À propos de MSI
MSI Reproductive choices est une entreprise sociale britannique à but non lucratif utilisant
des techniques modernes d’affaires et de commercialisation pour développer des
programmes durables de planification familiale qui ont comme objectif de promouvoir les
droits humains, l’autonomisation de la femme, la santé de la femme et de l’enfant et le
développement national. MSI est engagé à maintenir le droit fondamental des couples et des
individus de décider librement et sans coercition du nombre et de l’espacement de
naissances, et d’avoir les informations et les moyens de faire cela.
MSI Reproductive choices, Mali a commencé ses opérations cliniques en 2008 et est
rapidement devenue la plus grande et la plus spécialisée organisation de planification
familiale et de santé reproductive du Mali. Elle offre ses services à travers un centre
d’excellence, des MS Ladies, des Equipes mobiles, un système de renforcement du secteur
public et une équipe commerciale pour appuyer le volet marketing du programme.
Responsabilités globales du poste
Travaillant avec et rapportant au Responsable Régional, l’Agent Administratif et Financier est un membre
clé de l’équipe régionale et appuie les différents départements (Logistique, Finance et RH de MS Mali).
La personne à ce poste est responsable du bon fonctionnement du bureau régional, assure la bonne
gestion financière de la région, de la gestion du stock, des achats, de la flotte, de la trésorerie, et de
l’aspect administratif RH.
Responsabilités clés
Sous la responsabilité directe du Responsable Régional, l’agent administratif aura en
charge :
1- Logistique
a) Achat
Collaborer avec la logistique de Bamako pour mettre en place la base de données
fournisseurs de la région
Faire le suivi avec la logistique de Bamako pour mettre en place les contrats cadre
des fournisseurs de la région
S’assurer que les petits achats locaux sont effectués en respectant les procédures
en vigueur ;
Description du poste Agent
Administratif et Financier (2)
Organiser l’envoi du courrier au siège à Bamako par quinzaine ou selon l’urgence
des cas ;
b) Gestion des Stocks
S’assurer de la bonne gestion du stock de produits médicaux du magasin ;
S’assurer de l’approvisionnement régulier du magasin régional ;
S’assurer de l’approvisionnement en produits des différents canaux ;
S’assurer de la tenue des documents d’inventaires du stock ;
Participer aux inventaires trimestriels et annuels
Faire les saisies systématiques dans le logiciel pour le suivi des entrées et sorties
S’assurer de la réconciliation régulière du stock avec les différentes équipes
Faire les rapports mensuels de stocks
c) Gestion Flotte
Réceptionner les tickets de carburant des véhicules ;
Vérifier les cahiers de bord
Suivre les entretiens et réparations des véhicules avec les chauffeurs
Suivre les entretiens et réparation des motos avec les utilisateurs
Faire les rapports mensuels
d) Gestion des Assets
S’assurer du contrôle des immobilisations (location, numéro d’inventaire, mise à jour
de la fiche d’inventaire, les numéros d’inventaire)
2- Comptabilité Finance et trésorerie
S’assurer des paiements des fournisseurs et avances staffs à temps avec toutes les
documentations de supports (paiements des fournisseurs et partenaires par
virements bancaire ;
S’assurer des codifications et différentes validations avant exécutions des activités
et paiements ;
S’assurer de la préparation du journal sur Excel, envoie à Bamako pour vérification
avant postage dans le logiciel Sun
S’assurer du postage hebdomadaire dans le logiciel Sun de tous les journaux
vérifiés par Bamako
Suivi du solde bancaire pour éviter des ruptures de fonds
Gérer la petite caisse (entrées sorties) ;
S’assurer de l’envoie des pièces par quinzaine à Bamako pour vérification et
archivages
Travailler avec le responsable régional pour la préparation de la demande de fond
mensuel ;
S’assurer de l’appui du personnel de la coordination régionale sur les respects des
procédures financières
S’assurer de la justification des avances du personnel dans les délais avec tous les
supports de documentations nécessaires (ordre de mission visé à l’arrivée et au
départ, liste des participants, rapports d’activités).
Scanner toutes les pièces et envoyer les originales au siège à Bamako chaque deux
semaines ;
S’assurer de la communication fréquente avec Bamako pour réduire les retards et
les erreurs de codifications
Description du poste Agent
Administratif et Financier (2)
3- Ressources Humaines
Appuyer le Responsable Régional dans la gestion administrative du bureau régional
;
Suivre les dossiers INPS et AMO du personnel ;
Suivre les congés du personnel de la coordination et s’assurer de la transmission
mensuelle de l’état à Bamako pour saisie ;
Soumettre les contrats de travail à l’inspection du travail pour visa ;
Suivre le paiement des allocations familiales du staff.
Veuillez noter que vous pouvez également être amené à effectuer des tâches ponctuelles
supplémentaires raisonnables, à la demande de votre supérieur hiérarchique.
Veuillez lire ce document conjointement avec la spécification de la personne pour le rôle.
Nous voulons des personnes qui soutiennent notre mission pour accroître l’accès à des
services de santé sexuelle et reproductive partout. Nous attendons que de tous les
membres de l’équipe qu’ils partagent notre vision et notre engagement à réaliser notre
mission tout en promouvant l’égalité et en préservant le bien-être de tous les clients et
collègues.
Exigez : Niveau d’étude : Minimum BAC + 2 en Comptabilité, Finances, Gestion
Audit ou un cursus académique équivalent ;
Excellente capacité d’organisation et d’analyse ;
Excellente capacité rédactionnelle en Français ainsi qu’en communication orale
Capacité à travailler en équipe et sous pression
Très bonne aptitude à travailler avec le logiciel comptable SUNSYSTEMS 6 et avec
le logiciel Microsoft Excel ;
Être dynamique, ayant un bon sens de l’organisation, et un esprit d’équipe ; capable
de prendre des initiatives pour le travail ;
Une expérience à travailler dans un environnement médical ou pour une société
/organisation avec un but médical
Procédures de dépôt de candidature
Une lettre de motivation expliquant comment les compétences et les expériences
du candidat(e) répondent aux exigences du poste.
Un CV actualisé détaillé
3 références professionnelles
Les dossiers de candidature doivent être envoyés par courriel à
recrutement@msimali.org au plus tard le 22 novembre 2024.
L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour
laquelle le candidat postule, soit « Candidature au poste d’Agent Administratif et
Financier à Ségou ou à Sikasso »
NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s pour le test seront contactés.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
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