MARIE STOPES NIGER RECRUTE GESTIONNAIRE DES STOCKS H/F

Description de poste : Gestionnaire de stocks

Intitulé du poste

Gestionnaire de stocks

Centre de coûts

61 200

Lieu

Niamey

Nombre de

Rapports

0

Directs

Rapports à

Manager Logistique/Sécurité

Responsabilités

Budget

N

(O/N)

Contexte

Marie Stopes International (MSI) est une entreprise sociale focalisée sur le marketing et orientée vers les résultats. Nous développons des programmes de planification familiale efficients, efficaces et durables.

Sur invitation du Ministère de la Santé du Niger pour participer à la mise en œuvre du plan d’action 2020-2030 pour la planification familiale au Niger, MSI Niger a vu le jour en 2014. Marie Stopes Niger est rapidement devenu l’un des prestataires de services de santé sexuelle et reproductive (SSR) et de planification familiale les plus importants au Niger. L’organisation travaille actuellement dans 6 régions (Niamey, Tillabéry, Tahoua, Dosso, Zinder et Maradi). En 2023, Marie Stopes Niger compte 8 équipes mobiles, 14 MS Ladies, 2 centres de santé familiale à Niamey et Maradi, un réseau de 39 CSI- PSS (Appui au Secteur public) et un centre d’appel.

Responsabilité globale du poste

Le Gestionnaire des Stocks est responsable du suivi des états de consommation de stocks et de l’organisation des ravitaillements aux équipes sur le terrain afin d’éviter tout rupture de stock. Le Gestionnaire Stock est également responsable de la traçabilité de tous les mouvements de stocks et de la vérification de tous les données/variables concernant le stock ainsi que le respect des normes de tenue de stocks et les procédures MSI.

Le Gestionnaire des stocks est habilité à travailler en premier lieu au stock Central selon ses priorités de la gestion des stocks et aussi sera amener à travailler en second lieu au bureau principal pour toute question Logistique

Responsabilités et activités clés

Le titulaire du poste peut être affecté partout dans la zone d’intervention de MSN où besoin sera.

Tenir à jour la consommation moyenne mensuelle (CMM) des produits par équipe en collaboration avec le Département Suivi et Evaluation / Programme

Suivi des niveaux de stocks des équipes et du magasin central et organisation des réapprovisionnements selon les seuils d’alerte définis. (Stock tampon)

Revoir périodiquement les seuils d’alerte, maximum et minimum selon la consommation moyenne mensuelle en collaboration avec le Département Suivi et Evaluation / Programme

Comparaison de la consommation réelle des consommables avec la consommation théorique, identification des variances auprès des responsables de canaux et qualité.

Aider les équipes de terrain dans la tenue de leurs stocks (visites terrain, formations, mise à jour).Assurer l’inventaire physique mensuel du magasin central et envoyer au Responsable logistique et approvisionnement l’outil de Suivi de stock mensuel avec l’ensemble des produits valorisés au dernier jour du mois afin de pouvoir fournir au Département financier les informations nécessaires à la triangulation mensuelle

Assurer le réapprovisionnement des Intrants PF au niveau de l’ONPPC afin de maintenir un stock fixe de six mois en tout moment.

Participation aux inventaires physiques trimestriels et annuels des stocks des équipes et du magasin central

Veiller à la mise à jour quotidienne des fiches de stock dans le magasin central.

La bonne tenue de l’entrepôt (propreté, rangement, accessibilité, etc…),

Les sorties de stock sont faites en respectant la politique de gestion de stock (sortir en priorité des produits qui ont la date de péremption la plus proche, autorisations requises, documentation complétée correctement etc.)

En outre, vous devez veiller à la mise en œuvre de toutes les autres mesures nécessaires au maintien de la qualité des produits entreposés :

Description des tâches :

Contrôle régulier de la température dans le magasin central et accessibilité de la feuille de température,

Vous assurez que les marchandises ne soient jamais entreposées à même le sol mais sur des palettes et en piles parfaites, de taille standard si possible.

Posséder des palettes de 10 cm de haut permettant une circulation de l’air et la détection des rongeurs.

Laisser un espace d’au moins 20 cm entre les marchandises et le mur du magasin.

Organiser le stockage des produits ; vous devez réaliser un plan d’agencement.

Etablir une fiche de stock pour chaque pile/article ; en conséquence, chaque pile doit être homogène et correspondre à un fournisseur, une livraison, un budget…

Référencer chaque pile. Sur chaque pile, vous devez agrafer une fiche récapitulative.

Respecter dans la gestion de vos stocks la règle du « FEFO ».

Bien nettoyer les abords du magasin.

Vérifier mensuellement l’état des marchandises entreposées et sortir les marchandises expirées. Toute marchandise devant doit faire l’objet d’un constat écrit en respect des procédures MSI

Vérifier l’état du matériel (bâches, palettes, matériel de levage…).

Entretenir et réparer le matériel et l’infrastructure à l’extérieur et à l’intérieur (toit, murs, égouts, portes, ventilation).

Assurer l’étanchéité des portes, murs… (boucher les fissures et les trous).

Fermer à clé l’entrepôt chaque fois que le personnel est absent, s’assurer que seules les personnes autorisées ont accès à l’entrepôt,

Responsable de l’entretien et de la maintenance de l’entrepôt médical, des infrastructures (électricité, plomberie, éclairage, split, équipements de télécommunication) et du matériel de stockage,

Reporter tout dommage ou besoin de réparation au responsable logistique,

Faire la collecte et le colisage des commandes conformément à la requête établie par les prestataires

Emballer les articles de la chaîne de froid dans des glacières standardisées avec des accumulateurs de glace en nombre suffisant conformément aux instructions de l’équipement.

Fournir des emballages de protection pour les articles fragiles.

Toujours vérifier la qualité des produits & équipement médicaux

Suivi du Forecast mensuel et transmission trimestrielle dans le pack log, vérification des CMM et enregistrement des données nécessaires (entrés, sorties, date d’expiration, etc.) dans l’outil de suivi des stocks.

Suivi du fichier de triangulation après chaque inventaire mensuel

Gestion du stock marketing ; pièces automobiles, motos et Groupe électrogène ; le matériel électronique, le stock des Toners pour imprimantes et copieurs.

Participe aux réunions (ECD, Comité achats médicaments et consommables……)

Réclamations :

Établir les Rapports de réclamation lorsque des écarts sont constatés (rupture de la chaîne de froid, marchandise endommagée ou perdues lors du transport…) et les soumettre au Responsable logistique pour validation et rapport aux fournisseurs.

Appui à l’entrepôt :

En coordination avec son supérieur, planifie les besoins en travailleurs journaliers au besoin,

Établir les feuilles de paiement des journaliers avant présentation au responsable logistique.

La procédure de gestion administrative des stocks :

A chaque entrée ou sortie de produits, vous devez remplir les fiches de stock par produit, par type de conditionnement. Ces fiches de stocks réunies constitueront la base de travail pour faire l’inventaire. Sur cette fiche de stock est également indiqué un seuil minimum à partir duquel vous devez commander ou alerter le logisticien.

Chaque entrée doit être accompagnée d’un bon de livraison ou d’un bon d’entrée.

Vous devez effectuer un contrôle qualité et quantité de chaque livraison.

Vous ne devez inscrire dans les fiches de stocks que les quantités réellement reçues.

Vous devez archiver et classer les BL ou BE.

Vous devez inscrire la référence du BL ou du BE sur la fiche de stock.

Les sorties de stock s’effectuent suite à un bon de sortie indiquant le produit, la quantité exacte, la destination et le programme.

Ce bon doit être signé par le demandeur, une personne reconnue autorisée (le magasinier doit avoir la liste des personnes autorisées à faire sortir du matériel avec copie de leur signature) puis par vous-même.

Il est fait en deux exemplaires, l’un conservé au magasin, l’autre renvoyé au demandeur.

Toute sortie des stocks doit être accompagnée d’un bon de livraison interne.

Ce BLI doit être fait en trois exemplaires

Vous en gardez un exemplaire signé par vous-même et le transporteur

Deux autres exemplaires sont établis et sont signés par vous-même, le transporteur et par le receveur

Un exemplaire comportant les trois signatures vous est renvoyé pour confirmation de la livraison ; cet exemplaire doit être archivé.

Les pertes constatées doivent être indiquées clairement dans la fiche de stock.

Vous devez établir une fiche de perte pour toute perte constatée et en informer le logisticien.

Vous devez classer et archiver cette fiche de perte et prendre toutes les mesures adéquates pour éviter que ce genre de problème ne se renouvelle

Toute destruction doit faire l’objet d’un rapport écrit signé de votre part qui doit être transmis au logisticien.

Un rapport mensuel de stock doit être fourni aux différents responsables programme afin qu’ils puissent suivre l’évolution des stocks les concernant

Indicateurs clés de Performance

Nombre de produits en rupture pendant le mois

Nombre de jours dans le mois que les produits ont été en rupture

Nombre d’équipes impactées par des ruptures de stock pendant le mois

Valeur du stock périmé pendant le mois

Nombre de fois les seuils minimum et maximum ont été dépassés pendant le mois

Ravitaillements traités dans le délai de traitement prédéfini après avoir atteint le seuil d’alerte

Bon tenu du magasin central – fiches de stock à jour, produits rangés, température contrôlée.

Traçabilité de tout mouvement de stock et la complétude de la documentation

Rapports de stock soumis à temps et sans erreurs

Variations mensuelles entre la consommation théorique et actuelle partagés avec les responsables canaux et qualité.

Quality Technical Assessment (QTA) sur le tenu des stocks partout dans le programme

Profil

Qualifications

Diplôme universitaire en Logistique BAC + 3 mini

Excellente compétence en MS Word, Excel et PowerPoint

Expériences :

Au moins 3 ans d’expérience dans un poste de gestionnaire de stock, de préférence dans le secteur de la gestion de projet de santé, de planification familiale, de développement communautaire et / ou du marketing social

Expérience de gestion du personnel et l’évaluation de la performance

Compétences :

Excellentes capacités orales et écrites de communication

Forte aptitude numérique (pour l’analyse de la performance et l’élaboration du budget).

Autres

Engagement en faveur des droits sexuels et de la reproduction

Flexibilité et adaptabilité

Avoir un esprit d’équipe

Qualités personnelles

Communication efficace : Communiquer à travers des techniques d’écoute active et de questionnement solides, en utilisant le langage corporel approprié, s’assurant que l’information communiquée est claire et concise.

Réactivité : Être réactif aux priorités et demandes changeantes.

Détermination : Détermination à produire des résultats.

Responsable : Vous prenez vos responsabilités dans vos décisions appropriées et vos actions, ainsi que dans le comportement dont vous faites preuve.

Travail efficace : Planifier, organiser votre travail, et établir les priorités pour assurer un travail efficace et respecter les délais.

Partage d’informations : Partage d’informations et de connaissances tout en respectant la confidentialité.

Travail en équipe : S’intégrer dans l’équipe en apportant son soutien, en étant flexible, et en faisant preuve de respect.

Motivation : Motivation pour atteindre des résultats de qualité pour maximiser le potentiel.

Innovation : Réfléchir de manière créative et hors des sentiers battus afin que les idées générées entraînent un résultat positif.

Accueillir le changement : Être ouvert(e) au changement dans l’organisation et être en mesure d’adapter les plans/activités en conséquence.

Concentration sur l’apprentissage : S’assurer de mettre à jour ses connaissances et compétences et de saisir les occasions de les développer.

Engagement : Connaître et comprendre les objectifs, la vision et les valeurs, ainsi que l’influence de votre poste sur ces éléments ; se dépasser pour remplir les tâches inhérentes au poste.

Comportements et valeurs MSI

Comportement en tant que membre de l’équipe

MSI unie

Vous contribuez, utilisez et partagez des données et preuves précises pour améliorer la compréhension, la vision et la prise de décision à travers MSI, afin de nous permettre de maximiser notre capacité à influencer les autres.

Vous partagez des connaissances, une expertise et des ressources pour renforcer le travail en équipe et éviter les doublons.

Vous travaillez activement en tant que membre de l’équipe, apportant soutien et flexibilité aux collègues, faisant preuve d’équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et culture.

Faire preuve de courage, d’authenticité et d’intégrité

Vous prenez vos responsabilités dans vos décisions et comportements.

Vous osez faire relever des défis aux autres et prendre des risques gérés appropriés.

Se développer et grandir

Vous sollicitez des retours pour mieux vous connaître et en donnez aux autres de manière à susciter en eux l’envie d’être plus efficaces.

Vous gérez votre développement carrière, notamment en mettant à jour vos connaissances et compétences.

Un souci d’excellence permanent

Vous visez à toujours répondre aux attentes et à les dépasser, en plaçant le client au centre de toutes vos actions, et en mettant en œuvre des manières plus efficaces de faire votre travail.

Vous construisez et maintenez des relations efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes, et êtes un véritable ambassadeur MSI.

Valeurs MSI

Notre mission : Notre raison d’exister est de permettre à des femmes et à des hommes d’avoir des enfants par choix, et non par hasard.

Orientés client : Nous sommes passionnés par nos clients et concentrons nos efforts pour atteindre les objectifs convenus avec la meilleure qualité possible.

Responsables : Nous sommes responsables de nos actions et prenons nos responsabilités dans tout ce que nous faisons pour assurer une durabilité à long terme et un impact accru.

Courage : Nous recrutons des personnes talentueuses, passionnées et courageuses qui osent repousser les limites, prendre des décisions difficiles et faire relever des défis aux autres dans le cadre de notre mission

Candidats internes uniquement
Les dossiers de candidature comportant le CV détaillé maximum 2 pages expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste et la Lettre de Motivation doivent être reçus par courriel au plus tard le 25 mars 2024 à 17h à l’adresse suivante : Recrutement.Niger@Mariestopes.org

Avec la mention « Gestionnaire des stocks »

Tout candidat pour un poste au sein de MSI doit avoir un fort engagement en faveur des droits sexuels et reproductifs. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Tout candidat ne répondant pas aux critères ‘Essentiels’ ne seront pas considérés. Tout dossier incomplet sera rejeté.