ADMINISTRATEUR CHARGE DES ACHATS H/F

Context
Dans le cadre de la mise en oeuvre des activités de l’UNITE Supply, et vu la charge de travail due à l’urgence L2, un besoin urgent s’est fait sentir pour renforcer l’équipe Supply et appuyer le staff Supply (Supply Officer, Senior Supply Associate et Supply assistant) dans la gestion et le suivi des contrats institutionnels et de bons de commande et permettre le traitement rapide des diverses demandes

Task description
Sous la supervision du Supply Officer l’Administrateur chargé des achats sera en charge de: • Recevoir les demandes de services, de biens et travaux de construction, revoir les specifications et les termes de references avant le lancement des appels d’offres. • En collaboration avec toutes les parties prenantes (programme, partenaires, fournisseurs, finance), administrer et gèrer efficacement les contrats et les bons de commandes, c\’est-à-dire appuyer dans l\’élaboration des spécifications et des termes de reference ; assister à l\’ouverture des offres et aux réunions d\’évaluation post-offre ; preparer les documents d\’appel d\’offres, y compris les analyses des devis quantitatifs (BOQ), des propositions techniques et financières ; compiler et analyser les données des offres soumises.

• Compiler et gérer les appels d\’offres (ITB), les demandes de devis (RFQ) et les demandes de propositions (RFP) auprès de prestataires de services ou fournisseurs de biens pré-qualifiés et/ou via des processus d\’appel d\’offres ouverts, des spécifications matérielles et des offres pour garantir l\’exhaustivité et la pertinence. • Préparer les documents contractuels qui garantissent l\’exhaustivité, la pertinence et qui protègent le meilleur intérêt de l\’organisation en garantissant des processus contractuels appropriés et leur exécution conformément aux politiques de l\’organisation, aux exigences légales et aux spécifications de la section demandeuse.
• Preparer et presenter les dossiers au Comité d\’examen des contrats (CRC) pour l\’attribution des contrats.
• Préparer des contrats, bons de commandes et des accords à long terme dans VISION pour les prestataires de services et fournisseurs de biens agréés et gérer les activités contractuelles jusqu\’à l\’étape de livraison conformément aux termes et conditions contractuelles.
• Interagir et assurer le suivi avec les sections programme et des opérations sur les questions liées à la gestion contractuelle et à la livraison dans les délais des biens et services et évaluer les prestataires de services en ce qui concerne les performances de livraison, le respect de la qualite des services/biens conformement aux exigences des termes de reference
• Preparer le rapport de suivi des contrats et bons de commande, suivre les paiement et proceder a la cloture
• Maintenir des mises à jour régulières relatives aux services contractuels et aux accords à long terme (LTA).
• Sauvegarder et archiver les dossiers sur le supply sharepoint
• Effectuer toutes autres tâches non énumérées dans les termes de références.

Resultats attendus:

• Gestion efficace des contrats de services et bons de commande garantissant la conformité et l’obtention du meilleur rapport qualité , traitement rapide des dossiers permettant l’atteinte des objectifs programmatiques dans le délai.

EXPERIENCE

03 ANS en terme d\’expérience professionnelle et de responsabilité dans la gestion des contrats ou en approvisionnement. Une expérience de travail dans une agence du SNU sera un atout. L’expérience d’au moins un an dans les urgences est un atout également.

Être titulaire d’un diplôme universitaire en gestion d’administration, approvisionnement, ressources humaines, Economie Finance, Marketing ou tout autre domaine en lien avec les contrats.