Secteur de tutelle : Field Office
Lieu d’affectation: Abidjan
Catégorie d’emplois: Administration
Type de contrat : Personnel non permanent
Grade : Level 2
Durée du contrat : 1 année
Recrutement ouvert à : Candidats externes
Clôture des candidatures (minuit heure de Paris) : 20-MAR-2024
Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme
La durée initiale du contrat est de 12 mois avec possibilité de prolongation sous réserve de performances satisfaisantes et de disponibilité de fonds.
RESUME DES FONCTIONS DU POSTE
Sous l’autorité du Chef de Bureau et sous la supervision directe de l’Administratreur/trice Principal/e, l’Assistant/e de Bureau est le principal point d’entrée et de sortie de tous les documents au niveau de l’unité administrative (factures, contrats, courriers, etc.). Plus particulièrement, il/elle aura la charge des tâches suivantes :
Enregistrement, distribution et suivi de tous les documents entrants à l’unité administrative à travers la tenue à jour du registre dédié
Garantir la traçabilité à travers un référencement méticuleux de chaque document enregitré pour traitement, classé et archivé
Assurer le classement et l’archivage des dossiers de l’unité administrative suivant le plan établi
Orienter, informer le personnel du bureau (Spécialistes de programmes, assistants, etc.) à chaque fois que nécessaire sur l’état d’avancement du traitement des dossiers au niveau de l’Unité Administrative
Création de tous les contrats relatifs aux budgets de l’Administration dans la plateforme en ligne (DUO)
Rédaction des courriers, notes verbales et attestations suivant les modèles établis
Rédaction des comptes-rendus des réunions de l’Administration
Appui à l’unité administrative dans la préparation des audits et autres opérations de contrôle notamment dans la préparation des dossiers retenus dans l’échantillon
Appui à l’unité administrative dans les opérations basiques d’enregistrement comptable dans le système SAP
Exécuter toute autre tâche visant à renforcer l’efficacité et l’efficience de l’Unité Administrative en particulier et du Bureau en général
COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)
Responsabilité (F)
Communication (F)
Innovation (F)
Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)
Planification et organisation (F)
Culture du résultat (F)
Travail en équipe (F)
Pour plus d’informations, merci de consulter le Référentiel des compétences de l’UNESCO.
QUALIFICATIONS REQUISES
Education
Diplôme d’enseignement secondaire, technique ou professionnel
Expérience professionnelle
Minimum 2 (deux) ans d’expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat ou domaine apparenté
Expérience professionnelle pertinente dans la tenue d’un secrétariat, de préférence dans une organisation internationale
Excellente maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.).
Très bonne aptitude rédactionnelle
Très bonne aptitude en communication
Langues
Excellente maîtrise du français (écrit, lu et parlé)
Bonne compréhension de l’anglais (écrit, lu et parlé)
QUALIFICATIONS SOUHAITEES
Education
Brevet de technicien supérieur (BTS) en Secrétariat/Bureautique
Expérience professionnelle
Une expérience professionnelle d’au moins deux ans au sein d’une organisation des Nations Unies serait un atout
Langues
Une excellente maîtrise de l’anglais (écrit, lu et parlé) serait un atout
PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l’UNESCO carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.
L’évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu’un entretien basé sur les compétences.
L’UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l’évaluation des candidats.
Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l’étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.
L’UNESCO rappelle que la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UNESCO s’est engagée à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à atteindre une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les candidatures de ressortissants d’États membres non et sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont particulièrement bienvenues et vivement encouragées. Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones, ainsi que les personnes handicapées, sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.
L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.
Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://careers.unesco.org/job/Abidjan-Assistante-de-Bureau/789840102/
