Description de poste : Responsable RH/Administration
Intitulé du poste
Responsable RH/Administration
Centre de coûts
61 180
Lieu
Niamey
Nombre de
Rapports
3
Directs
Rapports à
Représentant Résident
Responsabilités
Budget
N
(O/N)
Contexte
Marie Stopes International (MSI) est une entreprise sociale focalisée sur le marketing et orientée vers les résultats. Nous développons des programmes de planification familiale efficients, efficaces et durables.
Sur invitation du Ministère de la Santé du Niger pour participer à la mise en œuvre du plan d’action 2020-2030 pour la planification familiale au Niger, MSI Niger a vu le jour en 2014. Marie Stopes Niger est rapidement devenu l’un des prestataires de services de santé sexuelle et reproductive (SSR) et de planification familiale les plus importants au Niger. L’organisation travaille actuellement dans 6 régions (Niamey, Tillabéry, Tahoua, Dosso, Zinder et Maradi). En 2023, Marie Stopes Niger compte 8 équipes mobiles, 14 MS Ladies, 2 centres de santé familiale à Niamey et Maradi, un réseau de 39 CSI- PSS (Appui au Secteur public) et un centre d’appel.
Responsabilité globale du poste
Le/La Responsable RH/Administration aura pour responsabilité globale d’exécuter le contenu de la politique RH et des Procédures mises en place en suivant la législation du travail, tout en intégrant les meilleures pratiques RH .
Responsabilités et activités clés
Le titulaire du poste peut être affecté partout dans la zone d’intervention de MSN où besoin sera.
Recrutement :
S’assurer d’un recrutement impartial lors de la sélection de candidats en se basant sur les différentes étapes de la procédure de recrutement de MSI Niger en vigueur ;
De ce fait, préparer les autorisations de recrutement ; afficher les avis de recrutement dans les bases et tous les endroits appropriés ;
Organiser les tests, entretiens, vérification des références et tout autre acte nécessaire pour le recrutement des agents.
Contrat de travail :
S’assurer que tout travailleur possède un contrat en bonne et due forme, un profil de poste, que les objectifs SMART et le plan d’actions ont été convenus avec le superviseur ;
Suivre les contrats du personnel de la base dans le respect du code de travail au Niger et vérifier si tous les documents sont signés par les intéressés lors de la signature de leurs contrats ;
Préparer les projets de contrat à soumettre au RR pour approbation et validation finale
Tenir une fiche de suivi des contrats des journaliers ;
Tenir à jour un fichier de suivi du personnel ;
Assurer la gestion administrative des contrats du personnel et avertir en avance le RR de leurs dates d’expiration ainsi que celles des périodes d’essai ;
Procéder à l’immatriculation de tout employé à la CNSS et à l’ANPE après validation du contrat par l’inspection du travail ;
Salaire :
Préparer mensuellement le fichier de paie à soumettre au RR pour approbation ;
Faire le suivi des congés officiels et de circonstance et s’assurer de leur liquidation conformément aux politiques et procédures, veiller à leur mise à jour dans le fichier de constitution de salaire ;
Imprimer les fiches de paie et les états de prestations pour les employés de la base et payer les salaires par les finances ;
Préparer toute la documentation pour le paiement des cotisations et des taxes et s’assurer de leur paiement dans le délai ;
Préparer les avances sur salaires et les enregistrer dans le fichier de paie ;
Performance :
S’assurer d’un système efficace de développement de la performance de l’ensemble du personnel et soutien au RR dans les activités d’entretien de fonctionnement et dans l’organisation de formations conformément aux politiques et procédures en vigueur ;
Congés :
Procéder annuellement à la planification des congés en début d’année ;
Veiller à ce que tout congé non planifié soit préalablement demandé dans le délai prévu à cet effet et autorisé par le supérieur hiérarchique en s’assurant que l’intérim et la passation ont été correctement convenus et réalisés ;
Archivage :
Veiller à ce que tout travailleur fournisse toutes les informations/pièces nécessaires à son dossier (informations/pièces contenues dans le check list) ;
S’assurer que les dossiers des travailleurs contiennent toutes les informations/pièces sur leurs situations familiales, leur identité ainsi que leurs formations ;
S’assurer que chaque travailleur possède une carte de service ainsi qu’un ordre de mission en bonne et due forme en cas de déplacement ;
Faire le monitoring des absences et classer tous les documents concernant chaque employé de la base dans son propre dossier ;
Relations/communications :
Informer l’inspection du travail de toutes modifications de contrat pour les employés et s’assurer que les documents soient tamponnés et signés par l’Inspection du travail dans les délais prévus par le code du travail du Niger ;
Promouvoir un environnement de travail attractif basé sur l’égalité, le respect, et l’intégrité où le personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté ;
Veiller à la confidentialité de tous les documents administratifs et informations mis à sa disposition.
Gestion administrative
Effectuer pour le Bureau Pays, les Réservations d’avion et hébergement à l’hôtel pour voyages nationaux et internationaux du staff et des visiteurs et coordonner avec le département logistique les départs et arrivées ;
Assister dans la gestion de toute la documentation de séjour au Niger pour les expatries et préparer pour signature les ordres de mission du staff en déplacement ;
Assister dans le processus de l’obtention et le renouvellement des documents officiels, des visas, lettre d’invitation du personnel et des visiteurs ;
Planifier et organiser tous les rendez-vous à l’extérieur pour le Représentant Résident, bien les noter et les lui rappeler ;
Fournir un soutien logistique et administratif lors des réunions organisées au niveau du Bureau Pays ;
Suivi du dossier de PAT
Suivi du Rapport d’activité annuel
Gestion des personnes
Conduire et superviser le personnel administratif et du Bureau Pays, et les encourager en mettant en place une bonne supervision, conduite et surveillance ;
Autres
Promouvoir les services de MSI SN auprès des clients individuels et au sein de la communauté en général.
Exécuter d’autres activités en relation avec sa fonction à la demande du Directeur de l’Administration et des Finances
Exécuter toutes autres tâches relatives à ses fonctions qui pourraient lui être demandées par son superviseur.
Contribuer à l’élaboration de la demande de trésorerie mensuelle en collaboration avec les équipes techniques (log, médicaux, finances…) ;
Suivre le risque administratif sur terrain, anticiper tout retard de déclarations et de paiement (CNSS/ANPE, IUTS, etc.…) ; éviter les retards et les arriérés ;
Confidentialité
S’assurer que toute information, quelle qu’elle soit, acquise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux affaires de MSI/Niger ne soit diffusée à toute autre personne ou organisation sans autorisation, excepté dans l’exécution normale des tâches ci-dessus.
Indicateurs clés de Performance
Les bonnes performances chez MSI ne sont pas uniquement définies par ce que réussit le personnel elles sont également définies par la qualité du travail et l’impact du personnel.
Nous recherchons du personnel :
Orienté client
Créatif, le candidat aura une passion pour trouver de nouveaux moyens pour communiquer efficacement sur les services de MS Niger
Fortement orienté vers l’atteinte des objectifs et des résultats, persévérant et énergique, capable d’initiative ne nécessitant pas une supervision continue,
Une capacité de persuasion et d’inspiration dans une approche collaborative dans le travail d’équipe
Capacité de Remise exceptionnel – capacité de présenter des informations complexe à un public varié de manière professionnel et accessible.
Travail écrit d’un standard publiable (SOUHAITABLE)
Passionné sur l’amélioration d’accès aux services de santés et informations sur ces services
Dédier au développement personnel de vous-même et des membres d’équipes que vous appuyer
Un débrouillard – peut travailler avec gestion limitée pour achever les résultats
Pro-choix
Croyance dans le rôle du secteur privé pour livrer des résultats
Profil
Qualifications BAC + 4 en gestion de ressources humaines, sciences sociales et humaines ou tout autre diplôme reconnu équivalent
Excellente compétence en MS Word, Excel et PowerPoint
Expériences :
Au moins 5 ans d’expérience sur un poste similaire dans une ONG internationale ou dans le secteur privé.
Expérience de gestion du personnel et l’évaluation de la performance
Compétences :
Excellentes capacités orales et écrites de communication en Anglais/Français
Maîtrise des Logiciels RH.
Autres
Engagement en faveur des droits sexuels et de la reproduction
Flexibilité et adaptabilité
Avoir un esprit d’équipe
Qualités personnelles
Communication efficace : Communiquer à travers des techniques d’écoute active et de questionnement solides, en utilisant le langage corporel approprié, s’assurant que l’information communiquée est claire et concise.
Réactivité : Être réactif aux priorités et demandes changeantes.
Détermination : Détermination à produire des résultats.
Responsable : Vous prenez vos responsabilités dans vos décisions appropriées et vos actions, ainsi que dans le comportement dont vous faites preuve.
Travail efficace : Planifier, organiser votre travail, et établir les priorités pour assurer un travail efficace et respecter les délais.
Partage d’informations : Partage d’informations et de connaissances tout en respectant la confidentialité.
Travail en équipe : S’intégrer dans l’équipe en apportant son soutien, en étant flexible, et en faisant preuve de respect.
Motivation : Motivation pour atteindre des résultats de qualité pour maximiser le potentiel.
Innovation : Réfléchir de manière créative et hors des sentiers battus afin que les idées générées entraînent un résultat positif.
Accueillir le changement : Être ouvert(e) au changement dans l’organisation et être en mesure d’adapter les plans/activités en conséquence.
Concentration sur l’apprentissage : S’assurer de mettre à jour ses connaissances et compétences et de saisir les occasions de les développer.
Engagement : Connaître et comprendre les objectifs, la vision et les valeurs, ainsi que l’influence de votre poste sur ces éléments ; se dépasser pour remplir les tâches inhérentes au poste.
Comportement en tant que membre de l’équipe
Comportements et valeurs MSI
MSI unie
Vous contribuez, utilisez et partagez des données et preuves précises pour améliorer la compréhension, la vision et la prise de décision à travers MSI, afin de nous permettre de maximiser notre capacité à influencer les autres.
Vous partagez des connaissances, une expertise et des ressources pour renforcer le travail en équipe et éviter les doublons.
Vous travaillez activement en tant que membre de l’équipe, apportant soutien et flexibilité aux collègues, faisant preuve d’équité, de compréhension et de respect pour toutes les personnes et culture.
Faire preuve de courage, d’authenticité et d’intégrité
Vous prenez vos responsabilités dans vos décisions et comportements.
Vous osez faire relever des défis aux autres et prendre des risques gérés appropriés.
Se développer et grandir
Vous sollicitez des retours pour mieux vous connaître et en donnez aux autres de manière à susciter en eux l’envie d’être plus efficaces.
Vous gérez votre développement carrière, notamment en mettant à jour vos connaissances et compétences.
Un souci d’excellence permanent
Vous visez à toujours répondre aux attentes et à les dépasser, en plaçant le client au centre de toutes vos actions, et en mettant en œuvre des manières plus efficaces de faire votre travail.
Vous construisez et maintenez des relations efficaces à long terme avec toutes les parties prenantes, et êtes un véritable ambassadeur MSI.
Valeurs MSI
Notre mission : Notre raison d’exister est de permettre à des femmes et à des hommes d’avoir des enfants par choix, et non par hasard.
Orientés client : Nous sommes passionnés par nos clients et concentrons nos efforts pour atteindre les objectifs convenus avec la meilleure qualité possible.
Responsables : Nous sommes responsables de nos actions et prenons nos responsabilités dans tout ce que nous faisons pour assurer une durabilité à long terme et un impact accru.
Courage : Nous recrutons des personnes talentueuses, passionnées et courageuses qui osent repousser les limites, prendre des décisions difficiles et faire relever des défis aux autres dans le cadre de notre mission
Candidats internes uniquement
Les dossiers de candidatures comportant le CV détaillé maximum 2 pages expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste et la Lettre de Motivation doivent être reçus par courriel au plus tard le 29 mars 2024 à 12h à l’adresse suivante : Recrutement.Niger@Mariestopes.org
Avec la mention « Responsable RH/Administration »
Tout candidat pour un poste au sein de MSI doit avoir un fort engagement en faveur des droits sexuels et reproductifs. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
