Avis de recrutement
Assistant(e) Admin / Logistique
Réf du poste: SYS/AAL/002/2024
Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.
Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Concern a un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes. Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail. En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail. Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles. Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires.
Pour mettre en œuvre et développer les programmes ambitieux et motivants de Concern,
Nous cherchons :
Un (e) (1) Assistant(e) Admin / Logistique
Lieu :
Basé(e) à Tillabéry
Superviseur :
Coordinatrice Logistique
Grade :
4
Autres Avantages :
Couverture médicale, prime de transport, prime de tabaski/Prime de ramadan/Prime scolaire, et autres avantages.
Rôle principal :
Sous la supervision de la coordinatrice Logistique basé à Niamey, l’Assistant Admin / Log est responsable de la gestion efficace des fonctions de logistique et admin dans le bureau de Tillabéry pour les programmes et projets de Concern Worldwide conformément aux politiques et procédures logistiques et administratives de Concern Worldwide.
Le but de ce poste est d’assurer un appui logistique et administrative efficace aux programmes et projets à Tillabéry.
Il/elle devrait exécuter toute activité liée aux besoins des opérations de Concern Worldwide qui pourront lui être assignées par son superviseur.
Les responsabilités spécifiques de ce poste sont notamment (liste non exhaustive) :
Gestion des achats locaux ;
Gestion de véhicules, de cargaison et mouvements de personnes à partir de Tillabéry.
Communication et sécurité ;
Gestion des équipements (garder et rapporter les assets) à Tillabéry
Gestion administrative des données logistique et rapportage.
Tâches et responsabilités principales :
Responsabilité 1 : Gestion des achats locaux
Collecter les cotations et analyse de celles qui ne nécessitent pas un comité d’achat sous la supervision de la Coordinatrice logistique.
Transmettre et récupérer de bons de commandes/contrats aux fournisseurs / prestataires sous la supervision de la Coordinatrice Logistique.
Suivre les de délais des livraisons des commandes auprès des fournisseurs / prestataires sous la supervision de la Coordinatrice Logistique.
Suivre les bons de commander et contrats, et s’assurer que les fournisseurs respectent les délais des livraisons sous la supervision de la Coordinatrice Logistique.
Transmettre à la logistique Niamey les demandes de fournitures nécessitant un traitement au niveau de la coordination sous la supervision de la Coordinatrice Logistique.
Réceptionner les factures et préparer les demandes de paiement à soumettre à l’approbation des responsables habilités.
Coordonner avec le bureau de Niamey et le coordinateur logistique sur tous les besoins logistiques au bureau de Tillabéry.
Toute autre tâche assignée par le superviseur.
Responsabilité 2 : Gestion de véhicules, des cargaisons et mouvements de personnes
Maintenir les dossiers contenant tous les fichiers/ documents des véhicules, log-sheet et bons de consommation de carburant (fuel voucher) en consultation et coordination avec le Transport Officer.
Organiser le ravitaillement du carburant des engins roulants et en faire le suivi en consultation et coordination avec le Transport Officer.
Préparer les rapports mensuels de transport pour les véhicules, y compris les rapports des générateurs, renseignant sur l’utilisation du carburant, le kilométrage et les coûts de réparation/entretien par véhicule et générateur, et les partager avec le Transport Officer pour vérification avant de les partager avec le Coordinateur logistique pour consolidation.
Toute autre tâche assignée par le superviseur.
Responsabilité 3 : Communications et sécurité
Fournir l’appui dans la gestion des équipements de communication (Thuraya, HF/VHF, le cas échéant.) et s’assurer de leur bon fonctionnement permanent ;
Assurer que le protocole radio est suivi à tout moment et que le matériel radio est utilisé convenablement et correctement lorsqu’il sera en place;
Appuyer le point focal de sécurité pour Tillabéry et le Systems Director dans la collecte d’informations sécuritaires dans la région de Tillabéry et dans suivi de la mise en application de règles de sécurité.
Toute autre tâche assignée par le superviseur.
Responsabilité 4 : Gestion des équipements
S’assurer de la bonne gestion et utilisation des assets affectés à Tillabéry pour utilisation par le personnel et le bureau.
Toute autre tâche assignée par le superviseur.
Responsabilité 5 : Gestion administrative des données logistique et rapportage
Identifier les acteurs locaux faisant partie de son environnement de travail (prestataires de services, fournisseurs, etc.), créer et maintenir des relations favorables de travail avec ces interlocuteurs ;
Avec les responsables d’activités du programme et les coordinateurs admin et Log, déterminer les besoins en supports (maintenance, d’approvisionnement, énergie, éclairage, eau, matériel, consommables) pour le bureau et les sites de projet.
Avec l’appui de la coordinatrice logistique, compiler les données quantitatives (consommations, stocks, distributions…), rédiger les rapports (Transport, Carburant, Stock et Equipement) et les soumet à temps au Coordinatrice de Logistique.
Assiste le Département RH sur le suivi des décomptes de congés payés et autres absences ;
Appui la senior Admin RH sur les demandes d’acomptes et d’avances sur salaires du personnel basé à Tillabéry ;
Respecte les formalités administratives et juridiques nécessaires à l’exercice du travail, exigé par les autorités régionales de Tillabéry
Toute autre tâche assignée par le superviseur.
Autres tâches :
En dehors de ses responsabilités et tâches mentionnées ci-dessus, le titulaire du poste pourrait être demandé à :
Changer temporairement de lieu d’affectation suivant les exigences du programme pour une couverture de poste, si nécessaire ;
Participer aux formations et ateliers organisés/identifiés par le supérieur hiérarchique
Effectuer des tâches supplémentaires en dehors de ces responsabilités pour diverses de raisons et en fonction des nécessités, (besoin urgent, un collègue absent, etc.).
Contribuer autant que possible à la poursuite et à la promotion de la redevabilité y compris les engagements de Concern au HAP (Partenariat pour la Redevabilité Humanitaire)
Dénoncer au supérieur hiérarchique approprié, toute violation du Code de Conduite et politiques associées; cette tâche est une obligation de tout un chacun.
Maintenir la confidentialité de toutes les informations acquises à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et responsabilités, soit par des collègues ou concernant toute autre activité menée par Concern en général, qui n’ont pas encore été rendues publiques par la Direction.
Effectuer toutes autres tâches qui seront confiées par la hiérarchie dans le cadre de ce poste.
Toute autre tâche assignée par le superviseur.
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES :
Qualifications/Profil:
Minimum un diplôme de niveau BAC+3 en logistique, en achat/approvisionnement international ou en gestion de transport. Un diplôme équivalent en sciences sociale couplé d’un certificat de formation professionnelle en achat/logistique et d’une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine serait acceptable.
Minimum 2 an d’expérience en logistique, ou en gestion des achats, ou en gestion de transport, ou encore en gestion des distributions, ou de gestion administrative, de préférence avec les ONG Internationales humanitaires.
Etre prêt à travailler avec un degré minimum de supervision, sous pression et capable de prendre et de proposer des initiatives
Savoir lire, écrire et s’exprimer correctement en français et en anglais.
Excellent niveau de communication en langues locales est souhaitable (Djerma, Haoussa, etc.)
Connaissance du secteur humanitaire.
Capacité à prioriser les tâches et à respecter les deadlines.
Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps;
Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité;
Bonnes compétences informatiques et maîtrise du pack Office: MS World, Excel, PowerPoint, Outlook et utilisation de l’Internet.
Une très bonne connaissance de la région de Tillabéry et une expérience avec le contexte opérationnel de la région.
Empathie avec les objectifs de Concern et engagement envers le renforcement des capacités, la responsabilité, la participation et l’égalité du genre.
Compétences :
Caractère essentiel
Orientation vers les résultats
Patience et bon esprit d’équipe
Intégrité personnelle
Raisonnement analytique
Proactivité, anticipation
Rigueur/attention aux détails
Capacité à prendre des initiatives
Compétences essentielles
- Service à la communauté
- Planification et organisation
- Comprendre les autres
Compétences préférées
- Communication efficace
- Aptitude à apprendre
- Flexibilité et honnêteté
- Créativité
Dépôt et composition des dossiers de candidature:
Les dossiers comportant un CV détaillé d’un maximum de 4 pages avec les références du / de la candidat (e), une lettre de motivation, et une copie de la carte ANPE devront parvenir par courrier électronique à l’adresse suivante : Niger.hr@concern.net au plus tard le 26/01/2024 à 12H00.
Veuillez mettre comme sujet de messagerie la référence du poste : Réf du poste: SYS/AAL/002/2024
NB : Les dossiers de recrutement ne comportant pas la référence du poste ne seront pas étudiés
Concern est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à tous les candidats qui pensent qu’ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu à Concern n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Ceci est contre la politique de Concern et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon à faire partie du processus, prière de bien vouloir porter votre plainte auprès du CD, ou à quelqu’un d’autre en qui vous avez confiance.
