Titre du poste :
Agent Administratif et Financier
Sous la responsabilité de :
Coordinateur Régional
Sous la responsabilité technique :
Comptable Bamako
Types de contrat
Local
Des rapports directs ?
Pas de rapport
À propos de MSI
MSI Reproductive choices est une entreprise sociale britannique à but non lucratif utilisant des techniques modernes d’affaires et de commercialisation pour développer des programmes durables de planification familiale qui ont comme objectif de promouvoir les droits humains, l’autonomisation de la femme, la santé de la femme et de l’enfant et le développement national. MSI est engagé à maintenir le droit fondamental des couples et des individus de décider librement et sans coercition du nombre et de l’espacement de naissances, et d’avoir les informations et les moyens de faire cela.
MSI Reproductive choices, Mali a commencé ses opérations cliniques en 2008 et est rapidement devenue la plus grande et la plus spécialisée organisation de planification familiale et de santé reproductive du Mali. Elle offre ses services à travers un centre d’excellence, des MS Ladies, des Equipes mobiles, un système de renforcement du secteur public et une équipe commerciale pour appuyer le volet marketing du programme.
Responsabilités globales du poste
Travaillant avec et rapportant au Responsable Régional, l’Agent Administratif et Financier est un membre clé de l’équipe régionale et appuie les différents départements (Logistique, Finance et RH de MS Mali).
La personne à ce poste est responsable du bon fonctionnement du bureau régional, assure la bonne gestion financière de la région, de la gestion du stock, des achats, de la flotte, de la trésorerie, et de l’aspect administratif RH.
Responsabilités clés
Sous la responsabilité directe du Responsable Régional, l’agent administratif aura en charge :
1- Logistique
a) Achat
· Collaborer avec la logistique de Bamako pour mettre en place la base de données fournisseurs de la région
· Faire le suivi avec la logistique de Bamako pour mettre en place les contrats cadre des fournisseurs de la région
· S’assurer que les petits achats locaux sont effectués en respectant les procédures en vigueur ;
· Organiser l’envoi du courrier au siège à Bamako par quinzaine ou selon l’urgence des cas ;
b) Gestion des Stocks
· S’assurer de la bonne gestion du stock de produits médicaux du magasin ;
· S’assurer de l’approvisionnement régulier du magasin régional ;
· S’assurer de l’approvisionnement en produits des différents canaux ;
· S’assurer de la tenue des documents d’inventaires du stock ;
· Participer aux inventaires trimestriels et annuels
· Faire les saisies systématiques dans le logiciel pour le suivi des entrées et sorties
· S’assurer de la réconciliation régulière du stock avec les différentes équipes
· Faire les rapports mensuels de stocks
c) Gestion Flotte
· Réceptionner les tickets de carburant des véhicules ;
· Vérifier les cahiers de bord
· Suivre les entretiens et réparations des véhicules avec les chauffeurs
· Suivre les entretiens et réparation des motos avec les utilisateurs
· Faire les rapports mensuels
d) Gestion des Assets
· S’assurer du contrôle des immobilisations (location, numéro d’inventaire, mise à jour de la fiche d’inventaire, les numéros d’inventaire)
2- Comptabilité Finance et trésorerie
· S’assurer des paiements des fournisseurs et avances staffs à temps avec toutes les documentations de supports (paiements des fournisseurs et partenaires par virements bancaire ;
· S’assurer des codifications et différentes validations avant exécutions des activités et paiements ;
· S’assurer de la préparation du journal sur Excel, envoie à Bamako pour vérification avant postage dans le logiciel Sun
· S’assurer du postage hebdomadaire dans le logiciel Sun de tous les journaux vérifiés par Bamako
· Suivi du solde bancaire pour éviter des ruptures de fonds
· Gérer la petite caisse (entrées sorties) ;
· S’assurer de l’envoie des pièces par quinzaine à Bamako pour vérification et archivages
· Travailler avec le responsable régional pour la préparation de la demande de fond mensuel ;
· S’assurer de l’appui du personnel de la coordination régionale sur les respects des procédures financières
· S’assurer de la justification des avances du personnel dans les délais avec tous les supports de documentations nécessaires (ordre de mission visé à l’arrivée et au départ, liste des participants, rapports d’activités).
· Scanner toutes les pièces et envoyer les originales au siège à Bamako chaque deux semaines ;
· S’assurer de la communication fréquente avec Bamako pour réduire les retards et les erreurs de codifications
3- Ressources Humaines
· Appuyer le Responsable Régional dans la gestion administrative du bureau régional ;
· Suivre les dossiers INPS et AMO du personnel ;
· Suivre les congés du personnel de la coordination et s’assurer de la transmission mensuelle de l’état à Bamako pour saisie ;
· Soumettre les contrats de travail à l’inspection du travail pour visa ;
· Suivre le paiement des allocations familiales du staff.
Veuillez noter que vous pouvez également être amené à effectuer des tâches ponctuelles supplémentaires raisonnables, à la demande de votre supérieur hiérarchique.
Veuillez lire ce document conjointement avec la spécification de la personne pour le rôle.
Nous voulons des personnes qui soutiennent notre mission pour accroître l’accès à des services de santé sexuelle et reproductive partout. Nous attendons que de tous les membres de l’équipe qu’ils partagent notre vision et notre engagement à réaliser notre mission tout en promouvant l’égalité et en préservant le bien-être de tous les clients et collègues.
· Exigez : Niveau d’étude : Minimum BAC + 2 en Comptabilité, Finances, Gestion Audit ou un cursus académique équivalent ;
· Expérience dans un poste similaire en région d’au moins 2 ans
· Excellente capacité d’organisation et d’analyse ;
· Excellente capacité rédactionnelle en Français ainsi qu’en communication orale
· Capacité à travailler en équipe et sous pression
· Très bonne aptitude à travailler avec le logiciel comptable SUNSYSTEMS 6 sera un atout et avec le logiciel Microsoft Excel ;
· Être dynamique, ayant un bon sens de l’organisation, et un esprit d’équipe ; capable de prendre des initiatives pour le travail ;
· Une expérience à travailler dans un environnement médical ou pour une société /organisation avec un but médical
Procédures de dépôt de candidature
· Une lettre de motivation expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste.
· Un CV actualisé détaillé
· 3 références professionnelles
Les dossiers de candidature doivent être envoyés par courriel à recrutement@msimali.org au plus tard le 15 avril 2025.
L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour laquelle le candidat postule, soit « Candidature au poste d’Agent Administratif et Financier »
NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s pour le test seront contactés.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
