UNICEF RECRUTE CONSULTANT ASSISTANT PROGRAMME H/F

Pour Chaque Enfant, l’Espoir

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.

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Objet du Poste

Sous la supervision directe du chef de Section Partenariat et Moblilisation des Ressources et autres sections affiliees , le Consultant soutient la (les) section(s) concernée(s) en effectuant une série de tâches procédurales, administratives et opérationnelles, afin de contribuer au développement, à la mise en œuvre et au suivi des taches confiees, en garantissant une exécution efficace et en temps voulu, conformément aux règles et règlements de l’UNICEF

Activités :

Principales Tâches et Responsabilités :

Exécuter et enregistrer des transactions financières de qualité (telles que les engagements de fonds, les transferts directs de fonds, etc.) pour chaque section soutenue (partenariats ; Sécurité; Genre; et la prévention de l’exploitation et des abus sexuels (PSEA), en veillant à ce que les informations soient correctes et traitées correctement dans VISION
Surveiller les budgets de chaque section, en signalant les subventions arrivant à échéance et les soldes
Collectez les factures et archivez les documents pour approbation et traitement ultérieur dans VISION et Mycase. Assurer que les factures sont traitées rapidement.

Participer aux contrôles ponctuels des partenaires de mise en œuvre, si nécessaire et si accord avec le superviseur

Indicateurs :

Qualité et rapidité des transactions financières

Les budgets des sections sont surveillés et communiqués aux chefs de section sur une base hebdomadaire (o/n)
Les factures sont traitées et les paiements sont effectués à temps.

Administration

Activités :

Faciliter le traitement des contrats pour les consultants, les fournisseurs et les partenaires extérieurs qui appuient le bureau dans l’exécution des programmes. Cela comprend la préparation et le dépôt de documents, le remplissage des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence (TdR) dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires.
Organiser des réunions et des ateliers, y compris les dispositions logistiques et de restauration.
Réservation de salles de réunion

Préparer en temps opportun et de qualité des demandes d’action pour la section administrative concernant la restauration, la réservation d’hôtel et tout autre arrangement
S’assurer que la section administrative fournit un aide/serveur au besoin pour servir les boissons et qu’ils comprennent les instructions
Superviser les arrangements logistiques du budget

Superviser les préparatifs le jour de la réunion et rester disponible en cas de demande urgente ou ponctuelle
Superviser les dispositions de stationnement pour les donateurs qui se garent à l’intérieur du complexe de l’UNICEF
Superviser l’enregistrement des participants à la réunion et de leurs coordonnées, et fournir un résumé après la réunion

Organiser les voyages, y compris les missions, le repos et la récupération, etc. :
Émettre des demandes de voyage
S’assurer que le bon budget est utilisé

Superviser et contrôler la délivrance préalable des autorisations de voyage (AT)
Aider à l’obtention des habilitations de sécurité
Aider à la certification de voyage par la suite, au besoin

Réserver des voitures de l’UNICEF pour les réunions de travail et faire un suivi auprès de la section de l’administration pour s’assurer que les demandes sont reçues et que les voitures sont disponibles
Organisez les arrangements administratifs pour les bureaux, tels que la fourniture de papeterie, de rideaux, de téléviseurs et la supervision des déménagements de bureaux.
Correspondance:

Fournir les numéros de référence des sections des lettres officielles
Superviser la distribution de copies papier des lettres et de tout autre matériel, en s’assurant que :
Les conducteurs ont des instructions appropriées

Suivi de la distribution de ces derniers/matériaux par les conducteurs
Collecte en temps opportun des timbres/confirmations que les lettres/documents ont été distribués dans les deux jours suivant la demande

Indicateurs :

Pourcentage de réunions ou d’ateliers organisés en temps opportun et de manière efficace, avant et pendant la réunion (o/n)
Rapidité et qualité des préparatifs de voyage
Nombre de réservations de voiture effectuées pour des collègues

Qualité de l’appui aux arrangements administratifs pour les bureau
Rapidité et qualité du soutien pour la correspondance, y compris le suivi en temps opportun de la distribution des copies papier

Ressources humaines

Activités :

Aider au traitement et à l’enregistrement des absences dans Fiori, au besoin
Transposer les informations sur les absences du personnel dans les calendriers de l’ensemble du bureau, au besoin

Indicateurs :

Accompagnement dans le traitement et l’enregistrement des absences dans Fiori (o/n)
Information sur les absences du personnel dans les calendriers de l’ensemble du bureau, au besoin (o/n)

Sécurité

Activités :

Vérifications radio de sécurité : Superviser la planification (en notant le personnel présent au Mali), l’enregistrement et le partage des répondants dans l’ensemble du bureau pour les vérifications radio de sécurité hebdomadaires, sur une base hebdomadaire
Aider à la mise à jour du plan de sécurité (listes de sécurité)
Contacts d’urgence : Assurez-vous que les contacts d’urgence du personnel sont à jour, sur une base hebdomadaire.

Réunions des donateurs : Assurez les dispositions de sécurité pour les réunions des donateurs, notamment en veillant à ce que la sécurité à l’avant du bureau soit informée et puisse laisser entrer les voitures pré-confirmées avec des plaques d’immatriculation diplomatiques

Indicateurs :

Vérifications radio de sécurité : planification, enregistrement et partage efficaces des répondants pour les vérifications radio hebdomadaires (o/n)

Contacts d’urgence : Contacts d’urgence du personnel mis à jour chaque semaine (o/n)
Réunions des donateurs : Des dispositions de sécurité sont prévues pour les réunions des donateurs, y compris la surveillance du fait que la sécurité à l’avant du bureau est informée et peut laisser entrer les voitures pré-confirmées avec des plaques d’immatriculation diplomatiques (o/n)

Autre

Activités :

S’assurer que la liste des contacts des donateurs est mise à jour chaque semaine

Indicateurs :

Liste des contacts des donateurs mise à jour chaque semaine (o/n)

Soutien supplémentaire à l’équipe/au bureau de pays/à l’organisation

Activités:

Remplacer l’assistant de programme de communication (et d’autres) au besoin

Indicateurs:

Nombre de jours ouvrables de remplacement pour d’autres assistants de programme

?

Qualifications:

Education:

Un diplôme de l’enseignement secondaire est requis, de préférence complété par des cours techniques ou Universitaire en rapport avec le travail de l’organisation

Experience:

Une expérience d’au moins cinq ans dans un poste administratif, autres disciplines apparentées

Langues:

La maîtrise de la langue francaise est requise. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies (arabe, chinoise, française, russe, anglais , espagnole) ou d’une langue locale est un atout

Developing country work experience and/or familiarity with emergency. [Please do not remove this desirable; it should be present in all advertisements]

Les Valeurs & compétences degré d’évaluation requis pour ce poste sont :

Valeurs de l’UNICEF

Bienveillance

Respect

Intégrité

Confiance

Responsabilité

Durabilité

Compétences de base

Etablir et entretenir des partenariats

Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique

Innover et épouser le changement

S’atteler à obtenir des résultats tangibles

Gérer l’ambiguïté et la complexité

Penser et agir de manière stratégique