Intitulé du poste ADMINISTRATEUR BASE
Pays & base d’affectation MALI / ANSONGO
Rattachement hiérarchique COORDINATEUR TERRAIN
Rattachement technique COORDINATEUR ADMINSTRATIF & FINANCIER
Création/Remplacement REMPLACEMENT
Date d’arrivée souhaitée 15/02/2025
Durée 6 mois avec possibilité de renouvellement
Informations générales sur la mission
Contexte
Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale,
à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les
besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de
catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les
populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.
L’association mène environ 250 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition,
la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à
près de 6 millions de personnes dans 22 pays, répartis sur les 5 continents.
Dans le cadre de son approche régionale sur le Sahel Central, PUI intervient au Mali depuis 2013, dans les
régions de Gao (Cercle de Bourem puis d’Ansongo – 2014), Kidal (Cercles de Kidal, Tessalit et Abeibara), Mopti
(Cercles de Bankass et Bandiagara – 2019) et plus récemment, de San (Cercle de Tominian – 2023). Le bureau
de la coordination est basé à Bamako et une pharmacie centrale se trouve à Sévaré afin d’alimenter les
pharmacies au niveau des différentes bases. Depuis 2020, PUI a pour objectif de développer des approches
intégrées dans ses zones d’intervention, ainsi, PUI intervient au Mali dans de multiple secteurs comme la santé,
la nutrition, la protection, l’eau, l’hygiène et l’assainissement ainsi que la sécurité alimentaire. Soutenue par BHA,
ECHO et le Fonds Mondial, PUI met en œuvre des projets afin d’améliorer l’accès à des soins médicaux et
nutritionnels de qualité aux populations les plus vulnérables. En outre, PUI possède une forte capacité de
déploiement et de réponse d’urgence aux crises, notamment de déplacés internes grâce à son système de
cliniques mobiles.
C’est dans ce cadre que PUI cherche un/e Administrateur/trice Base solide et expérimenté au niveau national
pour gérer les activités financière, comptable, administrative et RH quotidienne de la base sur la base d’Ansongo.
Description du poste
Objectif global
Sous la responsabilité du Coordinateur Terrain et dans le respect du cadre défini par le/la Coordinateur/trice
Administratif et Financier et en collaboration avec le reste de l’équipe PUI, il/elle est responsable du bon
fonctionnement de la base sur les plans administratifs, financiers et RH.
Responsabilités et champs d’actions
L’Administrateur/rice de base est responsable, sous la supervision du Responsable de Base de la gestion
financière, comptable, administrative et RH quotidienne de la base.
Gestion Financière et Comptable
Gestion des Ressources Humaines
Objectifs spécifiques et activités associées
- ASSURE LA BONNE GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE
a. Assure le respect des procédures financières sur la base selon le manuel des procédures
administratives et financières
b. Gestion de la comptabilité
Tenue de la caisse et des journaux :
- Gère la caisse quotidiennement.
- Entre dans la main courante Excel, toutes les factures se rapportant aux mouvements comptables de sa
base selon le plan comptable et le Budget. - Effectue les différents paiements (avance sur salaires, factures …) sur base de pièces justificatives
valables (qui répondent aux critères de recevabilité : date, nom du fournisseur, description de l’article,
quantité, prix unitaire, montant en chiffre et lettre, signature du responsable pour lequel la dépense a été
réalisée, etc) et après vérification du respect des procédures d’achat (présence de DAS validée par les
personnes autorisées, factures validées pour paiement, etc.) - Paiement des journaliers, des salaires et suivi de la base de données
- Assure un contrôle de caisse quotidien
- Effectue une fois par semaine une vérification de caisse (des journaux et des pièces justificatives) sous
la supervision du Responsable de Base
- Vérifie que les dossiers d’achat sont complets et joints à la facture.
- Fait des propositions d’amélioration des procédures internes.
Paiement et suivi des perdiems des équipes Aide
Paiement des frais de vie des malades, des accompagnateurs et des agents de santé lors des
évacuations
Gestion des avances professionnelles : - Tenue du cahier des avances
- Suivi de la justification des avances remises
- Justification du solde des avances à chaque fin de mois
- Joint le dossier d’achat à chaque avance
Numérotation, codification et classement quotidien des pièces comptables
Envoi toutes les deux semaines au Responsable de Base les mains courantes à jour
c. Gestion de la clôture comptable
Effectue la clôture mensuelle de la comptabilité de la base
Effectue les copies des pièces comptables et transmet les originaux à la coordination avant le 5 du mois
Garantit un archivage clair et structuré des pièces comptables.
Envoie un pack comptable mensuel avec : - IPC scannés et signés
- Main courante
- Liste des fournisseurs ajoutés à la main courante
- Eléments constituant les dossiers administratifs (demande de congés, justificatifs…)
- Tableau de suivi des avances et justification du solde des avances
d. Gestion des finances
En collaboration avec la Coordination, suit l’état de la trésorerie de la base et effectue les demandes
d’approvisionnement appropriées, en tenant compte des contraintes et délais d’approvisionnement
Met à jour les prévisionnels de dépenses de sa base 2 fois par mois, et les transmet au responsable de
base.
S’assure de disposer du budget de la mission et du suivi Budgétaire à jour
e. Envoi mensuel d’un rapport financier/RH au Responsable de Base, qui comprend
Le solde de ses caisses/banque
Les avances ouvertes avec justification
La situation du paiement des primes des CSCOM
Le nombre de personnes évacuées par mois
La liste des pièces manquantes
Les différents appro cash terrain
Les congés pris sur sa base
Tout événement RH survenant sur sa base
Tout autre élément jugé nécessaire
- ASSURER LA BONNE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
a. Gestion des contrats
Fait signer les contrats de travail, les profils de poste et les transmet à l’Inspection du travail pour
signature
Prévient le supérieur hiérarchique un mois avant la fin d’un contrat.
b. Base de données RH et gestion des employés
Envoie chaque mois au responsable de base avant le 20 du mois l’état des acomptes sur salaires, et le
suivi des congés et absences des salariés de sa base
Imprime, et fait signer les bulletins de salaire et les transmet à la coordination en même temps que les
pièces comptables
Actualise le fichier de suivi des congés du personnel de sa base
Classe et met à jour les dossiers RH de sa base par employé en respectant la liste des éléments
administratifs nécessaires dans un dossier du personnel (CV, copie d’extrait d’acte de naissance, contrat
de travail…)
Garde une copie de chaque élément administratif sur sa base, et envoie l’original à la coordination
Scanne l’ensemble des dossiers administratifs des employés, les enregistrent et les classent dans un
disque dur externe
Archive les dossiers des employés ayant quitté la mission
c. Taxes et aspects légaux
S’assure de la bonne diffusion du Règlement intérieur sur sa base
Régularise et inscrit le personnel à l’INPS
Prépare les cotisations sociales mensuelles à l’INPS
Suit les questions relatives aux taxes et impôts (INPS, allocations familiales…)
d. Administration et archivage
Réceptionne et archive les courriers reçus sur la base.
Effectue la veille juridique et le suivi de l’évolution des obligations légales de l’ONG vis-à-vis des
administrations maliennes.
Archive les documents comptables, administratifs et logistiques (numériques et papier) de la base
Zoom sur 3 activités prioritaires relatives au contexte de la mission
Pilotage et gestion au quotidien des départements ADMIN/FIN/RH de la base
Appui administratif aux projets pour la mise en œuvre des activités dans les temps en qualité et un appui aux
partenaires opérationnels (ONG locales ou CSCOM)
Développement des procédures et des outils admin/financiers/RH mis en place par le Coordinateur
Administratif Financier et le Responsable Ressources Humaine de la mission tout tenant compte de
mécanisme de contrôle et d’anti-fraude au niveau de la base.
Profil recherché
Savoirs et Savoir Faire recherchés
INDISPENSABLE APPRECIE
FORMATION Bac+2 en comptabilité
Finance, administration ;
Formation en Gestion des
Ressources Humaines
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
Travail en administration (min 2 an)
Travail avec une ONG (min 2 ans)
Expérience en logistique
X
X
X
CONNAISSANCES & APTITUDES
Gestionde d’équipe
Connaissance des procédures
administratives
Connaissance des procédures
logistiques Respect des règles de
sécurité
X
X
X
LANGUES
Français
Bambara
Dogon/Peulh /Tamasheq/Arabe
X
X
X
INFORMATIQUE
Pack Office
Autre ( à préciser)
Maitrise du pack office
Maitrise de l’Office 365
connaissance de Saga
Connaisance de Homère
Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l’équipe, adéquation au poste et à la mission)
Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
Très bonne résistance au stress, à un mode de vie conditionné par des règles de sécurité strictes
Sens de la diplomatie, maturité à une situation politico-sécuritaire sensible
Capacité d’analyse
Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
Organisation, rigueur et respect des échéances
Capacité à représenter les activités et le mandat de PUI au autorités locales, en résistant aux pressions
Capacité à intégrer l’environnement local sous ces aspects politiques, économiques et historiques
Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée
Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres
tâches que celles listées ci-dessus, en lien avec l’objectif du poste, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi,
une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.
Merci de privilégier l’envoi du CV et de la lettre de motivation par email sous la référence suivante « MLI-ASG-ADMIN012025 » à l’adresse suivante : recrutement@premiere-urgence-mli.org au plus tard le 17/01/2025 à 17h00.
NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront
pas être retournés.
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