Sous la supervision du DRR, l’Analyste à l’Administration et Logistique, est responsable de la gestion administrative effective ainsi que de la Logistique du bureau.
Il/Elle interprète les règles et procédures administrative et logistique et apporte des solutions adéquates à diverses situations qui ont trait à la gestion quotidienne du bureau.
Il/Elle promeut une collaboration et une approche orientée vers les clients et supervise et oriente le staff de l’Unité Logistique.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec le groupe des Operations, du Programme, des projets du bureau, le siège ainsi que les agences en vue d’assurer une gestion performante et efficace.
Dans le cadre du renforcement de l’équipe du bureau de Guinée, le PNUD recrute les services d’un(e) l’Analyste à l’Administration et Logistique.
Position Purpose
Sous la direction et la supervision générale du Représentant Résident Adjoint, l’Analyste à l’Administration et Logistique assure la gestion et l’exécution générales d’activités opérationnelles et logistiques variées et interdépendantes au sein du bureau de pays, garantissant une qualité et une précision élevées du travail.
Il/Elle favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter aux besoins opérationnels changeants et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler dans différentes unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
Duties And Responsibilities
Veillez à ce qu’un contrôle administratif et logistique efficace et approprié soit fourni au bureau de pays
- Assurer la pleine conformité des activités administratives et Logistique avec les règles, réglementations, politiques et stratégies du PNUD ;
- Développer la cartographie des processus administratifs opérationnels du CO et l’élaboration des procédures opérationnelles standard (SOP) internes ;
- Préparer des plans de travail axés sur les résultats pour l’équipe administrative ;
- Élaborer des propositions et mettre en œuvre des stratégies d’économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.
- Coordonner et superviser les expéditions et le dédouanement, les déplacements, la gestion des événements, les enquêtes administratives, les services de transport et d’assurance et la gestion de l’espace
- Fournir un soutien pour les questions de protocole, l’inscription du personnel, l’espace, la coordination avec les autorités locales et d’autres questions administratives
Coordonner la gestion des assets
- Préparer et soumettre des rapports périodiques d’inventaire et de gestion des actifs, coordonner la vérification physique des articles en stock.
- Assurer la gestion du parc auto et un contrôle adéquat des stocks et superviser la distribution appropriée des articles et des fournitures en stock.
Assurer le contrôle de la gestion administrative
- Présenter des informations soigneusement documentées pour la planification des ressources financières des services administratifs.
- Mettre en œuvre le mécanisme de contrôle des services administratifs, tenir à jour les registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses, et assurer le respect des exigences de continuité des activités
- Examiner, rechercher, vérifier et rapprocher une variété de données et de rapports en garantissant l’exactitude et la conformité aux règles et réglementations administratives
- Examen de l’intégrité des données dans la base de données, programme de contrôle ; analyse des résultats et lancement d’actions correctives si nécessaire
- Examiner les autorisations de voyage, la documentation, les paiements
Assurer la facilitation du développement et du partage des connaissances au sein du bureau pays en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants
- Organisation de formations pour le personnel des opérations/programmes/projets ;
- Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques ;
- Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Fournir un soutien majeur aux services communs
- Assurer la maintenance des services communs pour garantir l’intégration des activités des services communs et la mise en œuvre de la réforme de l’ONU ;
- Assurer une planification et un suivi adéquats des opérations sur les services communs et des contributions des organismes au compte des services communs ;
- Soumettre des informations sur les services administratifs fournis pour les factures de recouvrement des coûts ;
- Participer à la préparation du budget des services communs, élaborer les rapports et fournir des informations documentées pour les différents services ;
L’Analyste à l’Administration et Logistique exécute d’autres tâches jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.
Supervision/gestion : Supervision et gestion des performances du personnel de la Logistique.
Education
Required Skills and Experience
- Un diplôme universitaire supérieur (Master ou équivalent) en administration publique, logistique ou dans un domaine équivalent est requis, ou
- Un diplôme universitaire de premier cycle (Licence) associé à deux années supplémentaires d’expérience qualifiante sera pris en considération à la place du diplôme universitaire supérieur.
Experience
- Au minimum deux 2 années (avec le diplôme de Master) ou quatre 4 années (avec le diplôme de Licence) d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion des services administratifs, gestion financière ou de soutien aux programmes avec des responsabilités croissantes, sont requises ;
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des tableurs et des bases de données et de systèmes de gestion Web tels que ERP est requise ;
- Connaissances des procédures du système des Nations unies et du PNUD en particulier sont souhaitées
- Avoir une expérience pertinente en logistique ou gestion administrative de préférence dans une Institution Internationale serait un atout ;
- Des certifications en administration, en finances, et ou procurement sont souhaitables
Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://estm.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/fr/sites/CX_1/job/21113/?utm_medium=jobshare
date limite : 18 octobre 2024
