OBJECTIVES OF THE PROGRAMME
Les CSUs ont ete instaures dans la structure organisationnelle de l’OMS pourapporter un appui aux responsables de programmes et aux staffs, dans le but deleur permettre d’assumer entierement leurs responsabilites dans l’environnementdu GSM et egalement assurer le respect des textes, principes et procedures del’OMS, dans toutes les transactions administratives et financieres et tout typede transaction dans le contexte du nouveau systeme ERP (Enterprise ResourcePlanning).
DESCRIPTION OF DUTIES
L’Assistant Travel & Protocole rend compte au Charge des Operations et apporte son appui technique aux managers et aux staffs dans la gestion des transactions dans le GSM en rapport avec les domaines suivants :
1. Logistique et gestion des stocks Aider a coordonner et suivre les besoins des bureaux, en liaison avec les unités concernées ;Initier les correspondances pour les demandes des autorisations d’importation, d’exonération et des enlèvements d’urgence des intrants, matériels et équipements médicaux et non médicaux et en assurer le suivi, Initier et effecteur les demandes de franchise en Hors Taxes Hors Douanes
Initier les demandes d’autorisation spéciale d’importation Assurer le processus des actions d’enlèvements de colis en douane Faire le picking des stocks pour les beneficiaires
Etre responsable du magasin de stockage et s’assurer du suivi de l’état de conservation des stocks dans des conditions optimales et selon les normes ;
Effectuer le suivi des mouvements des stocks du magasin
Assurer la mise a jour hebdomadaire des fiches de stocks et effectuer un rapport Informer régulièrement le Point focal sur le niveau des stocks et son état ;
Assurer le suivi du processus d’inspection annuelle et des polices d’assurance de tous les véhicules du bureau.
Assurer l’appui logistique a la distribution des intrants dans les districts, a la réalisation des activités, des réunions et mission de terrain
2. Travel
Organisation des voyages et des réunions. Initier et gérer les plans de réunion dans le GSM ; Initier et gérer les requêtes de voyages pour les réunions et missions officielles ;
Gérer les arrangements administratifs pour toutes les missions et les réunions officielles du bureau pays ainsi que les plans de voyage.
Assure la conformité et le respect des politiques liées au voyage ; Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations des missions ; Initie et fait le suivi des requêtes de voyages officielles dans le système
Gere les demandes de réservation des chambres pour les staffs ou consultants en mission au Mali. A cet effet, il/elle est responsable de la gestion des relations et de la mise a jour des informations sur les hôtels et sites d’hébergement répondant aux critères de sécurité des Nations Unies au Mali.
Veille a informer le staff de toutes les modifications apportées aux SOP dans le cadre des voyages.
Assiste l’ensemble du personnel dans la mise a jour et la soumission des plans de voyage dans le système et dans la soumission des claims dans les délais.
Assiste dans la production de rapports, statistiques et/ou collecte d’informations en cas de besoin.
Fais le suivi avec les collègues de l’Unite Travel Procurement des autres pays, du bureau régional et du Siege pour les formalités liées aux déplacements des staffs et du personnel du Ministère en mission dans le cadre des activités financées ou suivies par le Bureau de l’OMS au Mali.
Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations liées aux voyages. Le titulaire du poste servira de backup pour les autres membres de l’équipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.3. Protocole Initie et fait le suivi des demandes d’octroi et de renouvellement de visas de tout le personnel et les consultants en mission au Mali.
Initie et fait le suivi des demandes d’octroi et de renouvellement de badges pour tout le personnel auprès del’UNDSS.
Assure la facilitation pour les voyages officiels de Monsieur le Représentant et de tout autre personnalité en visite au Mali.
Assure le suivi des relations entre le Bureau de l’OMS au Mali et le Ministère des Affaires Etrangères pour toutes les procédures liées aux activités du bureau et nécessitant leur intervention.
Produit une situation hebdomadaire des visas et arrivées et départs du bureau et assure la coordination avec la logistique pour le transport et l’hébergement des staffs et/ou consultants en mission au Mali.
Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l’équipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education
Essential: Diplome d’etudes secondaires suivies d’une formation en Administration et Gestion.
Desirable: Bac +2 en Administration et en gestion.
Experience
Essential: Aumoins 5 annees d’experience dans une institution publique ou privee reconnue.
Desirable: Experience dans des postes d’appuiadministratif ou dans le suivi des voyages au sein de l’OMS ou dans une autreagence des Nations Unies est un atout. Une experience dans les systemes basessur Oracle ou un autre systeme similaire a ERP est un atout.
Skills
Le titulaire du poste devra faire preuve de maitrise, actualiser ses connaissances dans l’utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l’auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l’OMS, pour etre en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.
Utilisation des compétences linguistiques
Essentielle : Connaissance débutante de l’anglais.
Connaissance approfondie du français. Souhaitable
RÉMUNÉRATION
L’OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux un ensemble de rémunérations attractif, qui pour le poste ci-dessus comprend un salaire de base net annuel à partir de 10 294 000 XOF (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d’assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congés annuels.
Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://careers.who.int/careersection/ex/jobdetail.ftl?job=2409843
Date limite : 08 Janvier 2025
