Le poste d’assistant(e) conformité a pour objectif de contribuer à la mise en œuvre quotidienne de la conformité de la gestion des documents et de contrôler l’accès à long terme aux informations physiques et électroniques / numériques.

L’assistant(e) est responsable de la bonne gestion des archives physiques et numériques, assume la diffusion et contribue à la sécurisation des pièces justificatives, et en collaboration avec son supérieur, l’assistant de conformité travaillera activement afin d’améliorer la qualité de conformité et du respect des procédures des procédures en vigueur.

Responsibilities

Responsabilités générales:

Ces responsabilités seront les mêmes pour tous les postes de même titre. Les responsabilités doivent être courtes et essentielles. Les détails appartiennent au plan de développement professionnel.

Adhérer aux politiques, outils, manuels et lignes directrices de NRC
En appui avec Son superviseur, jouer le rôle clé pour assurer la mise en œuvre efficace du système de conformité en ce qui concerne les procédures internes du NRC et la sécurisation des données
Assurer un classement correct des documents

Promouvoir et partager des idées pour l’amélioration des départements

Responsabilités spécifiques:

Ces responsabilités doivent être adaptées aux particularités du lieu et du contexte de l’emploi, de la phase d’opération, de l’orientation stratégique et du type d’intervention du programme. Cette section doit être révisée chaque fois qu’un nouvel employé est embauché ou que le contexte change considérablement.

Appliquer et se familiariser sur les directives de NRC dans la sécurisation de la documentation de support dans l’area ;

S’assurer de la correcte nomination de la documentation selon la note d’orientation de la sécurisation de la documentation de support ;
Effectuer des spotcheck sur la mise à jour des dossiers dans l’arborescence des données sur le cloud (0365) Filing Tree, faire le contrôle de qualité pour tous les dossiers scannés par la finance, logistiques, ressources humaines & administration, ICT, Programmes, COM/MEDIA/PLAIDOYER, les unités et partage un rapport son superviseur.
Appui dans la gestion et la sécurité de l’archive physique, la protection des pièces justificatives (contre la détérioration due à des causes naturelles (incendie, dégâts des eaux, micro-organisme,) ou d’acte malveillant, dans la salle d’archivage ou autres lieus sûrs en proposant des solutions adéquates.

Soumets le rapport mensuel sur les états d’avancement des taches aux superviseurs hiérarchique (AMs) et technique (Compliance and Risk Mangement/Coordinator).
Fournir un appui durant les audits dans la collecte, la disponibilité des documents demandés par les auditeurs.
Participation aux activités de distributions/formations au moins trois fois par trimestre et fournir un rapport les éventuels points de risques, recommendations, aux superviseurs hiérarchique (AMs) et technique (Compliance and Risk Mangement/Coordinator).) après l’activité.

Participation au processus de au moins deux PDM par trimestre avec (M&E) et fournir des recommendations sur les zones de risques
Participer aux séances de GRM, GOM, GCM et faire des contributions utiles aux programmes
Appuyer dans le contrôle et la vérification de la réconciliation des livrables RODs (liste des distributions, liste des bénéficiaires) et s’assurer que les liens vers les listes sont fonctionnels

Effectuer le spotcheck bimensuel pour le coter au niveau de l’area
Appuyer les unités lors du processus T report
S’assurer avec les RH que les TimeSheetS et les bulletins de paie des staffs nationaux et internationaux soient signés et archivés correctement sur le filing tree dans l’area

Assurer le suivi de toutes autres tâches assignées par le superviseur hiérarchique.

Qualifications

Qualification comptable professionnelle, Diplôme en gestion financière, Economie.

Au moins deux ans d’expérience combinées en audit, vérification, conformité ou archiviste.
Expérience de travail en tant qu’agent de support de département dans un contexte humanitaire ;
Expérience antérieure de travail dans des contextes complexes et volatils

Résultats documentés liés aux responsabilités du poste
Excellentes compétences analytiques, de présentation et de production de rapports.
Capacité de répondre à des priorités changeantes.