ODES MALI RECRUTE ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

ORGANISME DE DEVELOPPEMENT POUR L’ESPERANCE AU MALI

( ODES- MALI )

B.P : E 1082 . Bamako – Mali

        Tel /Fax ( 00223 ) 20 20 16 10 / 20 77 24 53/ 76 49 24 55 /

NIF: 085103215A / Accord-cadre n° 0446/01461

E-mail: odesmali2@orangemali.net

TERMES DE REFERENCE POUR LE POSTE D’ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (AAF)

Les candidatures féminines sont fortement encouragées

BREVE PRESENTATION DE L’ODES-MALI

L’ODES-Mali (Organisme de Développement pour l’Espérance au Mali) est une ONG Nationale créée par l’Eglise Chrétienne Evangélique du Mali (ECEM) et reconnue par l’Etat malien sous l’accord-cadre n°0446/1461 du 15 Avril 2008.

Il intervient actuellement dans les régions de Sikasso, Ségou et Mopti dans les domaines de l’Education, la Sécurité Alimentaire, la Santé, le WASH, l’environnement, les AGRs et la protection de l’enfant entre autres.

Son siège est à Bamako –Kalabancoura Sud Ext, Rue 225, Porte 705 avec des antennes à Sikasso, Yorosso, Tominian et Fana.

Son but est de contribuer au développement holistique de l’Homme dans toutes ses dimensions (Spirituelle, Economique, Sociale, Culturelle et Environnementale).

Ses valeurs fondamentales sont :

L’amour pour le prochain ;
La bonne intendance des ressources destinées aux couches sociales les plus défavorisées ;
Le respect et la culture déontologique des interventions communautaires.
Sa mission est de :

Contribuer à la réhabilitation de l’Homme en détresse pour une vie pleine d’espérance ;
Cultiver la paix entre tous les hommes pour un développement social harmonieux et durable ;
RESUME DU POSTE

ODES a obtenu un financement de l’ONG ERIKS pour la mise en œuvre d’un projet de promotion de la santé et des droits sexuels et reproductifs. Dans le cadre de ce projet, l’ONG ODES-Mali est à la recherche d’une personne qualifiée à temps plein pour remplir le rôle d’Assistant (e)Administratif (ve) et Financier (AAF). Le poste (AAF) sera à temps plein et basé à Fana

Sous la supervision technique du Chargé.e d’Administration et de Finances (CAF), l’Assistant est chargé de répondre à toutes les facettes des besoins quotidiens du projet en matière de gestion administrative et financière et des opérations. . A ce titre, il / elle doit être une force de proposition afin de renforcer les bonnes pratiques en matière de gestion administrative, financière, logistique et des ressources humaines du projet. Il /elle exécute toutes autres tâches ou missions qui lui sont confiées par la hiérarchie.

Le/la titulaire du poste sera basé(e) à Fana avec des missions fréquentes sur le terrain des opérations.

Date de début prévue : Immédiatement

RESPONSABILITES PRINCIPALES

1. Gestion financière, comptable et budgétaire :

L’Assistant (e) sera en charge du système budgétaire, comptable & financier de PPSDSR et assurera un mécanisme de suivi comptable rigoureux afin de maintenir le projet au plus haut niveau de gestion, de suivi et de reportage de sa situation financière, au regard des exigences légales au Mali et des demandes des Partenaires/bailleurs de fonds. Dans ce but, l’Assistant (e) devra ;

• Faire le suivi des dépenses et s’assurer du respect des budgets ;
• Travailler avec le personnel du programme pour élaborer et finaliser les états financiers réguliers et les comptes annuels ;
• Veiller à ce que les rapports financiers soient produits à temps en surveillant de près et de façon proactive la réalisation du programme et les échéanciers de production de rapports ;
• Assurer le suivi et l’archivage des pièces justificatives des dépenses, des recettes, des remboursements de frais de l’organisation ;
• Assister le Coordinateur et le chargé de suivi évaluation du programme dans la conception, la mise en œuvre et le suivi de la stratégie budgétaire, financière et comptable de du programme ;
• Soutenir la Direction de ODES-MALI sur les questions d’audit, de gestion des risques financiers et de prévention de la fraude ;
• Faire des propositions pour améliorer les standards budgétaires, financiers et comptables de ODES-MALI ;

1. Gestion administrative, des ressources humaines et de l’approvisionnement :

L’Assistant (e) sera chargé(e) d’assurer un fonctionnement rigoureux du PPSDSR en matière d’administration et de ressources humaines.

a. En termes d’administration, le/la d’administration et finances devra :

• S’assurer que l’organisation à travers le programme se conforme aux exigences légales du pays (enregistrement, paiements des taxes, impôts, etc.) ;
• Suivre les évolutions des règlementations maliennes et communautaire relatives aux associations et faire des propositions au CAF pour assurer le respect par ODES-MALI de ses obligations légales ;
• Gérer les relations avec tous les fournisseurs et prestataires de services contractés par le programme, y compris le paiement du loyer, la gestion des contrats d’assurance et des abonnements (le cas échéant) ;
• Formuler des recommandations, en lien avec la législation du travail ou toute autre loi du pays,

Lorsqu’approprié ;

b. En matière de ressources humaines, l’Assistant (e) devra :

• S’assurer que le programme agit conformément au droit du travail et à ses engagements envers le personnel (rémunéré et non rémunéré);
• Assister le CAF dans la préparation de la paye du personnel du programme, effectuer les retenues légales et s’assurer de leur paiement régulier (ITS, TL, TPNI, INPS, AMO);
• Faire le suivi des congés annuels et des congés de maladie des employés-ées et s’assurer que leurs feuilles de présence soient bien complétées, dans les délais requis ;
• Mettre à jour les dossiers du personnel en fonction des besoins ;
• Assister le CAF dans la préparation et faire le suivi des contrats du personnel ;

c. En matière d’approvisionnement, l’Assistant (e) devra :

• S’assurer du respect des procédures d’approvisionnement de ODES-MALI et du partenaire ;
• S’assurer du suivi et de la mise à jour de la liste des fournisseurs/ prestataires pré-qualifiés ;
• Aider à la préparation des documents nécessaires à la politique d’approvisionnement du programme ;
• Faire la vérification des dossiers d’achats et de paiements et s’assurer de leurs exactitudes conformément aux procédures de ODES-MALI et du Partenaire ;

1. Gestion de la logistique :

L’Assistant devra s’assurer que le programme dispose des ressources logistiques adéquates afin de permettre le bon développement des activités. A cette fin, l’Assistant devra:

• Gérer la logistique du programme et soutenir le personnel dans tous les aspects logistiques ;
• Gérer la logistique des événements organisés par le programme (formations, conférences, etc);
• Assurer le suivi des cahiers de bord du matériel roulant du programme;
• Suivre l’entretien du matériel roulant du programme ;
• S’assurer de la mise à jour des documents administratifs du matériel roulant du programme ;
• S’assurer de la mise à jour du registre/liste des inventaires du programme ;
• S’assurer que toutes les réglementations administratives, financières et juridiques internes et externes sont respectées dans la conduite des activités du programme ;

FORMATIONS, EXPERIENCES ET CAPACITES REQUISES

• Avoir un diplôme supérieur (minimum BAC+3 dans le domaine de la comptabilité et la gestion financière ;
• Avoir une compréhension approfondie des règles juridiques et financières relatives aux associations maliennes ;
• Avoir une expérience préalable dans la gestion administrative, financière, Ressources Humaines et gouvernance. Une attention particulière sera accordée aux candidats.es ayant au moins 3 ans d’expérience dans un poste similaire ;
• Être capable de déléguer et d’accepter les critiques ;
• Avoir un esprit d’écoute et d’analyse ;
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles ;
• Être capable d’établir et de maintenir de bons rapports de travail avec les collaborateurs et les partenaires ;
• Être capable de travailler sous pression ;
• Avoir des capacités de négociation et de facilitation.
• Avoir des aptitudes à partager ses connaissances
• La maîtrise de l’anglais et des logiciels de gestion comptable et financière serait un atout.
• Bonne connaissance des lois et règlementations du pays
• Être proactif

DOSSIER DE CANDIDATURE

• Une (01) lettre de motivation ;
• Un (01) Curriculum Vitae détaillé ;
• Une (01) copie d’extrait d’acte de naissance ou du jugement supplétif tenant lieu;
• Copies certifiées des diplômes et attestations ;
• Contact d’au moins trois (03) personnes de référence ;
• Un (01) extrait du casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois (Valable seulement pour le /la candidat.e retenu.e).

· Les dossiers doivent être envoyés uniquement par courrier électronique à l’adresse suivante : recrute.odesmali@gmail.com avec copie à odesmali2@orangemali.net; avec pour Objet du message le titre du poste: « Assistant Administratif et Financier » au plus tard le Jeudi 01 Février 2024 à 00h 00 mn

• Seuls les candidats/es présélectionnés/es seront contactés/es.