Intitulé du poste
Coordinateur/trice Logistique
Pays & base d’affectation
Niger/Niamey
Rattachement hiérarchique
Chef de mission
Création / Remplacement (+ nom)
Remplacement
Date d’arrivée souhaitée
15/07/2024
Durée de passation
N/A
Durée de la mission
9 mois (renouvelable)
Document rédigé par Mission Niger, le 15/06/2024.
Informations générales sur la mission
Contexte
Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.
PUI est présente au Niger depuis 2018, dans le cadre de sa stratégie régionale dans la région du Sahel Central, notamment dans la région de Tillabéri, et ce depuis la dégradation de la situation sécuritaire dans la zone des « 3 frontières », et met en oeuvre des programmes de santé pour venir en aide aux populations vulnérables. Aujourd’hui, PUI est dotée d’un bureau de coordination à Niamey ainsi que deux bases opérationnelles à Ouallam et à Torodi, dans la région de Tillabéri et une base opérationnelle à Maradi.
Les actions de PUI au Niger visent à améliorer l’accès aux soins et à renforcer les systèmes de veille et d’alerte notamment communautaires, tout en travaillant à un renforcement durable des structures de santé dans la région de Tillabéri et de Maradi. Nos équipes renforcent le système sanitaire par un soutien auprès des centres de santé de la région et le déploiement de cliniques mobiles afin de faciliter l’accès aux soins. PUI répond également aux besoins de santé primaire et mentale, à travers un mécanisme de réponse rapide. Cette année, la mission au Niger a accentué ses activités de santé communautaire afin que les populations continuent à avoir accès à la santé dans les zones les plus reculées.
Enfin, PUI adopte une approche régionale sur le Sahel Central avec les missions du Mali et du Burkina Faso pour renforcer son impact dans cette crise complexe.
Description du poste
Objectif global
En tant que coordinateur logistique, vous serez responsable de la mise en œuvre d’un cadre logistique adapté et organisé autour d’une chaîne d’approvisionnement efficace et d’un soutien logistique correctement dimensionné au niveau de la mission. Vous serez également engagé dans la gestion, le respect, la conformité et la mise en œuvre efficace de toutes les politiques, règles, procédures et bonnes pratiques connexes au niveau des bases et de la coordination.
Responsabilités et champs d’actions
Chaîne d’approvisionnement : Vous coordonnerez et mettrez en œuvre la stratégie nationale en matière de chaîne d’approvisionnement pour la mission. Vous veillerez à ce que les composantes administratives et opérationnelles de la chaîne d’approvisionnement soient en place et fonctionnelles. Vous garantirez que les procédures, politiques et outils de PUI liés aux achats, au transport et au stockage sont en place et respectés. Vous veillerez à ce que les liens pertinents soient tissés avec le siège afin d’éviter les retards, les pertes et les lacunes dans la chaîne d’approvisionnement entre le siège et le terrain.
Soutenir la gestion logistique : Vous veillerez à ce que toutes les équipes disposent des moyens, des ressources et des outils dont elles ont besoin pour mener à bien leurs activités. Vous contribuerez activement au dimensionnement de la mission en termes de matériels, d’équipements, de services permettant un bon fonctionnement des bases.
Sécurité : Vous devrez vous assurer que les moyens et les cadres nécessaires sont disponibles pour mettre en œuvre les règles de sécurité relatives aux communications, aux mouvements et à la gestion des installations.
Gestion d’équipe : Vous serez responsable de l’adaptation du département logistique et de la validation des descriptions de poste. Vous serez responsable de la gestion hiérarchique du personnel logistique spécifié, conformément aux politiques et procédures des ressources humaines, y compris le recrutement et la gestion des performances.
Stratégie : Vous adopterez une approche proactive et assurerez le suivi de la stratégie logistique de la mission, y compris la chaîne d’approvisionnement, le soutien et les opérations logistiques, en collaboration avec le siège et l’équipe de coordination.
Coordination : Vous consoliderez et partagerez les informations et les données relatives à la logistique au niveau de la coordination, des bases et du QG.
Représentation : Vous représenterez l’organisation dans les forums, auprès des partenaires, des autorités et des différents acteurs locaux impliqués dans les domaines de la logistique.
Objectifs spécifiques et activités associées
ASSURER LA SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES
Il/Elle assiste le/la Chef de mission dans la définition des outils de gestion de la sécurité passive sur la mission, en collaboration avec les le chargé sécurité de la mission et les responsables de base concernés.
Il/Elle s’assure que les moyens matériels et humains en place sont adaptés au niveau de sécurité jugé optimal des bases et des équipes sur le terrain.
Il/Elle participe à l’analyse du contexte et des conditions de sécurité passive sur la mission, alerte et émet des recommandations au/à la Chef de mission sur d’éventuels changements quant aux risques et mesures à mettre en œuvre.
Il/Elle communique sur une base régulière avec les gardiens et chauffeurs sur les incidents, risques et attitudes à observer (réunions régulières et formations si nécessaire).
GERER LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT
Achats
Il/Elle est le garant du respect des procédures d’achat, entre le terrain, la capitale et le siège, de l’achat direct à l’appel d’offre international, et supervise les processus d’achats de l’ensemble de la mission. Il/elle travaille en collaboration étroite avec le/la demandeur/euse des achats à forte spécificité technique et réalise les tests de conformité appropriés.
Il/Elle s’assure que les contrats passés sont adéquats en termes d’efficacité et de protection pour PUI.
Il/Elle centralise et optimise le regroupement des achats.
Il/Elle supervise l’identification et le référencement de fournisseurs et dispose de cotations détaillées pour les achats récurrents. Il/Elle consolide/met à jour le catalogue de prix de la mission pour les zones d’intervention de la mission.
Il/Elle assure la bonne gestion de l’archivage des dossiers d’achats.
b. Acheminements
Il/Elle choisit les modes de transport et de conditionnement des marchandises.
Il/Elle planifie et supervise les acheminements et livraisons de matériels jusqu’à leur destination finale.
Il/Elle se coordonne avec le département logistique au siège pour l’acheminement des marchandises en provenance de l’étranger et supervise le processus éventuel de dédouanement.
c. Stockage
Il/elle est le garant de la bonne gestion et du suivi des stocks de la mission, selon les procédures et outils de PUI. Il/Elle s’assure que ceux-ci sont connus, compris et appliqués sur toutes les bases de la mission.
Il/Elle s’assure que les sites de stockage sont appropriés aux besoins de la mission et des marchandises à stocker (emplacement, aménagement, sécurité, salubrité…)
Il/Elle organise les flux de marchandises, veille à la réception en qualité et en qualité des biens attendus, et réalise des contrôles physiques des marchandises stockées. Il/Elle est attentif aux dates de péremption, le cas échéant.
Il/Elle s’assure du bon référencement des documents de mouvements / transferts. Il/Elle contrôle les rapports de stocks sur une base mensuelle.
- GERER LES EQUIPEMENTS DURABLES DE LA MISSION : INFORMATIQUES, TELECOMS, ENERGIE
Il/Elle définit les besoins techniques de la mission sur chaque base, et veille à ce que leur financement soit possible, notamment dans le cadre de la préparation de nouveaux projets.
Il/Elle émet des recommandations techniques sur le choix des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie. Il/Elle valide les choix des fournisseurs pour l’achat de nouveaux équipements.
Il/Elle valide l’affectation des équipements, élabore les procédures d’utilisation et forme à leur manipulation.
Il/Elle assure le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur…) par la mise à jour régulière des outils de suivi (liste d’immo) et la tenue d’inventaires physiques.
Il/Elle supervise l’installation des équipements et s’assure du leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires.
Il/Elle contrôle la consommation des équipements, le cas échéant, et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation.
- GERER LE PARC AUTOMOBILE DE LA MISSION
Il/Elle définit les moyens de locomotion adaptés aux besoins des projets de la mission, et veille à ce que leur financement soit possible, notamment dans le cadre de la préparation de nouveaux projets.
Il/Elle assure le suivi des véhicules (état, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi.
Il/Elle s’assure du bon fonctionnement des véhicules, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires.
Il/Elle contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation. Il/Elle s’assure de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books).
Il/Elle veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…)
- APPUYER LE FONCTIONNEMENT DES BASES (Installation / Redéploiement / Fonctionnement normal / Fermeture)
Il/Elle contribue activement à l’ouverture et la fermeture de base/s et éventuels redéploiements. Il/elle appuie le Responsable de base pour l’organisation du volet logistique (installation équipements, recherche de bâtiments…)
Il/Elle planifie et appuie les réhabilitations et installations nécessaires sur les différentes bases.
- ASSURER LA CIRCULATION DE L’INFORMATION, LA COORDINATION ET LA REPRÉSENTATION SUR LES QUESTIONS LOGISTIQUES
Il/Elle assure une circulation efficace de l’information logistique aux équipes terrain, capitale et siège.
Il/Elle rédige ou participe à la rédaction des rapports internes pour tout ce qui concerne la logistique de la mission.
Il/Elle assure la coordination logistique à l’échelle de la mission par des visites régulières des bases, des contrôles, du suivi, des formations…
Il/Elle participe à la gestion financière et administrative dans son domaine d’activités. Il/Elle veille au respect des lignes budgétaires allouées au département logistique et établit ses besoins mensuels en trésorerie.
Il/Elle participe à la rédaction de documents de projet en apportant un appui technique (chiffrage, estimation des besoins) et prépare les plans d’approvisionnement avec les personnes concernées.
Il/Elle participe à la rédaction des rapports bailleurs (listes d’équipements, vérification des coûts de fonctionnement…) et s’assure de la bonne tenue et de l’archivage des dossiers d’achats (aide, équipements, locations, carburants…). Il/Elle participe enfin à la préparation des pièces logistiques en vue d’un audit à venir ou en cours.
En externe, il/elle représente PUI auprès des autorités pour toute question d’ordre logistique (enregistrement d’équipements, douanes…)
En externe, il/elle développe et entretient également les relations avec les entités partenaires, notamment dans le cadre de forum de coordination ONG pour toute question d’ordre logistique et sécuritaire.
- SUPERVISER ET ENCADRER LES EQUIPES LOGISTIQUES
Il/Elle supervise l’ensemble de l’équipe logistique, directement ou non. Il/Elle rédige ou valide les profils de postes et réalise ou délègue les entretiens d’appréciation. Il/Elle anime les réunions de travail, arbitre les conflits éventuels, définit les priorités et les chronogrammes d’activités.
Il/Elle participe au recrutement de l’équipe logistique ainsi et à la décision de mettre fin à un contrat de travail.
Il/Elle assure et/ou supervise la formation continue aux procédures et outils de PUI des membres nationaux et internationaux de l’équipe logistique, en capitale et sur les bases.
Il/Elle appuie le/s Responsable/s de base dans la conduite de leurs activités logistiques, dans une relation fonctionnelle et non hiérarchique.
Il/Elle élabore le plan d’action du département logistique en fonction des objectifs définis dans la programmation annuelle de la mission.
Zoom sur 3 priorités relatives au contexte de la mission
Améliorer le climat de travail au niveau du département logistique ;
Consolider la structure du département logistique en s’assurant qu’il reste dimensionné par rapport aux besoins de la mission, que les staffs nationaux et expatriés sont suffisamment formés quant à la connaissance et l’application des procédures logistiques ;
Outiller le département logistique en terme de gestion sécu passive, d’appui au programme concernant les différents achats et appro.
Encadrement d’équipe
Nombre de personnes à encadrer et statut (personnel expatrié / national)
Encadrement direct : 02 staff national
Encadrement indirect : 01 staff national
Profil recherché
Savoirs et Savoir-Faire recherchés
Indispensable
Apprécié
Formation
Licence ou master en logistique
(Achat, transport…)
Bioforce
Expérience professionnelle
Humanitaire
Internationale
Technique
Min. 3 ans
Expérience en gestion de la sécurité
Expérience dans un contexte similaire
Connaissances & Aptitudes
Connaissance des procédures de stocks, gestion de parc de véhicules, télécommunications.
Connaisances procédures bailleurs institutionnels (BHA, ECHO, FH, CDCS, agences UN…)
Maîtrise des techniques (communication, énergie, éléctricité, informatique)
Bonne qualité rédactionnelle
Langues
Français
Autre (préciser)
X
Informatique
Pack Office
Autre (préciser)
X
Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l’équipe, adéquation au poste et à la mission)
Autonomie, prise d’initiative et sens des responsabilités
Bonne résistance au stress
Sens de la diplomatie et de la négociation
Bonne capacité d’analyse et de discernement
Organisation et gestion des priorités
Adaptabilité en fonction de l’évolution des priorités
Pragmatisme, objectivité et prise de recul
Force de propositions
Sens de l’engagement
Fiabilité et rigueur
Capacité à déléguer et à superviser le travail d’une équipe multidisciplinaire.
Autres
Conditions proposées
Statut
Salarié en Contrat à Durée Déterminée (9 mois)
Éléments de rémunération
Salaire brut mensuel : Selon la grille de salaire PUI au NIGER.
Frais pris en charge
Assurance santé à 80%
Nos engagements
Première Urgence Internationale considère la diversité des nationalités, des sexes, des croyances, des profils et des statuts de ses ressources humaines comme un atout majeur pour son action humanitaire, et s’astreint donc au strict respect du principe de non-discrimination tout au long de son processus de recrutement.
Première Urgence Internationale applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation, des abus sexuels et de la maltraitance, sous toutes leurs formes, des femmes, des enfants et de toute autre personne vulnérable. Elle engage l’ensemble de son personnel à promouvoir, diffuser et respecter les principes énoncés dans sa charte éthique.
Veuillez noter que Première Urgence Internationale ne peut en aucun cas demander une contribution financière pour des frais administratifs liés au recrutement. Toute information de ce type serait frauduleuse, veuillez ne pas en tenir compte.
Vous vous reconnaissez dans ce profil et vous adhérez à nos engagements.Vous vous sentez prêt à relever le défi et à rejoindre la grande famille de PUI
Les candidats qui souhaitent postuler doivent envoyer leur dossier de candidature à l’adresse:
recrutement-ner@premiere-urgence-ner.org
au plus tard le mardi 30 juin 2024, à 18h00, incluant :
Une lettre de motivation adressée au Coordinateur Administratif et Financier PUI ;
Un CV détaillé et actualisé avec au moins 3 références professionnelles ;
Les Copies des diplômes et attestations de services rendus.
NB :
Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique « Coordinateur logistique ».
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.
Les candidatures seront dépouillées au fur et à mesure de leur réception. PUI se réserve le droit de suspendre cette publication lorsqu’elle aura trouvé le candidat idéal.
