Assistant Administrateur – Logisticien
Durée du contrat : CDD de 4,5 mois renouvelables si financement
Base d’affectation : Gothèye (Région de Tillabéry)
A pourvoir : ASAP
Contrat de droit local Nigérien
PRESENTATION DE L’ORGANISATION
SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.
Solidarités International (SI) est déterminé à prévenir et à combattre tout type d’abus – tout acte d’exploitation, d’abus et/ou de harcèlement sexuels (SEAH) à l’encontre des membres des communautés bénéficiaires ou de ses collaborateurs et collaboratrices, atteinte aux personnes et/ou aux biens, fraude, corruption, conflit d’intérêt non déclaré, financement d’activités portant atteinte aux droits de l’homme – qui pourrait être perpétré dans le cadre de ses interventions. SI applique une tolérance zéro à l’égard des actes de SEAH
Solidarités International est un employeur équitable qui combat toute forme de discrimination. SI ne demandera jamais une rétribution quelconque en vue de participer à un processus de recrutement.
II. Responsabilités et descriptif des tâches :
Mission
But / Finalité :
Sur sa base d’affectation, l’assistant logisticien – administrateur appuie son supérieur hiérarchique pour le traitement des opérations comptables et financières, dans toutes les tâches et procédures liées aux Ressources Humaines ainsi que dans la mise en œuvre et la supervision de l’ensemble des activités logistiques.
Il apporte particulièrement son soutien pour la réalisation des tâches urgentes, le classement et l’archivage des documents officiels et internes.
Ce poste sera basé à Gotheye, base d’intervention de SOLIDARITES INTERNATIONAL, avec des missions terrain régulières sur les zones d’intervention environnantes.
Gestion administrative du personnel :
Accueillir et participer au briefing administratif du nouveau personnel
Assister son supérieur hiérarchique pour la gestion administrative du recrutement et de l’embauche
Participer à l’organisation pratique des formations
Assurer l’archivage et le suivi des dossiers individuels et délivrer tous les documents relatifs à la vie professionnelle des employés Solidarités International
Assurer la confidentialité des données RH
Participer au suivi des contrats de travail sur la base
Recenser les éléments permettant l’établissement de la paie et les intégrer au logiciel GRH (Homere)
Éditer les fiches de paie et superviser le paiement des salaires après validation par l’administrateur ou de son supérieur hiérarchique
Calculer les impôts et les taxes et effectuer les déclarations et les paiements aux organismes concernés
Tenir à jour l’organigramme de la base
Assister son supérieur hiérarchique pour l’organisation et la conduite des réunions avec les représentants du personnel
Participer à la définition et à l’application des politiques salariales et sociales Solidarités International
Suivre l’évolution du coût de la vie
Trésorerie / Comptabilité / Gestion
Superviser la tenue physique et la sécurité de la petite caisse
Préparer la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base
Éditer les vouchers, superviser l’archivage des justificatifs
Participer aux travaux d’audits ou de contrôles éventuels pratiqués par les partenaires ou le siège, au niveau de sa base
Suivre les échéanciers de paiement pour les contrats gérés par l’administrateur
Préparer l’envoi des archives administratives en coordination
Établir l’état des besoins en liquidité en concertation avec le Coordinateur Terrain
Effectuer les décaissements et le versement des avances, dans le respect des procédures établies
Tenir le cahier des avances et le journal de caisse
Enregistrer les affectations budgétaires et les codes comptables
Contrôler avant enregistrement, que les justificatifs sont conformes aux procédures Solidarités International
Assurer la traduction des pièces comptables si nécessaire
Echanger les devises sur demande de son responsable hiérarchique
Vérifier les soldes de caisses quotidiennement et signaler tout écart à son responsable hiérarchique
Archiver les pièces comptables selon la procédure Solidarités après une dernière vérification des pièces justificatives
Garantir la sécurité de sa caisse et la confidentialité des informations
Logistique:
Gestion de l’approvisionnement
Mettre à jour des listes de prix et les fichiers fournisseurs
Maitriser les procédures d’achat Solidarités International
Vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI
Constituer et archiver les dossiers d’achats
Mettre en œuvre les achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
Négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs
Organiser et superviser la bonne documentation liée au transport de biens/services : way bill, packing list, bon de livraison…
Gestion du parc véhicules
Etablir le planning hebdomadaire des mouvements de véhicules
S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules
Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule
Participer au suivi et à la consolidation des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules
Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées
Effectuer le suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules
Gestion du parc équipement / télécommunication
Participer à l’installation et à la sécurisation du matériel
Participer au suivi et à la maintenance du matériel
Organiser les sessions de formation à l’utilisation des moyens de communication
Gestion et suivi du parc informatique
Mettre à jour les antivirus
Mettre à disposition des équipes les moyens de sauvegarde de données adéquates
S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
Gestion des stocks
Superviser l’entretien et la sécurisation des entrepôts
Appuyer le logisticien pour la réalisation des états de stock et des inventaires physiques
Assurer/superviser la maintenance des locaux (bureau, entrepôt et maison)
Gestion équipe
Former et appuyer les membres de l’équipe sous sa supervision
Participer au processus de recrutement
Faire les évaluations de membres de l’équipe sous sa supervision
Préparer le planning des gardiens et des chauffeurs
Reporting / communication:
Participer à la veille sur les réglementations en vigueur
Appuyer son supérieur hiérarchique dans les relations avec les autorités locales et la collecte des informations sécuritaires.
PROFIL RECHERCHE
Formation : licence en Comptabilité, Finances / transport logistique ou tout autre domaine pertinent.
Minimum 2 ans d’expérience dans un poste similaire
Expérience en ONG ou autres structures
Informatique : bonne maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook (La maîtrise des logiciels Homère, SAGA et LINK serait un plus).
Langues :
Français
Maitrise des langues locales : Zarma / Sonhraï, Haoussa, Peulh…)
Qualités requises :
Capacité à travailler sous pression
Honnêteté, dynamisme, rapidité et sens de l’organisation
La confidentialité, discrétion, l’honnêteté et intégrité dans l’accomplissement du travail est obligatoire
Discret, garant de la confidentialité des dossiers
Esprit d’équipe et capacité à communiquer clairement et respectueusement avec des collègues de travail
La volonté et la capacité de faire respecter les règles et procédures de Solidarités International
COMMENT POSTULER
Merci d’adresser votre candidature comprenant le CV, lettre de motivation + Copie des diplômes et attestation avec la mention Candidature au poste d’Assistant Administration-Logistique, Base de Gotheye :
au bureau de Solidarités International à Gotheye (en face du CES, route de Niamey) à l’attention du Coordinateur Administratif et Financier.
Où
Par voie électronique à l’adresse : ner.recrutement@solidarites-niger.org, en copie : gest.adm.rh@solidarites-niger.org
Date limite de dépôt de candidature : 20 décembre 2024 à 12h 00.
