ODES MALI RECRUTE ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

ORGANISME DE DEVELOPPEMENT POUR L’ESPERANCE AU MALI

( ODES- MALI )

B.P : E 1082 . Bamako – Mali

        Tel /Fax ( 00223 ) 20 20 16 10 / 20 77 24 53/ 76 49 24 55 /

NIF: 085103215A / Accord-cadre n° 0446/01461

E-mail: odesmali2@orangemali.net

TERMES DE REFERENCE POUR LE POSTE D’ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (AAF)

Les candidatures féminines sont fortement encouragées

BREVE PRESENTATION DE L’ODES-MALI

L’ODES-Mali (Organisme de Développement pour l’Espérance au Mali) est une ONG Nationale créée par l’Eglise Chrétienne Evangélique du Mali (ECEM) et reconnue par l’Etat malien sous l’accord-cadre n°0446/1461 du 15 Avril 2008.

Il intervient actuellement dans les régions de Sikasso, Ségou et Mopti dans les domaines de l’Education, la Sécurité Alimentaire, la Santé, le WASH, l’environnement, les AGRs et la protection de l’enfant entre autres.

Son siège est à Bamako –Kalabancoura Sud Ext, Rue 225, Porte 705 avec des antennes à Sikasso, Yorosso, Tominian et Fana.

Son but est de contribuer au développement holistique de l’Homme dans toutes ses dimensions (Spirituelle, Economique, Sociale, Culturelle et Environnementale).

Ses valeurs fondamentales sont :

L’amour pour le prochain ;
La bonne intendance des ressources destinées aux couches sociales les plus défavorisées ;
Le respect et la culture déontologique des interventions communautaires.
Sa mission est de :

Contribuer à la réhabilitation de l’Homme en détresse pour une vie pleine d’espérance ;
Cultiver la paix entre tous les hommes pour un développement social harmonieux et durable ;
RESUME DU POSTE

ODES a obtenu un financement de l’ONG ERIKS pour la mise en œuvre d’un projet de promotion de la santé et des droits sexuels et reproductifs. Dans le cadre de ce projet, l’ONG ODES-Mali est à la recherche d’une personne qualifiée à temps plein pour remplir le rôle d’Assistant (e)Administratif (ve) et Financier (AAF). Le poste (AAF) sera à temps plein et basé à Fana

Sous la supervision technique du Chargé.e d’Administration et de Finances (CAF), l’Assistant est chargé de répondre à toutes les facettes des besoins quotidiens du projet en matière de gestion administrative et financière et des opérations. . A ce titre, il / elle doit être une force de proposition afin de renforcer les bonnes pratiques en matière de gestion administrative, financière, logistique et des ressources humaines du projet. Il /elle exécute toutes autres tâches ou missions qui lui sont confiées par la hiérarchie.

Le/la titulaire du poste sera basé(e) à Fana avec des missions fréquentes sur le terrain des opérations.

Date de début prévue : Immédiatement

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Gestion financière, comptable et budgétaire :

L’Assistant (e) sera en charge du système budgétaire, comptable & financier de PPSDSR et assurera un mécanisme de suivi comptable rigoureux afin de maintenir le projet au plus haut niveau de gestion, de suivi et de reportage de sa situation financière, au regard des exigences légales au Mali et des demandes des Partenaires/bailleurs de fonds. Dans ce but, l’Assistant (e) devra ;

Faire le suivi des dépenses et s’assurer du respect des budgets ;
Travailler avec le personnel du programme pour élaborer et finaliser les états financiers réguliers et les comptes annuels ;

Veiller à ce que les rapports financiers soient produits à temps en surveillant de près et de façon proactive la réalisation du programme et les échéanciers de production de rapports ;
Assurer le suivi et l’archivage des pièces justificatives des dépenses, des recettes, des remboursements de frais de l’organisation ;
Assister le Coordinateur et le chargé de suivi évaluation du programme dans la conception, la mise en œuvre et le suivi de la stratégie budgétaire, financière et comptable de du programme ;

Soutenir la Direction de ODES-MALI sur les questions d’audit, de gestion des risques financiers et de prévention de la fraude ;
Faire des propositions pour améliorer les standards budgétaires, financiers et comptables de ODES-MALI ;

Gestion administrative, des ressources humaines et de l’approvisionnement :

L’Assistant (e) sera chargé(e) d’assurer un fonctionnement rigoureux du PPSDSR en matière d’administration et de ressources humaines.

a. En termes d’administration, le/la d’administration et finances devra :

S’assurer que l’organisation à travers le programme se conforme aux exigences légales du pays (enregistrement, paiements des taxes, impôts, etc.) ;

Suivre les évolutions des règlementations maliennes et communautaire relatives aux associations et faire des propositions au CAF pour assurer le respect par ODES-MALI de ses obligations légales ;
Gérer les relations avec tous les fournisseurs et prestataires de services contractés par le programme, y compris le paiement du loyer, la gestion des contrats d’assurance et des abonnements (le cas échéant) ;
Formuler des recommandations, en lien avec la législation du travail ou toute autre loi du pays,

Lorsqu’approprié ;

b. En matière de ressources humaines, l’Assistant (e) devra :

S’assurer que le programme agit conformément au droit du travail et à ses engagements envers le personnel (rémunéré et non rémunéré);

Assister le CAF dans la préparation de la paye du personnel du programme, effectuer les retenues légales et s’assurer de leur paiement régulier (ITS, TL, TPNI, INPS, AMO);
Faire le suivi des congés annuels et des congés de maladie des employés-ées et s’assurer que leurs feuilles de présence soient bien complétées, dans les délais requis ;
Mettre à jour les dossiers du personnel en fonction des besoins ;

Assister le CAF dans la préparation et faire le suivi des contrats du personnel ;

c. En matière d’approvisionnement, l’Assistant (e) devra :

S’assurer du respect des procédures d’approvisionnement de ODES-MALI et du partenaire ;

S’assurer du suivi et de la mise à jour de la liste des fournisseurs/ prestataires pré-qualifiés ;
Aider à la préparation des documents nécessaires à la politique d’approvisionnement du programme ;
Faire la vérification des dossiers d’achats et de paiements et s’assurer de leurs exactitudes conformément aux procédures de ODES-MALI et du Partenaire ;