AVIS DE RECRUTEMENT
Poste : Manager Archives / IRC Niger
Grade : 7B
Nombre de position : 01
Département : Finance
Lieu Affectation : Niamey
Durée du contrat : 12 mois (avec possibilité de Renouvellement)
Superviseur : Directeur Adjoint Finance
CONTEXTE
L’International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires à travers le monde et aide les populations victimes à survivre et reconstruire leur vie. Fondée en 1933 à la demande d’Albert Einstein, IRC offre le secours et l’assistance pour améliorer la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou les catastrophes. Présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis, nous restaurons la sécurité, la dignité et l’espoir pour des millions de personnes loin de chez elles et qui souffrent. IRC ouvre la voie vers des conditions de vie meilleure pour ces personnes.
Au Niger, l’IRC dirige actuellement un programme humanitaire à grande échelle axé sur les personnes déplacées et les communautés d’accueil touchées par les crises et les conflits récents, avec un accent particulier sur les femmes et les filles. Nous travaillons à Diffa, Tillabéri et Maradi, et notre vision directrice est qu’au Niger, les personnes affectées par la crise, y compris les personnes déplacées à l’intérieur du pays, les réfugiés, les retournés et leurs communautés d’accueil, reçoivent une aide d’urgence rapide, ont accès aux services de base et ont la possibilité de choisir comment répondre à leurs besoins grâce à une assistance fournie principalement en espèces.
SOMMAIRE :
L’objectif principal de ce poste est de soutenir et de promouvoir un environnement de travail conforme au sein du programme national du Niger, à travers des initiatives de prévention proactives, de sensibilisation sur la sauvegarde des documents au sein de la mission. Les responsabilités du Manager des Archives sont multiples et visent toutes à promouvoir une culture d’intégrité et de conformité dans la gestion documentaire de la mission pays.
Le Manager des Archives est chargé de superviser, organiser et maintenir les systèmes de gestion documentaire de l’International Rescue Committee (IRC) au Niger, en garantissant leur conformité aux lois locales, aux politiques et procédures de l’IRC, ainsi qu’aux exigences des donateurs et engagements contractuels. Il/elle est responsable de la gestion des archives physiques et numériques, de la formation des équipes à la gestion documentaire, et du respect des normes établies en matière de conservation, d’accès et de confidentialité des documents.
Sous la supervision du Directeur Adjoint des Finances (DDF), le Manager des Archives travaille en étroite collaboration avec les équipes financières, supply chain, administratives et des programmes pour assurer une gestion efficace et conforme des dossiers et archives dans le box.
PRINCIPALES RESPONSABILITES :
Gestion des archives :
Superviser la mise en place et la maintenance des systèmes d’archivage physique et numérique ;
Veiller à l’organisation, au classement et à la conservation des documents selon les politiques de l’IRC et les lois locales ;
Assurer la sauvegarde et la sécurité des documents sensibles et confidentiels ;
Conformité et contrôle :
Garantir la conformité des pratiques de gestion documentaire avec les exigences des donateurs et les réglementations locales ;
Effectuer des contrôles réguliers pour s’assurer de l’exactitude et de l’intégrité des archives ;
Formation et sensibilisation :
Former le personnel sur les politiques et procédures de gestion documentaire ;
Sensibiliser les équipes à l’importance de la gestion des archives dans le respect des obligations contractuelles et réglementaires.
Soutien aux audits :
Faciliter l’accès aux documents nécessaires pour les audits internes et externes ;
Assurer une traçabilité claire des dossiers et des processus archivés.
Numérisation et digitalisation :
Collaborer avec les équipes IT pour développer et maintenir des solutions numériques d’archivage ;
Assurer le scannage des documents pour les sauvegarder en format numérique ;
Mettre en place un système de gestion électronique des documents (GED).
Organisation et classement des documents :
Mettre en place un système de classement adapté ;
Identifier les documents à conserver et ceux à éliminer selon les normes de conservation.
Conservation des archives :
Veiller à la bonne conservation physique des documents ;
Utiliser des outils numériques pour conserver et sécuriser les documents électroniques.
Accès aux archives :
Faciliter l’accès aux archives pour les employés ou les partenaires autorisés ;
Maintenir un registre des consultations pour garantir la sécurité des documents.
Gestion du cycle de vie des documents :
Identifier les documents à archiver définitivement, ceux à détruire ou à transférer vers d’autres entités (en cas de partenariat ou de fin de projet).
Dans sa politique de promotion des femmes au travail, IRC accorde une grande importance au leadership féminin à travers un cadre approprié géré par les Staffs Femmes d’IRC et des avantages alléchants qui leur sont attribués. Il s’agit entre autres de:
La création du groupe des femmes au travail (Women at Work Group) : ce groupe dispose d’un budget et travaille sur des activités indépendantes (assistance aux pop vulnérables, AGR aux femmes communautaires engagées, sessions de sensibilisation sur l’atomisation des femmes).
Programme de formation de 6 mois avec priorités accordée aux Femmes
Congé parental de 2 semaines accordé aux Femmes en plus du congé de maternité
Salle de garderie de bébés, bien équipée et sécurisée au niveau de chaque bureau
Soutien et appui du Senior Management Team (SMT) au groupe des Femmes dans l’accomplissement de leurs activités
L’épanouissement des Femmes au travail peut être un défi, mais pas pour IRC, car déjà relevé.
PROFIL RECHERCHE :
Qualifications et Expériences
Licence ou maîtrise en comptabilité, administration, commerce ou études commerciales ;
Expérience avérée dans la gestion des archives physiques et numériques, idéalement dans un environnement humanitaire ;
Une expérience de travail dans un système de gestion archivage en ligne (par exemple Box, Dropbox, Google Drive) serait un atout ;
Une expérience de travail avec la comptabilité informatisée est requise, la comptabilité INTEGRA System est préférable.
Compétences techniques
Capable de travailler avec une supervision limitée, être flexible et à l’aise dans une force de travail multiculturelle ;
Excellentes compétences interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps avec la capacité d’organiser les tâches simultanément et de prioriser le travail ;
Maîtrise avancée de Microsoft Windows, Word, Excel, Access et Microsoft Outlook ;
Doit être minutieux ;
Solides compétences en communication orale et écrite ;
Honnête, fiable et digne de confiance ;
Capacité à travailler sous pression ;
Capacité à maintenir le plus haut degré de discrétion et de confidentialité ;
Volonté d’adhérer et d’appliquer les règles de l’IRC ;
Doit être capable de gérer efficacement une charge de travail importante.
Veuillez inclure dans votre candidature une lettre de motivation de haute qualité, expliquant pourquoi vous êtes qualifié pour le poste.
NORMES DE CONDUITE PROFESSIONNELLE
L’IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way – Normes de conduite professionnelle. Ce sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC assure et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
ÉGALITE ENTRE LES SEXES
IRC s’est engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui assurent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages et allocations de soutien.
EMPLOYEUR A EGALITE DES CHANCES
IRC est un employeur à égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, la situation matrimoniale, le statut d’ancien combattant, le handicap ou toute autre caractéristique protégée par les lois applicables.
La candidature féminine est fortement encouragée.
Les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans l’IRC Way (code de conduite professionnel) qui sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques relatives à la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les différents types d’abus, la protection des enfants, le harcèlement au travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
DEPOT DES DOSSIERS
Les candidats/tes intéressé(e)s par ce poste peuvent soumettre leur candidature à travers le lien
https://rescue.csod.com/ux/ats/careersite/1/home/requisition/57015?c=rescue au plus tard le 28 janvier 2025.
IRC est employeur à opportunité égale, considéré tous les candidats sur base de leur mérite sans aucune considération de race, sexe, couleur, nationalité, religion, orientation sexuelle, âge, état civil, vétéran ou infirmité.
