RECRUTEMENT ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Counterpart International

avis de recutement

POSTE : Assistant Administratif/HR

LIEU DU POSTE : Niamey, Niger

DOMAINE : Gouvernance et Résilience

RAPPORTE AU : Chargée des Ressources Humaines/Administrations

Counterpart International est une organisation de développement global qui permet aux personnes et aux communautés de mettre en œuvre des solutions innovantes et durables aux défis sociaux, économiques et environnementaux. Depuis près de 50 ans, Counterpart a forgé des partenariats avec les communautés dans le besoin pour résoudre les problèmes complexes liés au développement économique, la sécurité alimentaire et la nutrition, et le renforcement de la gouvernance et des institutions efficaces.

Pour plus d’informations sur Counterpart, veuillez visitez notre site Web à www.Counterpart.org.

RESUME DES RESPONSABILITES

L’Agence Américaine pour le développement international (USAID) a choisi Counterpart International pour mettre en œuvre le Projet intitulé : Gouvernance Résiliente (RGN) au Niger. Le projet est financé pour une durée de 5 ans, allant du 9 mars 2021 au 8 mars 2026 et sera mis en œuvre dans les régions de Maradi, Tillabéri et Zinder. L’objectif du programme est de renforcer le contrat social entre l’État et les citoyens et d’améliorer la résilience des individus et des communautés dans ces régions. Le programme renforcera la capacité des communes à mener le développement local en réunissant la société civile (en particulier les femmes, les jeunes et d’autres groupes exclus), le secteur privé, les autres acteurs gouvernementaux, les donateurs et autres parties prenantes pour soutenir les priorités locales.

Pour renforcer son équipe administratif, Counterpart recherche un (e) Assistant (e) Administratif/RH.

DESCRIPTIONS DES TACHES ET RESPONSABILITES :

1. Logistique

Aider dans l’organisation des conférences, séminaires, réunions et autres évènements du Projet
Préparer les ordres de missions et les faire signer pour tout déplacement des véhicules
Aide à gérer les fournitures de bureau, y compris le stockage sécurisé et la distribution contrôlée
S’assurer qu’un rapport de stock est disponible chaque mois et est soumis – à son superviseur direct
S’assurer de la disponibilité des consommables de bureau adéquats (thé, café, sucre, etc.) et gérer le stockage et la distribution de façon sécurisée
En collaboration avec l’Assistante procurement :

Aider dans la réservation et l’achat des billets de voyage
Maintenir le contact avec les compagnies aériennes et les autres fournisseurs de transport en ce qui concerne les horaires, les itinéraires et les tarifs etc
Administration/Ressources humaines
2.1 Appui Administratif et de liaison

Réceptionner, enregistrer, ventiler et classer le courrier à l’arrivée et au départ
Photocopier et/ou scanner des documents, à la demande, au sein ou hors du bureau
Relier et classer les documents
Participer si nécessaire aux réunions avec le Chef de Projet
Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs
Répondre aux appels téléphoniques et fournir les informations aux interlocuteurs
Assurer que le courrier soit régulièrement retiré de la boite postale de Counterpart ;
Veiller à faire circuler les documents externes de manière prompte et appropriée
Effectuer des petits achats cash si nécessaire et conformément aux politiques et procédures de Counterpart International
Assurer le rangement et l’archivage correct des dossiers et documents de Counterpart International Niger
Etablir une liste de prestataires et garder le contact pour les services de traduction, photocopie et reliure,
Contribuer à faciliter l’organisation des ateliers et des sessions de formations, si nécessaire
Aider à superviser l’entretien, la propreté, l’ordre et l’apparence des bâtiments et des terrains du bureau, en servant notamment de point de contact pour le remplacement du matériel et équipement défectueux de bureau
Superviser les techniciens de Surfaces
S’assurer que les factures d’eau et d’électricité du bureau sont reçues à temps, analysées/vérifiées la conformité de la consommation et payées à temps
Faciliter la prise de fonction du nouveau personnel (Présentation du nouvel agent, préparation du bureau, mise à disposition d’outils de travail et de pièce d’identification etc.)
Préparer l’espace de bureau et le support pour les visiteurs entrants
Organiser des installations hors site pour les réunions, etc.
Apporter un appui dans le recrutement du personnel (dépouillement des dossiers de candidature)
Transmettre les contrats de travail du personnel local et les faire viser par l’ANPE
Aider dans le classement des documents dans les dossiers du personnel
Préparer les demandes d’immatriculation du personnel à la CNSS en cas de besoin
Gérer les demandes d’emploi ponctuelles (réponses, classement de dossiers)
En appui au Chef de Projet, établir le planning d’induction pour les nouveaux employés
Apporter un appui dans la gestion de l’assurance santé du personnel
Etablir et maintenir la liste du personnel et de leurs ayants droits et assurer la mise jour régulière
Appuyer la chargée des RH/Admin dans la gestion administrative du personnel par le suivi des contrats, la gestion des absences, des bulletins de paie et des politiques de formation continue etc.
Introduire et suivre les demandes de visas pour les visiteurs venant du siège
Exécuter toutes autres tâches relatives à ses fonctions qui pourraient lui être demandées par son superviseur

QUALIFICATIONS

Disposer d’une licence en administration, logistique, gestion ou dans un domaine connexe
Au minimum 3 années d’expérience de travail dans un poste similaire
Avoir une expérience et connaissance des procédures et réglementations des agences du gouvernement américain (telles que l’USAID)
Être bien organisé et axé sur les détails, avoir le sens de l’initiative et être capable de travailler avec un minimum de supervision
Être capable de travailler sous pression et de gérer très adéquatement un grand volume de travail.
Avoir un esprit d’équipe et d’initiative
Être Proactif et capable à travailler dans un environnement multiculturel
Avoir une bonne maitrise de logiciels MS Word & Excel
Avoir une bonne maitrise du français, écrit et oral
Avoir un bon niveau d’anglais serait un atout

Comment postuler : Les personnes intéressées à travailler avec Counterpart International sur ce projet doivent poser leur candidature par adresse électronique : jobs.rgn@counterpart.org en soumettant leur curriculum vitae et leur lettre de motivation ou au plus-tard le 22 Mai 2024 à 17H00. Veuillez indiquer « le poste » dans l’objet du courrier électronique.

NB : Seules les candidatures retenues seront contactées.