommes, garçons et filles pauvres depuis 1968. Nous travaillons pour atteindre l’objectif faim Zéro d’ici 2030 en soutenant les efforts du gouvernement et des communautés sur deux fronts, sauver des vies et changer les vies.

Pour sauver des vies nous intervenons dans les zones de crise. Nous sommes présents dans le bassin du lac Tchad où les violences liées au conflit avec Boko Haram ont engendré le déplacement de milliers de personnes. Cette crise a déstabilisé la région de Diffa au Niger, précipitant aussi les populations locales dans une grande vulnérabilité. La frontière avec le Mali fait également l’objet d’une instabilité croissante. Le PAM fournit une assistance alimentaire dans ces zones pour venir en aide aux victimes des conflits, les réfugiés, déplacés, retournés et les populations locales hôtes.

Pour changer les vies, le PAM travaille à travers tout le Niger afin que les populations deviennent plus résistantes aux chocs, notamment climatiques, qui menacent les capacités agricoles et les moyens de subsistance des nigériens les plus vulnérables. Notre paquet d’activités intégrées couvre la nutrition, les cantines scolaires et l’assistance technique pour la récupération des terres. Le PAM achète une partie de ses vivres localement et auprès des petits producteurs pour redynamiser l’économie nationale et locale. Nous mettons l’accent sur le renforcement des capacités du gouvernement et des communautés dans ce pays frappé par des chocs répétés. Ainsi, les populations parviennent à briser le cercle vicieux de la pauvreté et à envisager l’avenir sous un meilleur jour.

Le PAM gère les services aériens humanitaires des Nations Unies, UNHAS. Certaines régions sont éloignées de la capitale. Grâce à ses appareils, UNHAS permet à l’ensemble du personnel humanitaire présent au Niger d’atteindre rapidement et en toute sécurité le lieu des opérations humanitaires. Cela contribue à atteindre les personnes vulnérables, même dans les zones les plus difficiles d’accès.

Des études indépendantes ont démontré que les interventions du PAM au Niger portent leurs fruits. Ces résultats nous confirment que nos efforts menés en appui au gouvernement contribuent, avec le soutien de nos bailleurs, à accompagner le développement du Niger.

CONTEXTE ORGANISATIONEL
Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (COs), les Bureaux régionaux (RBs) et le Siège (HQ). Les titulaires de postes peuvent soit assumer des fonctions de soutien administratif au bureau de front et faire rapport à l’Associé de soutien aux affaires, soit fournir un soutien administratif aux équipes avec la ligne de reporting au chef d’unité concerné, au chef ou au désigné. Dans les cas où ces postes soutiennent un secteur d’activité particulier, la ligne de déclaration peut être adressée au chef d’unité concerné, au chef ou au représentant désigné.

À ce niveau, les travaux sont effectués sous un minimum de supervision. On s’attend à ce que les titulaires de titres produisent un travail organisé et précis, en entreprenant des activités spécifiques de soutien aux entreprises. Ils peuvent offrir des conseils sur les pratiques courantes à un personnel plus jeune dans leur domaine de travail.

DESCRIPTION DU POSTE
Fournir des processus standard de soutien aux entreprises pour un domaine de travail professionnel spécifique, afin de faciliter la prestation de services efficaces

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

1. Rassembler des informations avec des orientations claires pour supporter la rédaction des documents et préparer les rapports des autres membres du personnel.
2. Répondre aux requêtes et intensifier le cas échéant, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.
3. Soutenir le traitement et la gestion des tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à la gestion efficace et en temps opportun des ressources.
4. Fournir des services de révision et de vérification des documents standard, afin de contribuer à l’élaboration d’une documentation précise.
5. Assumer la responsabilité de la maintenance des systèmes et des fichiers standards établis, pour s’assurer que les informations sont exactes et facilement accessibles pour la fonction..
6. Identifier les écarts simples dans les statistiques et les données, telles que les informations manquantes, et faire rapport au personnel supérieur afin de soutenir les clients pour livrer leur travail.
7. Assumer la responsabilité de l’intégrité des données afin de faciliter la disponibilité d’informations précises dans les systèmes de l’entreprise.
8. Fournir des conseils sur les méthodes et pratiques courantes de soutien aux jeunes collègues afin de s’assurer que les services sont fournis de façon cohérente et selon les normes requises.
9. Travailler avec une variété de personnes, en prenant en compte les commentaires, le cas échéant, pour aider à la prestation de soutien aux entreprises pour le personnel.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES
Recueillir les requêtes des différentes unités dans le domaine de l’Administration, les analyser et prendre les actions en fonction des priorités (fonctionnement des équipements bureautiques, froid, électricité, besoin en nouveau équipement…) ;
Vérifier quotidiennement que les services sont assurés, comme le fonctionnement des installations (groupes électrogènes, électricité, eau, etc…) afin de contribuer au maintien d’un environnement de travail sûr et agréable ;
Assurer la gestion et l’entretien des locaux afin de garantir un environnement propre et superviser le travail des agents de nettoyage ;
Assurer une gestion efficace du stock (produits de ménage, Kits d’hygiène, stock de sécurité, matériels etc.…) tout en produisant les rapports mensuels et demander le renouvellement à temps ;
Contrôler, mettre à jour régulièrement les équipements dans le système et participer activement à l’inventaire physique annuel et aux préparatifs des ventes des équipements ;
Faire un suivi régulier de la maintenance et des réparations des véhicules. Saisir les données de prise de carburant et mettre à jour toutes les informations dans le système ;
Assurer l’administration des voyages, vérifier la conformité des documents de voyage et veiller au respect des procédures y afférents
Assister dans la rédaction des lettres, des comptes rendus des réunions et les Procès-verbaux

Gérer les retraits et dépôts des documents « AVIS A PROPOSITION OU AVIS A MANIFESTATION D’INTERET ou QUESTIONNAIRES » ;
Initier les requêtes d’achats (PR) dans le système selon les besoins de l’Unité, créer les SES et GRN, et faire le suivi de paiement des factures ;
Servir de premier interlocuteur ou de première interlocutrice pour les demandes d’informations internes pour faciliter la résolution efficiente et efficace des problèmes rencontrés au quotidien.
Fournir des éléments susceptibles d’alimenter les méthodes et les pratiques couramment utilisées dans le domaine de travail considéré pour favoriser l’amélioration continue des services assurés.
Faire toutes autres tâches connexes selon le besoin
4P CAPACITÉS PRINCIPALES D’ORGANISATION
Mission

Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe au superviseur
Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe : Explique l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l’unité serviront à la mission du PAM.
Equipe

Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.
Performance

Encourager l’innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d’être systématiquement plus efficaces et précis dans les domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
Se concentrer sur l’obtention de résultats: Se concentre sur l’obtention de résultats et suit les tendances des taux d’achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d’efficacité
Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain
Partenariat

Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d’autres unités au superviseur.
Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.
Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes
CAPACITÉS FONCTIONNELLES

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
Expérience:

Education:

Quatre ans ou plus d’expérience de travail progressivement responsable dans le secteur des affaires relatif avec l’expérience dans le travail administratif général.

Diplôme d’études secondaires. Un certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel connexe (Administration, Gestion, Finances, Logistique).

Langue:

Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l’ONU utilisée au lieu d’affectation et dans la langue du lieu d’affectation, si elle diffère.

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L’ENTRÉE DANS CE RÔLE
Maîtrise de l’utilisation d’équipement de bureau et de progiciels informatiques, tels que Microsoft Word.
Connaissance des méthodes de travail et des routines de travail afin de terminer les processus sous une supervision minimale.
Utilise le tact et la courtoisie pour donner et recevoir de l’information à un large éventail de personnes.
Capacité d’identifier les écarts de données et de corriger les problèmes nécessitant une attention particulière.
Capacité d’offrir des conseils ou une formation de base sur le tas à un personnel plus jeune
MODALITÉS ET CONDITIONS D’EMPLOI
Le PAM offre des opportunités égales à tous.

Le PAM est engagé à promouvoir une culture de travail dans laquelle chaque employé (e) comprend, et est en mesure de mener à bien ses responsabilités professionnelles et maintenir la dignité des collègues de travail. Le PAM offre des opportunités de carrière pour ses employés et les accompagne dans leur développement professionnel avec des actions de formations et d’apprentissages continues.

Également Le PAM est déterminé à créer et maintenir sur le lieu de travail un climat harmonieux, fondé sur le respect mutuel et la compréhension, exempt de discrimination, de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus d’autorité et respectueux de la diversité. Le PAM s’est engagé dans la diversité et l’inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines et masculines qualifiés de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande. Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination en fonction du statut du VIH/SIDA.

Enfin, le PAM cherche à promouvoir l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes et est certain que sa mission de lutte contre la faim dans le monde ne peut être atteinte que si les femmes, les hommes, les filles et les garçons ont des chances égales en matière d’accès aux ressources et aux services ainsi qu’à la participation à des rôles de prise de décision.

Durée du contrat : 1 an (renouvelable)

Rémunération : Le salaire brut pour ce grade varie de 8 923 000 fcfa à 11 378 000 fcfa par an en sus duquel vous seront octroyées une allocation pour époux et pour enfants à charge sous certaines conditions.

Éligibilité : Cet avis est ouvert aux candidats de nationalité nigérienne.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le PAM est un employeur de choix pour les femmes. Nous apprécions vos contributions et sommes sensibles à vos besoins. C’est pourquoi :

« Nous travaillons à vous garantir un équilibre vie familiale/vie professionnelle (work life balance) »

6 mois de congé de maternité avec plein salaire ;
des pauses d’allaitement allant jusqu’à 2 heures par jour et des salles pour les mères allaitantes ;
des heures de travail flexibles (pour cause de maladie des enfants, du conjoint, etc.) y compris le télétravail si nécessaire.
« Nous vous encourageons et travaillons à développer votre carrière » à travers :

des possibilités de croissance et de développement des capacités de leadership ;
des possibilités de formation, renforcement des capacités pour booster leur carrière ;
une bonne tolérance zéro pour la discrimination à l’égard des femmes dans l’environnement de travail.

Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://career5.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareer?jobId=830009&company=C0000168410P