Description de poste: Responsable Ressources Humainess
Supérieur hiérarchique : Directeur(trice) Administratif et Financier
MSI Reproductive Choices est l’un des principaux fournisseurs mondiaux de soins de santé sexuelle et reproductive. Nous pensons que chacun a le droit de choisir d’avoir des enfants par choix et non par hasard. Avec une large gamme de services de santé de la reproduction, nous nous engageons à fournir des services de qualité, abordables et empreints de compassion pour tous. Aujourd’hui, notre organisation compte plus de 9 000 membres d’équipe travaillant dans 37 pays à travers le monde. En 2023 plus de 23,3 millions de personnes à travers le monde ont eu accès aux soins de santé sexuelle et reproductive grâce à MSI Reproductive Choices. Notre succès repose sur le fait que les équipes de MSI sont dirigées localement, qu’elles ont l’esprit d’entreprise, qu’elles sont axées sur les résultats et qu’elles sont passionnées par la prestation de soins de haute qualité, centrés sur le client, dans leurs propres communautés. En tant qu’entreprise sociale, nous nous concentrons sur des modèles de prestation, d’efficacité et de financement durables, conçus pour durer, afin que les femmes et les jeunes filles que nous servons aujourd’hui aient également le choix à l’avenir. Tous membres d’équipe de MSI adhèrent à nos valeurs fondamentales : Motivés par la mission Axés sur le client Redevables Courageux Résilient Inclusif Nous savons que l’accès au choix reproductif change la vie. Pour certains, cela peut signifier la possibilité de terminer des études ou de commencer une carrière. Pour d’autres, cela signifie être capable de s’occuper de la famille qu’ils ont déjà. Pour tous, cela signifie la liberté de décider de leur propre avenir, créant ainsi un monde plus juste et plus équitable
Le rôle
Sous la supervision du Directeur(trice) Administratif et Financier, le Responsable Ressources Humaines a pour mission l’appui administratif et opérationnel pour tout ce qui concerne les ressources humaines ainsi que pour la direction de MSI SN. Il/elle est le principal responsable de l’administration du personnel et de la paie. Il/elle s’assure que MSI répond à ses obligations contractuelles et légales d’employeur. Il/elle accompagne et conseille les opérationnels sur l’ensemble des domaines RH. Il/elle gère des tâches variées allant du recrutement à la gestion des performances et la rétention des talents, tout en assurant un environnement de travail sain et conforme aux réglementations. Il/elle s’assure qu’il existe des politiques de ressources humaines qui favorisent le bien-être des membres de l’équipe et la performance de l’organisation. Il/elle contribuera au développement, à l’amélioration et à la mise en œuvre des meilleures pratiques et d’assurer qu’elles sont adaptées et intégrées dans le programme pays.
Responsabilités Clés
Gestion administrative et du personnel Gérer la paie du personnel ainsi que les autres types de paiements (prestataires, stagiaires,) ; Assurer la gestion administrative des contrats du personnel et avertir en avance les Supérieurs hiérarchiques ou le Directeur pays de leurs dates d’expiration ainsi que celles des périodes d’essai ; Concevoir des outils efficaces de travail (tableau de bord, fichier de suivi du personnel fiche de suivi des contrats personnel permanent, stagiaires, prestataires, …) pour ses collaborateurs et les autres membres d’équipe ; S’assurer de la bonne gestion du secrétariat (accueil, différents registres bien tenus, bonne gestion du courrier entrant et sortant, archivage) S’assurer que les différents processus RH sont respectés (contrats de travail à jour, constitution et tenu des dossiers du personnel, gestion des congés et absences, suivi des timesheets, etc.) ; Superviser et faire le suivi de l’application des différentes politiques ainsi que leur diffusion auprès de l’ensemble du personnel à travers une approche informative, formative et adaptée. S’assurer de la signature des différentes politiques par l’ensemble du personnel et de leur classement dans les dossiers individuels S’assurer de la bonne tenue des bureaux et du respect des normes minimales de confort des employés (ergonomie, santé et sécurité au travail) ; Conseiller la direction sur les bonnes pratiques en matière de santé et sécurité au travail ; En charge de la communication interne efficace : veiller à une pratique efficace de vulgarisation des informations internes au staff dans les temps ; Assurer la souscription à la police d’assurance maladie pour tous les membres du personnel éligibles et être le point focal en charge du suivi des différents besoins, réclamations, remboursement et autres. Faire le suivi des congés officiels et de circonstance et s’assurer de leur liquidation conformément aux politiques et procédures, veiller à leur mise à jour dans le fichier de suivi ; Procéder annuellement à la planification des congés en début d’année Assurer le lien avec le cabinet d’avocat pour tous les dossiers juridiques Appuyer le siège dans la gestion de leurs staffs basés au Sénégal, des politiques de bonne gouvernance ainsi que de toute autre demande
Recrutement et intégration Soutenir les processus de recrutement : publication d’avis de recrutement, réception et premier tri des dossiers, programme des entretiens et ou tests, préparation des dossiers et documents d’interview, vérification des références et tout autre acte nécessaire, communications avec les candidats Assurer les dispositions nécessaires pour les nouveaux membres de l’équipe (ordinateur, téléphone, assurance, adresse email, bureau, etc.) Assurer que les dossiers physiques des nouveaux membres d’équipe soient complets et à jour Faire un classement de l’ensemble des documents du processus de sélection dans le dossier du concerné. S’assurer que les fiches de poste signées sont disponibles dans les dossiers Préparer l’intégration du nouveau en concertation avec le responsable : note d’information à l’ensemble du personnel avec un bref résumé sur le candidat et même une photo si disponible, rendre disponible dès le premier jour ses outils de travail, identifier son bureau et veiller à ce que tout soit prêt à l’accueillir ; Préparer les documents d’induction pour les nouveaux membres d’équipe et suivre son bon déroulement Présenter le nouveau à l’ensemble du staff physiquement, l’installer et l’accompagner dans sa prise de fonction S’assurer de la signature des différentes politiques par l’ensemble du personnel
Gestion RH et développement Construire et piloter la politique de formation à travers le plan de formation annuel Optimiser les besoins et budgets en matière de formation Définir une proposition de plan de formation sur la base des évaluations annuelles et des demandes du personnel, et valider la faisabilité et la pertinence aussi bien en termes pédagogiques que budgétaires Lancer le processus d’évaluation annuelle du personnel et en assurer le suivi pour son effectivité dans les délais Participer à l’élaboration des plans de successions et aux efforts de mise en place d’une gestion de la capacitation du personnel Être le point focal de la gestion de la mobilité professionnelle dans l’Organisation Organiser et superviser le dispositif de développement des compétences, de gestion des performances et des talents Diriger, motiver, évaluer et assurer les possibilités de développement des collaborateurs directs en vue de réaliser les objectifs établis Créer et renforcer la collaboration avec les instances représentatives du personnel
Optimisation des structures organisationnelles Aligner l’Organisation avec la stratégie globale du siège Harmoniser et optimiser les organigrammes et les postes, Piloter de concert avec les responsables de département la création et l’actualisation des descriptifs des postes, Définir les passerelles métier et manager les changements organisationnels Anticiper les besoins en recrutement de l’année n+1 en les faisant figurer dans le HR Forecast, élaboré au cours de l’année n en collaboration avec les différents départements Anticiper les départs potentiels du personnel et envisager les remplacements à travers un vivier de talents S’assurer que les processus de recrutement sont équitables, transparentes et en conformité avec les procédures
Autres attributions Promouvoir les services de MSI SN auprès des clients individuels et au sein de la communauté en général Se tenir régulièrement informé de la législation fiscale et sociale en vigueur au Sénégal et en informer à son supérieur hiérarchique Exécuter toutes autres tâches confiées par la hiérarchie dans le cadre du travail
Expérience clé
Pour remplir ce rôle, il est essentiel que vous ayez l’expérience suivante : Capacité démontrée à s’épanouir dans un environnement de gestion matricielle. Expérience de la résolution de problèmes complexes par l’analyse, la définition d’une marche à suivre claire et la garantie de l’adhésion des parties prenantes nécessaires. Démonstration de la capacité à faire bouger les choses, à travailler à un rythme soutenu et à s’appuyer efficacement sur les autres. Capacité à initier, développer et maintenir des relations avec son personnel, ses pairs et les parties prenantes externes à un niveau élevé.
Education formelle et Qualification
Master au moins en Administration, Gestion des Ressources Humaines ou tout autre diplôme reconnu équivalent Connaissance de la langue française en plus de l’anglais (Souhaitable) Fervent défenseur de la cause du planning familial
Attributs personnels
Nous recrutons des personnes talentueuses et dynamiques aux parcours et expériences variés, toutes unies par la conviction de notre mission et la volonté d’obtenir des résultats mesurables. Nous sommes fiers d’être un employeur qui respecte l’égalité des chances et nous nous engageons à créer un lieu de travail totalement inclusif, où chacun se sent capable de participer et de contribuer de manière significative. Vous devez être ouvert d’esprit, curieux, résilient et orienté vers les solutions, et vous engager à promouvoir l’égalité et à préserver le bien-être des membres de l’équipe et des clients. Pour ce poste, nous recherchons une personne rassemblant les atouts suivants : Énergie, dynamisme et engagement inébranlable pour la mission de MSI, avec la capacité de repousser les limites, de prendre des décisions difficiles et de défier les autres en accord avec la mission de MSI. Passionné par les clients de MSI, il s’efforce de satisfaire et de dépasser les attentes, en plaçant les clients au centre de tout et en s’assurant que nous fournissons des services de haute qualité et à fort impact qui répondent à leurs besoins individuels. à l’aise et familier avec le travail dans des organisations qui sont en “gestion du changement” et pouvez donc gérer l’ambiguïté avec facilité. La volonté et la capacité de ” retrousser les manches ” pour faire avancer les choses et de montrer l’exemple. Capacité à travailler de manière indépendante et à être motivé pour définir des buts et des objectifs. Capacité à travailler en équipe et à transcender les disciplines et les cultures. Passion pour l’excellence du service et l’amélioration de la qualité.
Nos valeurs
Mission Driven : Avec un engagement inébranlable, nous existons pour permettre aux femmes et aux hommes d’avoir des enfants par choix et non par hasard. Centré sur le client : Nous sommes dévoués à nos clients et travaillons sans relâche pour fournir des services de haute qualité et à fort impact qui répondent à leurs besoins individuels. Responsable : Nous sommes responsables de nos actions et nous nous concentrons sur les résultats, en assurant la durabilité à long terme et en augmentant l’impact du partenariat. Courageux : Nous recrutons et formons des personnes talentueuses, passionnées et courageuses qui ont le courage de repousser les limites, de prendre des décisions difficiles et de défier les autres, conformément à notre mission. Résilient : Dans les situations difficiles, nous travaillons ensemble et nous nous soutenons mutuellement, nous adaptant et apprenant à trouver des solutions, quelles que soient les difficultés rencontrées. Inclusif : Nous pensons que la diversité est une force. Nous jouons tous notre rôle dans la création d’une culture où chaque membre de l’équipe peut s’épanouir, se sentir valorisé et contribuer de manière significative à notre mission, et où tous nos clients se sentent accueillis et soutenus.
Procédures de dépôt de candidature
Le dossier doit être composé : D’une lettre de motivation expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste ; D’un CV détaillé Incluant 3 références au moins (Numéro de téléphone et adresse Email) Les dossiers de candidature doivent être reçus par email au plus tard le 15 Août 2024 à 00h à l’adresse suivante : recrutement@mariestopes.org.sn L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour laquelle le candidat postule, soit « Candidature – Poste de Responsable des Ressources Humaines » A titre de transparence et que le processus soit équitable, MSI Reproductive Choices vous informe se réserver le droit de commencer les entretiens avant la date de clôture des candidatures si des candidats prometteurs ont été identifiés.
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