Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués et sous la supervision du représentant ou de la représentante adjoint·e, l’analyste de programme / gestionnaire d’équipe :
1. Gère et coordonne les activités quotidiennes au sein du service :
- Définition des priorités et suivi de la mise en œuvre, en liaison avec le ou la gestionnaire de programme et l’auxiliaire de programme.
- Organisation de réunions régulières avec les partenaires de mise en œuvre pour faciliter la communication et la rendre limpide en ce qui concerne les questions liées aux projets et les décisions relatives aux services, de sorte à assister le ou à la représentant·e adjoint·e et les gestionnaires de programme.
- Aide aux chef·fes de projet dans le cadre de leurs discussions avec les membres du personnel du projet pour la définition du plan de travail et l’attribution des tâches, des responsabilités et de l’étendue de l’autorité ; aide à l’atténuation des risques et des problèmes.
- Définition des domaines de convergence de sorte à conforter l’interrelation entre le lieu de travail et la stratégie entre les partenaires de mise en œuvre et le ou la gestionnaire de programme.
- Aide à la production de rapports trimestriels et annuels précis sur la base de données et les indicateurs du programme, en liaison avec le ou la responsable du suivi et de l’évaluation.
- Analyse des risques associés à la mise en œuvre du budget du programme, envoi régulier de notifications d’alerte au directeur ou à la directrice des opérations et au ou à la représentant·e adjoint·e.
- Conservation de tous les documents (dessins, missions, promesses de livraison, rapports d’inspection, dessins approuvés, rapports de mise en service, remise du projet, tous les documents relatifs à ce projet).
- Aide à l’organisation pour la présentation d’informations requises lors des audits.
- Prise en charge des tâches administratives nécessaires (ex. : dossiers du personnel, rapports de gestion et tenue des dossiers), le cas échéant.
- Mise en œuvre de protocoles et de pratiques d’orientation efficaces permettant de réagir rapidement et de façon positive aux nouvelles demandes.
2. Veille à l’adoption de bonnes pratiques au sein des services :
- Mise en place de dispositifs d’aide centrés sur l’individu pour toutes les personnes prises en charge et examinées, conformément aux politiques applicables.
- Mise en œuvre et contrôle des stratégies et des documents d’assurance qualité du bureau de pays, tout en œuvrant à l’instauration d’une culture d’amélioration continue.
3. Supervise les équipes et les individus
- Coordination de l’équipe de l’auxiliaire de programme : répartition des actions, établissement des activités hebdomadaires, suivi de la mise en œuvre.
- Supervision et appui aux membres du personnel conformément aux politiques et procédures du FNUAP (dont la supervision et la gestion des absences).
- Consolidation de l’efficacité du travail d’équipe par une bonne communication et l’organisation régulière de réunions d’équipe.
- Détermination des besoins de l’équipe en matière d’apprentissage et de renforcement des capacités, et planification de mesures concomitantes en collaboration avec l’équipe chargée de l’apprentissage et du renforcement des capacités.
4. Établit et maintient une communication efficace
- Mise en place et maintien de systèmes de communication efficaces au sein de l’équipe d’assistants du programme.
- Organisation régulière de réunions d’équipe.
- Planification et examens réguliers pour toutes les personnes prises en charge.
- Représentation et collaboration efficaces avec les principaux organismes, familles et individus.
- Toute autre tâche connexe pouvant être requise ou assignée par le superviseur ou la superviseuse.
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