PLAN INTERNATIONAL GUINÉE RECRUTE RECEPTIONNISTE H/F - Y'a Bara

AVIS DE RECRUTEMENT

Réceptionniste

Référence : PL-G-014/PROG/FY24

Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, Plan International Guinée lance par le présent avis, un appel de candidature pour le recrutement de la position suivante :

Réceptionniste

DIMENSIONS DU POSTE

Sous la supervision du CASCM et en relation fonctionnelle avec la coordinatrice logistique il (elle) assure les travaux de secrétariat au niveau du bureau, gère la petite caisse du Bureau National et organise les voyages pour l’extérieur

RESPONSABILITES

Soutien administratif général

Gérer les appels entrants et effectuer des tâches administratives générales ;
Ouvrir et distribuer, numériser et sauvegarder dans un système de classement électronique et (se préparer quotidiennement à attirer l’attention du CSCM sur leur degré d’urgence ;
Utiliser un logiciel de traitement de texte tel qu’un fichier audio Microsoft Word et copiez des lettres à la machine Traiter les demandes de renseignements téléphoniques et électroniques en utilisant un système de messagerie électronique (par exemple, Microsoft Outlook)

Photocopier et imprimer divers documents, parfois au nom d’autres collègues ;
Organiser et stocker des documents, des informations informatiques, créer et gérer des systèmes de classement et autres systèmes de bureau v/ Tenir des agendas et organiser des rendez-vous ;
En collaboration avec le magasinier, approvisionner en fournitures de bureau et d’équipement en veillant à ce que tous les membres du département disposent de stocks suffisants ;

Accueillir les visiteurs au bureau de manière amicale, professionnelle et au besoin leur apporter du soutien administratif ;
En collaboration avec les services de téléphonies veiller au rechargement à temps des crédits et datas du staff pour faciliter leur communication ;
Procéder au paiement à temps des services des sociétés de téléphonie et agences de voyage ;

Développer et maintenir le système de classement manuel en s’assurant que les fichiers non thématiques sont archivés correctement pour s lassurer que les listes de fichiers sont à jour en permanence ;
Organiser et suivre le courrier (Arrivée et Départ) et les distribuer aux destinataires dans les délais ;
Traiter la correspondance entrante et sortante et répondre aux demandes de renseignements, en les transmettant à d’autres membres du personnel, ailleurs dans Plan International ou à l’extérieur, selon le cas ;

Développer et maintenir un système efficace de gestion du courrier. Cela comprendra le suivi de l’avancement des requêtes découlant de la correspondance et s’assurera qu’elles parviennent à une conclusion satisfaisante et en temps voulu ;
Archiver les lettres de transmission (Arrivée et Départ) et par année fiscale pour le suivi de la traçabilité ;
Gérer la petite caisse du Bureau National conformément à la procédure de la gestion de petite caisse de Plan International guinée en vigueur ;

S’assurer que la petite caisse est placée dans un endroit sécurisé en l’occurrence dans le coffre-fort après les opérations journalières ;
Recevoir à tout moment les contrôles périodiques par les superviseurs et des contrôles inopinés par les Département RMIC de Plan International ;
Réapprovisionner la caisse à temps afin d’éviter les ruptures de liquidité préjudiciable au bon fonctionnement du bureau ;

Organisation des réunions, ateliers, évènements au niveau National en collaboration avec la logistique et le coordinateur de l’administration ;
Faciliter l’organisation matérielle et logistique des rencontres et ateliers planifiés par le bureau. Il peut être nécessaire de rédiger ce livre pour réserver des salles de réunion et des installations de conférence en liaison avec le personnel d’autres départements et avec des contacts externes ;
Planifiez et assistez à des réunions, créez des ordres du jour et rédigez des procès-verbaux ;

Organisation des services de réunions (production des ordres du jour et prise de procès-verbaux)
Organiser les voyages et l’hébergement du staff et des visiteurs internationaux Procéder aux réservations de billets d’avion conformément aux requêtes et assurer le suivi afin de répondre à toute modification éventuelle ;
Faire un rapport mensuel sur ses activités d’achat de billets et le soumettre à son superviseur

Exécuter des tâches diverses å la demande du superviseur ;

Relations de travail cles [Cette section fait référence aux personnes à l’intérieur et / ou à l’extérieur de l’organisation avec lesquelles le titulaire du poste doit être en contact, et pourquoi. Cela devrait inclure une présence virtuelle.]

INTERNE : travailles-en étroite collaboration avec l’Administration du CO
EXTERNE : Les fournisseurs de Biens & Services et les institutions techniques déconcentrées de l’Etat en charges des services généraux de base

Plus de détails sur le poste sur les images ci-dessous