ORFED RECRUTE GESTIONNAIRE DE BUREAU H/F

Fiche de Poste : Gestionnaire de bureau

Avis :

Dans le cadre de la mise en œuvre de son nouveau Programme de promotion pour une paix durable au Mali (PPDM) ORFED, souhaite recruter un gestionnaire de bureau pour la coordination du projet à Bamako.

Description du poste

L’objectif du poste est d’assurer un appui au Chef du projet et du Responsable Financier dans le cadre de l’exécution de leurs tâches et la réalisation des activités dudit projet. Les tâches sont diverses et multiples. Elles vont de la réception des visiteurs jusqu’à la maintenance des locaux, la gestion du parc roulant et du matériel. Tout ceci en veillant scrupuleusement au respect des procédures en vigueur.

Profil recherché

Homme/Femme, issu (e) d’une formation de logisticien et/ou d’une formation en communication, vous justifiez d’une expérience professionnelle d’au moins 2 (deux) ans à un poste similaire de préférence dans une ONG ou dans la coopération internationale. Vous maîtrisez l’outil informatique (Word, Excel, Internet, présentation),

Responsabilités / Tâches

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

1-Gérer la petite caisse

Etablir les besoins mensuels pour la petite caisse
Faire la demande de fonds pour la petite caisse

Analyse, liquidation et exécution des dépenses (paiement des factures d’eau électricité, achat de petits matériels et frais de réparation etc.)
Collecter les factures et reçus pour les dépenses effectuées
Soumettre les factures et reçus au responsable financier

Faire l’inventaire de la petite caisse

2-Assurer la fonction d’assistant de bureau

Accueil et orientation des visiteurs

Tenir de façon journalière le cahier des visiteurs
Effectuer les courses administratives
Faire la gestion du courrier physique et numérique (numérotation des courriers, transmission et classement/archivage)

Assurer la production et le classement de toutes les notes de service, les listes de présence, les PV, les justificatifs de payement et les diverses lettres administratives.

3-Gérer la logistique

Etablir les besoins d’entretien du bâtiment, des matériels et véhicules,

Assurer la mise à jour de l’inventaire des stocks, matériels
Prospection et organisation des consultations pour l’acquisition et la cession des biens et services
Appuyer le personnel d’appui (chauffeur, gardiennage et nettoyage).

Préparer la logistique de réunions, des ateliers et des missions,
Veiller au respect et à l’application du manuel des procédures dans le cadre de ses attributions

4- Assurer la Communication et la visibilité

Tenir et animer la plateforme de communication de la coordination
Collecter les images et autres documents pouvant être publiés
Faire valider par qui de droit les documents à publier

Participer à la rédaction des documents à publier
Faire la publication des documents (articles et autres publications) sur la plateforme de communication de la coordination
Faire l’archivage des documents (articles, photos etc.) publiés

Nb : possibilité de participer à des missions de terrain dans le cadre de la communication et la visibilité

Tout dossier de candidature doit inclure :

Lettre de motivation (maximum 2 pages),

Curriculum vitae (maximum 3 pages),
Copies des attestations/diplômes
Une indication de disponibilité

Dépôt des dossiers :

Tout dossier de candidature doit avoir la mention complète du poste.
La lettre de motivation doit être adressée à la Présidente de l’ONG ORFED

Les dossiers physiques peuvent être déposés au siège de l’ONG ORFED sis à Banankabougou bolé SEMA, 93 logements, villa F 15 ; tel : (00223) 20206820 / 73284774
Par e-mail avec un attaché sous format PDF contenant tous les documents requis à envoyer à l’adresse ci-après : as_orfed@yahoo.fr
La date de clôture des soumissions est fixée : 16 août 2024