PAM RECRUTE RESPONSABLE DE GESTION DES PARTENARIATS H/F

Sous la supervision directe du Chef de Programme adjoint, le responsable de gestion des partenariats opérationnels (partenariats opérationnels) sera chargé de l’unité de partenariat opérationnel (FLA) qui gérera les partenariats des ONG, des instituts de recherches et des structures étatiques soutenant la mise en œuvre des activités du Plan Stratégique Pays du PAM . Le titulaire du poste collaborera étroitement à la coordination de l’unité de partenariat opérationnel et collaborera avec les gestionnaires d’activités : Budget et programmation, chaîne d’approvisionnement, achats, finances, gestion des risques et conformité, ainsi qu’avec les bureaux auxiliaires dans l’exécution des tâches.

PRINCIPALES RESPONSABILITES:

Partenariat Operationnel et Coordination

a- Diriger l’unité des partenariats opérationnels et fournir des orientations stratégiques aux responsables d’activités en ce qui concerne l’engagement avec les acteurs soutenant la fourniture de l’aide du PAM au Mali, y compris la liaison avec les unités de partenariat opérationnel et juridique de la Bureau Régional et du siège, si nécessaire, sur les relations contractuelles appropriées avec ces acteurs ;

b- En liaison le siège et des bureaux régionaux, veiller à ce que les normes, les mesures d’assurance et les modèles les plus récents concernant les engagements de partenariat opérationnel soient utilisés et que les besoins du PAM Mali soient pris en compte dans les procédures et pratiques nouvelles ou révisées concernant les engagements de partenariat opérationnel au niveau du siège et des bureaux régionaux ; Superviser et gérer directement le travail de l’Unité des Partenariats Opérationnels.

PLANIFICATION ET MISE EN ŒUVRE DES FLA/MOU

a- Gérer les processus liés aux demandes d’expression d’intérêt, aux demandes de propositions et aux demandes d’attribution de contrats / FLA, à la rédaction d’accords et aux modifications ultérieures, en veillant à ce que tous les accords et les modifications soient élaborés et publiés conformément aux règles et réglementations juridiques et financières du PAM.

b- En accord avec les directives d’entreprise des ONG, soutenir le développement du bureau de pays du Mali en ce qui concerne l’administration et l’utilisation du portail des partenaires des Nations Unies et des plateformes Partner Connect, et fournir les conseils nécessaires aux partenaires coopérants.

c- Coordonner un groupe interfonctionnel pour développer des normes d’évaluation minimales basées sur les résultats des vérifications ponctuelles, de la supervision et de l’audit, afin d’aider au processus de sélection des partenaires.

d- Coordonner les réunions du comité des partenaires coopérants (CPC) et en assurer la présidence le cas échéant. Appréhender les documents destinés au CPC afin de s’assurer qu’ils répondent à des normes acceptables et qu’ils sont complets et exacts.

e- Veiller à ce que les membres du CPC soient informés et à ce que des présentations claires et succinctes soient faites lors des CPC afin de permettre des décisions éclairées ;

f- Veiller à ce que les procédures opérationnelles standard relatives à la gestion du cycle de vie des accords de services financiers, à la conformité et aux normes minimales/maximales pour les accords de services financiers soient en place et fonctionnent ;

g- Veiller à ce que les exigences en matière d’établissement de rapports soient respectées et travailler en étroite collaboration avec les collègues interfonctionnels.

h- En collaboration avec le chef/adjoint du programme, l’unité EPR et les responsables d’activités, préparer des plans de performance et de mise en œuvre semestriels et annuels (alignés sur le plan stratégique du PAM pour le pays et le budget du portefeuille du pays).

GESTION ET CONTROLE DU BUDGET

a- Coordonner l’examen des budgets FLA et des rapports financiers par rapport aux structures de coûts normalisées afin de fournir un retour d’information critique à l’unité de programme.

b- En collaboration avec les responsables d’activités et l’unité Finances/BPU, examiner les rapports mensuels sur les dépenses d’activités, l’analyse des tendances et les prévisions de dépenses à des fins de suivi budgétaire et de responsabilisation de la FLA.

c- Coordonner le processus d’examen des demandes de paiement et s’assurer que les paiements sont effectués conformément à l’accord, aux calendriers de paiement convenus et qu’ils sont conformes aux normes IPSAS.

d- Servir de point d’escalade pour la résolution de questions complexes pour les chefs de sous-bureau et les gestionnaires d’activité, en surmontant les goulets d’étranglement dans les flux de processus opérationnels et en permettant une mise en œuvre efficace et opportune des activités du programme ;

e- Conjointement avec d’autres unités, élaborer un plan annuel pour les contrôles ponctuels des CPs, entreprendre des missions et assurer un suivi régulier des principales constatations. Examiner avec la direction les risques potentiels liés aux engagements de la CP et recommander des mesures d’atténuation des risques à l’attention de la direction.

RENFORCEMENT DES CAPACITIES DES PARTENAIRES

a- Concevoir une formation d’intégration pour les CPs au début de leur FLA, couvrant les exigences en matière de rapports et de finances, la vue d’ensemble et les objectifs programmatiques, la protection et la responsabilité envers les populations touchées, la protection des données et d’autres sujets clés déterminés

b- Coordonner l’exercice d’évaluation des capacités pour s’assurer que les CP sont conformes aux exigences du partenariat opérationnel du PAM.

c- Veiller à ce que des plans d’action en matière de capacités soient élaborés pour chaque CP et à ce que la formation et le soutien soient fournis pour renforcer les capacités des CP.

e- Organiser des réunions trimestrielles des CP du CO et assurer une consultation régulière des CP ainsi qu’une gestion efficace des relations au niveau du CO et du FO ;

f- S’acquitter de toute autre tâche, le cas échéant.

SPECIFIC QUALIFICATIONS & EXPERIENCE REQUIRED: (optional)

Diplôme universitaire supérieur en politique publique, administration publique, économie, gestion, développement international, relations internationales, ou un premier diplôme universitaire avec des années supplémentaires d’expérience professionnelle et/ou de formations.
Au moins 6 ans d’expérience professionnelle.

Expérience de la préparation d’accords avec des partenaires et de l’examen de budgets et de rapports pour la direction.

Expérience de la traduction des exigences opérationnelles en informations financières.
Expérience de la production et de l’interprétation d’informations consolidées sur les pipelines, les budgets, la chaîne d’approvisionnement et les plans opérationnels.
Solides compétences analytiques ; ingéniosité, esprit d’initiative, maturité de jugement, tact, aptitudes à la négociation.

Capacité à communiquer clairement à l’oral et à l’écrit.
Aptitude à travailler en équipe et à établir des relations de travail efficaces avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes.
Capacité à utiliser le français comme langue professionnelle. La maîtrise de l’anglais (écrit/parlé) est également requise.