ONU RECRUTE ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Cadre organisationnel

Le poste se situe au sein du Groupe Sécurité de l’entité de liquidation des Nations unies (MINUSMA), à Bamako. Les assistants administratifs de ce niveau sont généralement placés sous l’autorité d’un administrateur principal, d’un chef d’unité, d’un chef de service ou d’un chef/directeur de l’entité de liquidation. L’assistant administratif assiste les chefs d’unité/de section/de service dans la gestion des activités administratives quotidiennes et de routine de l’équipe de liquidation.

Responsabilités

Sous la supervision générale du chef de groupe, le/la titulaire de ce poste sera amené(e) à accomplir les tâches suivantes : Gestion des ressources humaines : Effectuer diverses actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité de travail, par exemple le recrutement, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation de la performance, les examens du classement des emplois, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en appliquant systématiquement les règles, règlements, politiques et procédures des Nations Unies. Assurer la liaison avec les services administratifs et/ou exécutifs au besoin. Maintenir, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers d’avis de vacances de poste. Préparer les formules de notification administrative dans les outils électroniques actuels des Nations Unies, par exemple les Systèmes d’informatique de gestion tels que Umoja. Conseiller le personnel en matière de visas. Fournir des conseils et répondre aux questions générales sur les procédures et les processus de classement. Fournir des informations et des conseils au personnel et aux consultants en ce qui concerne les conditions relatives au service, aux devoirs et aux responsabilités, ainsi que les avantages et prestations prévus par le Statut et règlement du personnel. Surveiller les tableaux d’effectifs affectés à diverses activités de ressources humaines, par exemple les nominations, la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, le transfert et le déplacement du personnel. Budget et finances : Fournir une assistance pour la préparation et l’élaboration du programme de travail et du budget du bureau. Assister régulièrement dans le suivi du budget ou du programme de travail en fonction de divers budgets, fonds d’affectation spéciale, subventions et autres fonds ; enregistrer, au besoin, les réaffectations de ressources et mettre en oeuvre les réaffectations selon les besoins. Recueillir des informations provenant des bases de données pertinentes et fournir une assistance dans la préparation des rapports financiers. Fournir une assistance dans l’examen et la préparation du plan à moyen terme et ses révisions. Examiner et aider à finaliser les prévisions des dépenses et les projets de budget pour les besoins en personnel et autres types de besoins pour l’entité de liquidation, notamment les aspects programmatiques. Veiller au respect du plan à moyen terme et des autres mandats législatifs. Peut éventuellement aider les gestionnaires à définir des besoins en ressources pour les projets de budget. Surveiller l’exécution du budget et les dépenses et enregistrer la réaffectation des fonds si nécessaire. Examiner les demandes d’achat de biens et de services pour confirmer (a) l’exactitude des objets de dépense et (b) la disponibilité des fonds. Surveiller les ressources extrabudgétaires, conformément aux accords et aux plans de dépense, en accordant une attention particulière aux règles et règlements, ainsi qu’aux politiques et procédures établies. Assister dans la préparation des conclusions relatives au budget ; assister dans la finalisation des rapports sur l’exécution du budget en accordant une attention particulière aux écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles. Administration générale : Fournir des conseils à l’entité de liquidation et/ou au personnel subalterne. Peut éventuellement fournir une assistance pour examiner les accords du pays hôte, les accords budgétaires ou les contributions pour les subventions ou d’autres activités dans les zones attribuées. Identifier et communiquer les problèmes ou questions à mesure qu’ils se présentent et recommander des mesures appropriées. Se coordonner régulièrement avec les groupes de srevice et assurer la liaison, au besoin, avec les membres internes de l’équipe dans l’entité de liquidation et dans les stations secondaires. Exécuter d’autres tâches administratives connexes selon les besoins (par exemple les voyages, le suivi des comptes et des paiements aux fournisseurs et aux contractants, l’examen des plans d’espace physique, l’assistance dans l’identification des besoins technologiques du bureau, l’entretien des équipements, des logiciels et des systèmes ; l’organisation et la coordination des séminaires, conférences et traductions).

Compétences

Professionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et de garantir la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail. Aptitute à la communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit. Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient. Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue. Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au publicauquel on s’adresse. Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenirchacun au courant. Esprit d’équipe : Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs del’Organisation. Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui. Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel. Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même sielles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre. Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part deresponsabilité dans ses échecs.

Formation

Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est exigé.

Job – Specific Qualification

Une formation technique dans les domaines de la Finance, le budget, la gestion des ressources humaines ou l’administration est souhaitable.

Expérience professionnelle

Un minimum de cinq (5) années d’expérience à responsabilité croissante dans l’administration, la finance, le budget, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou un domaine connexe est requis De solides compétences informatiques, notamment en matière de traitement de texte et de feuilles de calcul, sont requises. Une connaissance spécifique des outils électroniques administratifs des Nations unies, tels qu’Umoja ou ERP, est souhaitable. Une expérience préalable dans une fonction liée au sein d’une entité du système commun des Nations unies ou d’une organisation internationale comparable est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise.

Méthode d’évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.

Notice spéciale

Ce poste est temporairement disponible au sein de l’équipe de liquidation de la MINUSMA jusqu’au 31 mars 2025, sous réserve de l’approbation du budget. Si le candidat sélectionné est un membre du personnel du Secrétariat des Nations Unies, la sélection sera administrée comme une affectation temporaire. Bien que cette affectation temporaire puisse donner au candidat retenu l’occasion d’acquérir une nouvelle expérience professionnelle, la sélection pour ce poste est limitée dans le temps et n’a aucune incidence sur l’occupation future du poste. En fonction de la source de financement du poste, l’éligibilité à ce poste temporaire peut être limitée aux candidats basés au lieu d’affectation. Ce poste fait l’objet d’un recrutement local conformément à la règle 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Les candidats aux postes de la catégorie des services généraux et des catégories apparentées doivent être autorisés à travailler pour les Nations Unies dans le lieu d’affectation où se trouve le poste. Les candidats éligibles sélectionnés en dehors du lieu d’affectation sont responsables des dépenses liées à leur réinstallation dans le lieu d’affectation. Les membres du personnel recrutés localement n’ont pas droit aux indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international. Les membres du personnel des organisations du système commun des Nations Unies qui atteindront l’âge obligatoire de la cessation de service ou de la retraite pendant la durée de l’actuelle période de besoin temporaire ne peuvent pas postuler. Le fait de soumettre une candidature ou d’être sélectionné pour l’offre d’emploi temporaire actuelle ne retarde ni n’augmente l’âge obligatoire de la cessation de service. Les retraités ayant dépassé l’âge de la cessation de service obligatoire et souhaitant être pris en considération pour l’offre d’emploi temporaire en cours doivent indiquer la raison de leur dernière cessation de service comme étant la “retraite”. Ces retraités ne seront pas employés par l’Organisation, sauf si : a) les besoins opérationnels de l’Organisation ne peuvent pas être satisfaits par des membres du personnel qualifiés et disponibles pour exercer les fonctions requises ; et b) l’emploi proposé ne nuirait pas à l’évolution de carrière ou aux possibilités de redéploiement d’autres membres du personnel et représente une solution à la fois rentable et saine sur le plan opérationnel pour répondre aux besoins du service. Le Secrétariat des Nations Unies s’est engagé à atteindre un équilibre entre les hommes et les femmes au sein de son personnel. Les candidates sont vivement encouragées à postuler à ce poste.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme ou du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d’intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des délits autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue. Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs. Des aménagements raisonnables peuvent être fournis aux candidats en situation de handicap sur demande, pour soutenir leur participation au processus de recrutement. En acceptant une lettre de nomination, les membres du personnel sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies conformément à l’article 1.2 (c) du Statut du personnel. En outre, les fonctionnaires des catégories professionnelle et supérieure jusqu’au niveau D-2 inclus et de la catégorie du Service mobile sont normalement tenus d’être périodiquement mutés dans différents lieux d’affectation pour exercer leurs fonctions, dans les conditions établies dans l’instruction administrative ST/AI/2023/3 sur la mobilité, telle qu’elle peut être modifiée ou révisée. Cette condition de service s’applique à tous les avis de vacance de poste spécifiques et ne s’applique pas aux postes temporaires. Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira, et à consulter le manuel du candidat en cliquant sur « Manuels » dans la case « Aide » de la page d’accueil de leur compte Inspira. Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature. Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://careers.un.org/jobSearchDescription/228305?language=fr

DELAI DE CANDIDATURE : 28 FEVRIER 2024