Titre du Poste : Administrative Officer
ÉQUIPE / PROGRAMME : USAID Kulawa
LIEU : Niamey
TYPE DE POSTE : CDD
Protection de l’enfance
Niveau 3 – Les responsabilités de ce poste peuvent nécessiter d’avoir des contacts réguliers ou de fréquenter régulièrement des enfants ou des jeunes gens en général.
CONTEXTE
Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation. Sa mission est d’obtenir des progrès décisifs dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies. Elle travaille dans plus de 120 pays. SCI a une grande expérience dans le domaine des urgences. Elle est aussi une organisation de développement dont les programmes sont orientés dans les secteurs de la Santé, la Nutrition, la Sécurité Alimentaire et les Moyens d’Existence, la Protection de l’Enfant et l’Education. Pour le développement de ses services en faveur des enfants, SCI travaille avec les services de l’Etat, les ONG et institutions nationales et internationales, les structures locales et les communautés dans les régions de Maradi, Zinder, Diffa, Tillabéry et Niamey.
Depuis 2005 Save the Children, en collaboration avec le ministère de la Santé Publique, de la Population et des Affaires Sociales (MSP/P/AS) à travers les directions régionales (DRSP/P/AS) et les districts sanitaires (DS) continue la mise en œuvre des activités visant à améliorer la santé, le planning familial et la nutrition des femmes en âge de procréer et des enfants de moins de cinq ans.
USAID Kulawa est un projet de renforcement de prestation de services de santé qui fait partie de l’initiative « USAID Résilience in the Sahel Enhanced II, (RISE II) » au Niger. USAID Kulawa vise à améliorer l’accès et l’utilisation de services de santé de qualité, et à renforcer l’appropriation et la gestion de ces services par les communautés, autorités locales et les prestataires de services. Kulawa, qui signifie « prendre soins de » en langue haoussa, travaille à combler le fossé de l’équité en matière de santé maternelle, néonatale et infantile (SMNI), de planification familiale/santé reproductive (PF/SR) et d’accès et utilisation des services de nutrition. Save the Children apporte une réponse durable à travers USAID Kulawa pour combler ce déficit d’équité, en s’appuyant sur les investissements antérieurs avec des solutions fondées sur des données probantes et adaptées au contexte pour améliorer les résultats en matière de santé dans les régions de Maradi, Zinder et Tillabéry pour une période de 5 ans.
OBJECTIF DU POSTE :
L’Administrative Officer sera basé à Niamey, au sein de l’équipe du projet USAID Kulawa. Il/Elle effectuera les tâches d’appui à l’équipe centrale en étroite collaboration avec les départements administratives et opérationnelles du bureau pays de Save the Children pour assurer un bon fonctionnement du projet USAID Kulawa. Il/elle apportera un appui technique aux assistants Programme du Project au niveau des équipes régionales du projet USAID Kulawa à Maradi, Tillabéry et Zinder.
RESPONSABILITES ET TACHES PRINCIPALES
Appuyer l’exécution efficace des fonctions opérationnelles du Projet, y compris la liaison avec l’administration, la logistique, communications et les ressources humaines, en conformité avec les exigences du bailleur et de Save the Children International spécifiquement les responsabilités sont réparties dans des tâches suivantes :
Administration
Planifier et organiser les voyages et déplacements de l’équipe (demandes d’ordre de mission, réservations des vols, hébergements, demandes de véhicules etc.) ; coordonner avec le l’administration pour les voyages internationaux (lettre d’invitation, visa volant, hébergements etc.) ;
Assurer la préparation et l’organisation des ateliers organisés à Niamey (lettre d’invitation, salle, restauration, fournitures, etc.)
Coordonner les commandes de restauration des réunions dont USAID Kulawa prend en charge
Préparer les correspondances administratives et suivre leur signatures et l’acheminement de ces correspondances ;
Maintenir à jour les listes de contact du personnel du Projet et gérer les dotations de flotte de communication de l’équipe de Projet ;
Assurer le maintien du classement des dossiers Administratifs du Projet selon le système de classement mise en place ;
Organiser des réunions d’équipe y compris la réservation et arrangement des salles de conférence ou lien de réunion virtuel ;
Préparer et faire la mise en page des documents du Projet avant leur impression ;
Maintenir à jour un calendrier d’évènement/activités, déplacements, assistance technique et les congés du personnel ;
Assurer la gestion de stock des fournitures du bureau du Projet au niveau de Niamey, veiller à son approvisionnement et appuyer les Assistants Programmes basés à Maradi, Zinder et Tillabéry ;
Maintenir la gestion d’espace du bureau du Projet en vue de faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe et assurer le réaménagement de l’espace pour le nouveau personnel ; donner les fournitures, les équipements, et autres matériels nécessaires pour le fonctionnement du Projet ;
Appuyer les nouveaux staffs dans les inductions et orientations administratives, logistiques.
Logistique
Coordonner le développement du plan d’achat annuel, à la mise à jour trimestriel, et le développement de la liste des achats pour exonération pour DONGAD et coordonner avec Supply Chain pour les exonérations qui passent par l’USAID avant d’aller à la Direction General des Impôts (DGI)Préparer et/soumettre les réquisitions d’achats, suivre leur évolution avec le département de Supply Chain jusqu’à la réception ;
Coordonner avec l’équipe programme pour les plans de répartition pour l’achat des bien et coordonner avec l’équipe logistique et technique pour le dispatching des matériels vers les bases et les partenaires nationaux ;
Maintenir un tracker des donations de matériels aux structures de santé et assurer l’archivage des fiches Coordonner avec Supply Chain pour assurer que les véhicules et les motos du Projet sont assurés à temps ;
Suivre son renseignement et sa mise à jour avec les bases ;
Coordonner avec la logistique dans la mise à jour des inventaires du Projet à Niamey et coordonner avec les Assistants Programme du Projet au niveau des bases et assurer que les inventaires sont à jour etc…
Coordonner avec l’équipe communications pour l’achat des matériels de visibilité et assurer l’approbation du Chef de Projet ;
Appuyer le staff dans les orientations d’utilisation des logiciels logistiques pour les achats, mouvements de véhicules.
Le staff fera aussi autres tâches demandées par son superviseur.
COMPETENCES ET COMPORTEMENTS (nos valeurs en pratique)
RESPONSABILITÉ/REDEVABILITE : Nous prenons personnellement la responsabilité d’utiliser nos ressources de manière efficace, d’obtenir des résultats mesurables et de rendre compte de nos actions à nos sympathisants, à nos partenaires et surtout aux enfants.
AMBITION : Nous sommes exigeants envers nous-mêmes et envers nos collègues. Nous fixons des objectifs ambitieux et nous nous engageons à améliorer la qualité de tout ce que nous faisons pour les enfants.
COLLABORATION : Nous nous respectons les uns les autres et apprécions la valeur de chacun, nous prospérons grâce à notre diversité et nous travaillons avec des partenaires afin d’accroître notre capacité mondiale d’obtenir des résultats concrets pour les enfants.
CREATIVITÉ : Nous sommes ouverts aux nouvelles idées et au changement et nous prenons des risques mesurés afin de mettre en œuvre des solutions durables pour et avec les enfants.
INTÉGRITÉ : Nous aspirons à agir selon les critères les plus élevés d’honnêteté et de conduite personnelles ; nous ne compromettons jamais notre réputation et agissons toujours dans l’intérêt supérieur des enfants.
Dans le cadre de la politique de défense de SCI au Niger, le Project Assistant s’engage à :
Identifier les activités de sensibilisation, formation et communication qui peuvent être mise en œuvre dans le cadre des activités et budget des projets ;
Appuyer les points focaux « Politique de Défense » dans l’actualisation de la cartographie des acteurs et des procédures locales Politique de Défense s’il y a lieu ;
Respecter les procédures locales « Politique de Défense » et s’assurer que les agents sous sa responsabilité les respectent ;
Intégrer la Politique de Défense dans toutes les étapes du cycle des projets auquel elle/il participe.
QUALIFICATIONS, EXPERIENCE ET APTITUDES
Avoir au minimum un BAC+3 en Administration, Gestion des Ressources Humaines, Droit ou Equivalent ;
Avoir un minimum d’un (3) ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration, Logistique au domaine similaire ;
Maîtriser les applications sous MS Windows (Excel, Word, Power Point, Outlook, Internet) ;
Capacités d’organisation, grande aptitude à travailler en équipe, empathie et flexibilité ;
Bonnes aptitudes interpersonnelles avec la capacité de communiquer et de négocier clairement et efficacement à tous les niveaux ;
Avoir une bonne capacité de parler, écrire et comprendre le Français ; Ecrire/lire/parler anglais est un atout ;
Adhérer aux valeurs de Save the Children International ;
Être capable de travailler en équipe et savoir travailler dans un milieu multiculturel ;
Savoir travailler sous pression et être capable de travailler en dehors des heures de travail ;
L’expérience de travail avec une autre ONG internationale est un ajout majeur ;
Être dynamique et patient.
L’Organisation :
Nous employons environ 25.000 personnes dans le monde entier et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays afin d’aider les enfants touchés par des crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, d’éducation et de protection de l’enfance. Nous faisons également campagne et défendons au plus haut niveau, pour réaliser le droit des enfants et pour faire entendre leur voix.
Nous travaillons sur trois avancées dans la façon dont le monde traite les enfants d’ici 2030:
Aucun enfant ne meurt suite à des causes évitables avant son 5e anniversaire
Tous les enfants ont une éducation de base de qualité et que,
La violence à l’égard des enfants n’est plus tolérée
Nous sommes conscients que des personnes formidables font une grande organisation et que nos employés jouent un rôle crucial en nous aidant à atteindre nos ambitions pour les enfants. Nous valorisons nos employés et nous proposons une carrière significative et enrichissante, ainsi qu’un lieu de travail collaboratif et inclusif où l’ambition, la créativité et l’intégrité sont très appréciées.
Informations pour Postuler :
Les dossiers de candidatures (CV + Lettre de motivation) doivent être envoyés en un seul documents et uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne de Save the Children:
https://hcri.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_1/job/8575
Au plus tard le 11 Aout 2024 à 23H00 (GMT+1).
Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées
« Dans le cadre d’un plan pour l’égalité entre les femmes et les hommes, la politique d’embauche de Save the Children vise à améliorer la représentation des femmes au sein de ses effectifs ».
