L’Organisation
Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait avancer les droits des enfants et l’égalité filles-garçons ou l’égalité supp des droits pour les filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant mais nous savons que cela est souvent balayés par la pauvreté, la violence, l’exclusion, les normes sociales et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont le plus affectées.
En travaillant conjointement avec des enfants, des jeunes, des sympathisants et des partenaires, nous recherchons un monde plus juste et plus durable qui s’attaquent aux causes profondes des défis que les filles et les enfants vulnérables peuvent rencontrer.
Nous accompagnons, les filles et plus largements tous les enfants de la naissance jusqu’à l’âge adulte pour développer leur autonomie et leur donner la capacité de décider pour leur vie en situation de développement et/ou d’urgence. Nous stimulons des changements dans les pratiques et les politiques aux niveaux local, national et mondial grâce à notre portée, notre expérience et notre connaissance des besoins, des réalités et des inégalités.
Pendant plus de 85 ans, nous avons mobilisé d’autres optimistes déterminé∙es pour transformer les vies de tous les enfants dans plus de 80 pays. Ensemble, nous n’arrêterons pas.
Jusqu’à l’égalité !
Responsabilités
Gestion:
- Diriger la mise en œuvre et le suivi des politiques de subventions, des objectifs, des plans d’activités, des échéanciers et faire des recommandations pour la gestion efficace des subventions et la conformité
- Contribuer aux décisions collectives et éclairées prises par l’équipe de direction du pays (CLT) et le centre régional sur les questions liées à la gestion et à la conformité des subventions.
- Faciliter l’établissement et la mise en œuvre de normes de responsabilisation, d’efficacité et d’efficience dans la réalisation des objectifs des subventions organisationnelles.
- Représenter Plan International dans les engagements externes liés aux subventions et à la conformité.
- Fournir un soutien technique dans la phase de configuration du budget pour garantir que le budget annuel du pays est téléchargé dans SAP ou tout nouvel ERP conformément aux procédures de recouvrement des coûts.
- Soutenir les points focaux nationaux concernés, en garantissant le développement d’outils de cartographie et de suivi du recouvrement des coûts de toutes les subventions.
- Aider le CO à comprendre les facteurs de coûts et les ratios de coûts
Gestion des subventions :
- Maintenir une vue d’ensemble des budgets disponibles, du budget par rapport aux chiffres réels, anticiper les réalignements futurs et conseiller sur les corrections de cap et répondre aux demandes d’informations.
- Travailler en collaboration avec les chefs de projet pour préparer, examiner, soumettre et superviser les budgets et les prévisions du projet, en garantissant l’alignement avec les activités du projet.
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe financière pour développer et mettre en œuvre un ensemble standardisé de mesures de gestion financière de qualité pour les projets financés par des subventions, y compris les indicateurs de performance clés standard, les directives budgétaires et de reporting, le traitement des dons en nature, les plans d’approvisionnement et de gestion des actifs, la formation à la conformité, les procédures de démarrage et de clôture des projets.
- Analyser le portefeuille de subventions pour informer le CLT sur la santé financière des subventions
- Communiquer avec les donateurs et les NO, selon les besoins, sur toutes les questions liées au financement des subventions et les mettre à jour.
- Veiller à ce que le service des subventions :
- Maintenir à jour les sections de subvention pertinentes de SAP ou du nouveau ERP, pour les projets alloués et les subventions, les données SAP/ERP sont maintenues à jour.
- Assurez-vous que les dossiers de subventions/FAD et leur archivage (copies électroniques et papier) sont correctement conservés.
- Soutenir le démarrage et la mise en place efficaces de nouvelles subventions (mise en place du système, activation du FAD, atelier de démarrage, reconnaissance et enregistrement des revenus dans SAP, etc.) et leur clôture.
- Tenir des appels mensuels avec les chefs de projet pour suivre l’avancement des subventions et tenir des mises à jour trimestrielles sans aucun collègue sur le projet
- Effectuer des visites régulières dans les bureaux extérieurs pour soutenir le suivi, la conformité et l’établissement de rapports sur les subventions
- Mettre à jour les principaux systèmes de gestion des subventions, y compris le calendrier/les outils de suivi des rapports des donateurs et le rapport sur l’état des subventions.
- Recevoir et examiner les rapports narratifs et financiers en temps opportun et les soumettre avant la date limite du NO ou du donateur.
- Travailler en étroite collaboration avec le chef de projet et le personnel financier pour garder une vue d’ensemble de l’avancement financier des subventions actives grâce à un examen régulier des dépenses par rapport au budget approuvé.
- Soutenir la clôture efficace des subventions (y compris le transfert d’actifs, l’évaluation finale, les audits et les rapports, et la clôture finale du système).
Recouvrement des coûts
- Suivi mensuel du niveau d’effort du bureau de pays
- Tous les projets mettent à jour les PO pour s’aligner sur leurs coûts partagés PA et répartis CO avec des prévisions précises
- Piloter le développement et la diffusion d’un ensemble de formations sur le recouvrement des coûts, notamment le système automatisé de répartition des coûts
- Animer une formation de recyclage sur le processus et les procédures de recouvrement des coûts pour des pays spécifiques et assurer le suivi du plan d’action de formation
- Assurez-vous que tous les ICR NO sont correctement enregistrés sur les subventions et que les recharges sont complétées et communiquées aux NO
- Partager les notes de crédit avec les NON, le cas échéant, pour toutes les subventions collectées/reçues localement
Rapports financiers internes et externes :
- Veiller à ce que les rapports financiers et narratifs des donateurs et les données financières connexes soient finalisés et soumis à temps et avec qualité, conformément aux exigences/formats des donateurs, en garantissant l’alignement avec les deux rapports.
- Appui à la mise en place de formulaires de reporting financier efficaces, conformes aux exigences des systèmes financiers du projet, des donateurs et du Plan.
- Participer au mécanisme de rétroaction pour recueillir les enseignements tirés des projets en cours de mise en œuvre afin d’éclairer l’élaboration du budget futur et de s’appuyer sur les renseignements des donateurs du point de vue de la conformité.
Conformité des donateurs, risques et audit :
- Identifier les zones de risque en fournissant une analyse régulière de la santé financière des projets par rapport aux indicateurs de performance clés (KPI) standard et développer des stratégies pour atténuer ces risques.
- Fournir une formation et un soutien continu aux parties prenantes concernées, y compris les membres de l’équipe de projet,
- S’assurer que toutes les dépenses et tous les contrats du projet respectent les termes et conditions des accords avec les donateurs.
- Superviser la coordination des audits des donateurs avec les bureaux extérieurs pour le portefeuille de projets assigné.
- Évaluer les risques financiers des projets et mettre à jour les registres des risques si nécessaire pour la transmission à la direction, y compris les mesures d’atténuation.
* Examiner les accords avec les donateurs et les partenaires en s’assurant que les conditions financières sont compatibles avec les systèmes du Plan et sont favorables à une mise en œuvre et à un reporting de qualité.
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Lieu de travail : Bamako
Se rapporte au: Grand and Business Development Manager
Niveau : Grade 16
Date limite : Le 15 septembre 2024
L’application anticipée est encouragée, car nous examinerons les demandes tout au long de la période publicitaire et nous nous réservons le droit de fermer l’annonce en avant la date limite de dépôt des candidatures.
Veuillez noter que seules les candidatures et les CV rédigés en français ou anglais seront acceptés.
Une série de contrôles préalables à l’embauche seront effectués conformément à la politique de Plan International sur la protection des enfants et des jeunes.
En tant qu’organisation internationale de développement communautaire centrée sur l’enfant, Plan International s’engage pleinement à promouvoir la réalisation des droits de l’enfant, y compris leur droit à la protection contre la violence et les abus. Cela signifie que nous avons des responsabilités particulières envers les enfants avec lesquels nous entrons en contact.
Plan International croit que dans un monde où les enfants font face à tant de menaces, il est de notre devoir de veiller à ce que nous, en tant qu’organisation, fassions tout ce qui est en notre pouvoir pour assurer la sécurité des enfants. Nous ne devons en aucun cas contribuer à nuire aux enfants ou à les mettre en danger.
Plan International mène une politique d’égalité des chances et encourage activement la diversité en accueillant des candidatures provenant de tous les domaines de la communauté internationale.
Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://career5.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareerpvt?jobId=50346&company=PlanInt&st=8FD0DC7899D5E690CC6DE2EB84E4A6252AB04FC4
