I. RESUME DE L’EMPLOI
Le/la Responsable logistique et Achats est chargé (e) de fournir des conseils et de gérer les processus et procédures d’approvisionnement de biens et de services et de logistique de CARE Niger. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les différents départements de CARE Niger et gardera une communication dynamique et constante avec l’équipe de gestion du bureau pays – notamment le support aux programmes. Le/la responsable logistique sera chargé (e) de la gestion holistique des aspects logistiques et d’approvisionnement du bureau pays de CARE Niger ci-inclus les sous bureaux à travers les différentes régions que CARE intervient. Il/elle fournira un appui technique adapté aux différents projets/programmes de CARE Niger œuvrant dans les domaines du développement, d’humanitaire et de campagnes de plaidoyer L’un des principaux objectifs de ce poste est de renforcer les capacités grâce à un encadrement efficace du personnel logistique à tous les niveaux de l’opération, y compris la communication et la formation des organisations partenaires.
II. RESPONSABILITÉS ET TÂCHES DU POSTE
Rôle 1: Faire le suivi avec le service des achats
S’assurer que les concepts et l’objectif de la gestion logistique sont strictement suivis jusqu’à la fin
Comprendre le besoin de relations opérationnelles (coordination) avec d’autres fonctions au sein de l’organisation
Examiner et contribuer à la mise à jour et à la révision des manuels et directives de gestion logistique.
Assurer la conformité des donateurs et son implication
Doit être familiarisé avec les normes SPHERE, la Charte humanitaire, le Code de conduite des ONG, les questions de Do No Harm et de protection des bénéficiaires
S’assurer que les obligations contractuelles sont strictement respectées, par ex. examiner et négocier des contrats avec des fournisseurs sélectionnés, des arpenteurs, des agents C&F, des transporteurs et des propriétaires fonciers.
S’assurer qu’il existe une relation de travail efficace avec toutes les parties prenantes désignées, y compris les auditeurs de l’organisation donatrice et le siège de l’organisation
Assurer la mise à jour et la mise en place d’une procédure logistique stricte et son suivi (approvisionnement/achat/réquisitions suivies) ;
Suivi des réquisitions traitées localement et acheminées à la base ;
Superviser et assurer la formation du personnel logistique et le développement de ses capacités (ex. logisticien de base, responsable des achats, magasiniers, gestionnaire de parc, chauffeurs, etc.) ;
Superviser et suivre l’inventaire ;
Superviser étroitement le travail des magasiniers pendant la réception et l’expédition des marchandises, le contrôle de la qualité et la bonne manipulation des documents de livraison ;
Superviser de près les tâches d’expédition/transport/réception de la marchandise
Suivis hebdomadaires des réquisitions et rapports d’activités ; rapports mensuels sur l’équipement et les stocks.
Rôle 2 : Conception du réseau logistique
Posséder une connaissance des différentes composantes de la planification du réseau logistique
Être en mesure d’identifier les points d’approvisionnement et de demande
Identifier les défis opérationnels et élaborer des stratégies pour les résoudre
Sélectionner et mettre en place des opérations d’entrepôt et de transport répondant à tous les critères.
Rôle 3 : Configuration du système (exécution)
Identifier les exigences en termes de personnel, de systèmes et de processus pour une gestion efficace des produits
Mettre en place des systèmes et des processus appropriés pour répondre aux exigences, y compris la distribution et la surveillance post-distribution.
Former le personnel sur les systèmes et les processus pour leur permettre de maintenir les systèmes.
Superviser le personnel, les processus et les systèmes pour assurer une gestion coordonnée des produits.
Établir un système de rapport précis et opportun au siège et aux organisations donatrices.
Gérer et éliminer les produits endommagés conformément aux directives de l’organisation et du ministère de la santé publique du comté.
Établir des procédures de sûreté et de sécurité pour l’entrepôt et le personnel.
- Établir un système de surveillance des performances pour les prestataires de services tels que la société de sécurité, le transporteur, le sous-traitant, l’agent C&F, l’arpenteur, etc
Rôle 4 : Planification et examen de l’approvisionnement des projets/programmes
Collaborer avec les rapports directs et les responsables de la programmation pour renforcer le plan de gestion du pipeline et de la chaîne d’approvisionnement.
Gérer l’évaluation des besoins en services d’approvisionnement et de logistique, les spécifications souhaitées et les calendriers de livraison, ainsi que la définition des stratégies d’approvisionnement, en assurant une coordination et une communication appropriées.
Assurer la responsabilité et la transparence de toutes les opérations liées à la chaîne d’approvisionnement en conformité avec les règlements de CARE et des donateurs, et les normes et exigences internationales et locales.
En collaboration avec le chef de projets et le responsable du programme humanitaire, conçoit une structure d’approvisionnement appropriée, en accord avec les normes et procédures de CARE Niger.
Tout au long du cycle des projets en cours, fournir des informations pour la planification des activités d’approvisionnement y compris dans les premières étapes des nouveaux programmes et des propositions des donateurs.
Examiner périodiquement l’efficacité et la qualité du processus d’approvisionnement
Tenir un registre des risques pour la chaine d’approvisionnement dans les projets et préparer des mesures d’atténuation.
Utiliser les systèmes d’information de la chaine d’approvisionnement pour analyser et sélectionner les données afin de préparer l’information de gestion
Planifier, organiser et coordonner toutes les activités d’approvisionnement, conformément aux normes et procédures de CARE Niger et aux exigences des donateurs, y compris mais sans s’y limiter, l’établissement d’une base de données des fournisseurs et des accords-cadres.
Élaborer des indicateurs clés de rendement pour mesurer le rendement des fournisseurs et coordonner l’amélioration du rendement des fournisseurs
S’assurer que la vérification anti-terroriste (Bridger Check) soit effectuée avant de s’engager avec un fournisseur pour l’acquisition de biens et de services
Assurer la tenue des références des fournisseurs et prestataires et une veille permanente sur l’évolution du marché et des fournisseurs prospection et négociation avec de nouveaux fournisseurs ;
Assurer les négociations avec les fournisseurs suivant les procédures d’achat des bailleurs et pour toutes les conditions de prix et de garanties relatives aux achats ;
Rôle 5 : Maintenance des bureaux et équipements et gestion des transports
Superviser l’entretien et l’utilisation correcte de l’équipement ;
Surveiller la gestion des équipements et leur maintenance ;
S’assurer de la bonne utilisation des équipements (ordinateurs, imprimantes, groupes électrogènes, … etc.) ;
Trouver des techniciens qualifiés et assurer l’entretien et les réparations du stock ;
Superviser le gestionnaire de flotte avec la planification et l’organisation des tâches du chauffeur ;
Gérer les véhicules en accord avec la législation du pays, les règles de l’organisation et donner les consignes de sécurité ;
Produire des rapports mensuels sur l’utilisation de la flotte de véhicules et les coûts associés (pétrole, gazole, pièces de rechange) ;
Organiser le système de classification du parc de véhicules ;
Suivi de l’entretien et de la réhabilitation du bureau, des chambres d’hôtes et des magasins ;
Proposer des améliorations sur la gestion de l’espace et des installations ;
Déterminer et évaluer périodiquement les besoins de transport pour la livraison des produits aux entrepôts secondaires et aux points de distribution, y compris les modes de transport et l’identification du transporteur primaire et secondaire, le cas échéant ;
Identifier les contraintes et déterminer l’itinéraire pour la livraison des produits tout en obtenant une utilisation optimale des ressources ;
Développer et introduire des contrôles pour minimiser/atténuer les pertes de transit et autres pertes de manutention ;
Développer et introduire des systèmes pour gérer la logistique inverse des aliments non distribués pour une comptabilité et une gestion efficace des produits ;
Surveiller et analyser les performances des prestataires de transport.
Rôle 6 : Gestion et contrôle des stocks
Familier avec les principes de responsabilité généralement reconnus en matière de produits.
Surveiller les mouvements de stock, analyser, vérifier et concilier les registres de stock.
Examiner la gestion et la documentation des pertes et mettre en place des systèmes pour atténuer les pertes, y compris l’élimination des produits impropres (le cas échéant).
Initier et suivre le règlement des pertes maritimes par le biais des rapports de décharge des inspecteurs en coordination avec les sièges sociaux et les transitaires externes (le cas échéant).
Introduire des mécanismes de contrôle appropriés pour la gestion de l’inventaire des stocks.
Organiser et conserver les registres des stocks conformément aux directives des donateurs et aux politiques de l’organisation.
III. QUALIFICATIONS
Obligatoire :
Il est préférable de détenir un diplôme d’études postsecondaires (baccalauréat + 5) ou un diplôme équivalent dans l’un des domaines suivants : Gestion logistique /achat, Gestion des opérations, Gestion administration, etc.
Voulue
Il est avant tout un bon négociateur. Il a une forte capacité de conviction et un sens relationnel développé. Il sait se faire écouter et respecter. Il a une parfaite connaissance des produits et des services dont il a besoin. Il connaît le marché, ses prix, ses protagonistes et ses évolutions.
Formation spécialisée dans la réponse aux catastrophes ou l’action humanitaire.
Expérience
Nombre de mois / d’années d’expérience professionnelle précédente à un poste analogue
Obligatoire :
Minimum de 8 ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en logistique ou dans un domaine connexe.
Minimum de 3 ans dans un poste de direction en logistique avec une ONG internationale
Doit avoir une expérience démontrable dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion de flotte, la gestion des actifs et/ou la gestion de la sécurité. Expertise technique pertinente éprouvée dans les matières premières et l’entreposage.
Excellent dans les procédures logistiques et les compétences informatiques.
Expérience en développement de projets (rédaction de propositions, élaboration de budget, etc.).
Compétences financières et budgétaires.
Compréhension de l’environnement des bailleurs de fonds et capacité à lever des fonds et à obtenir un soutien.
Capacité et volonté d’entreprendre des déplacements fréquents.
Capacité de déploiement à court préavis.
Excellentes compétences en communication en anglais (verbal et écrit).
Solides compétences en négociation.
Capacité à travailler dans des délais serrés, sous pression et à effectuer plusieurs tâches.
Connaissances en informatique avec des progiciels de traitement de texte et de tableur.
Capacité à travailler dans des environnements précaires et difficiles.
Capacité à coordonner et à développer des équipes à distance.
Expérience de l’intégration de questions transversales telles que la protection et/ou le genre et/ou l’impact environnemental dans les interventions d’urgence.
Expérience technique : 3 à 5 ans dans un poste similaire.
Expérience antérieure des opérations logistiques dans des situations d’urgence complexes de moyenne à grande échelle.
Connaissance approfondie des différents éléments de la chaîne d’approvisionnement dans l’humanitaire le contexte.
Excellente compréhension des politiques et procédures des ONG/Donateurs relatives à l’approvisionnement et à l’administration.
Une expérience dans un environnement de financement multi-bailleurs est un atout.
Une expérience en approvisionnement d’urgence est un atout.
Expérience des méthodes et techniques de construction.
Expérience dans les zones de conflit / ou de catastrophes naturelles, avec une infrastructure limitée.
Excellent dans la gestion simultanée de diverses tâches ainsi que des tâches administratives dans un délai rapide
Environnement dynamique et en constante évolution.
Voulue
Expérience de travail dans le domaine de la politique humanitaire.
Expérience de travail dans des contextes de réfugiés ou de déplacés internes.
Compréhension claire et application démontrée de SPHERE, HAP et d’autres directives pertinentes pour la redevabilité dans la réponse humanitaire.
Conception de mécanismes de qualité et de redevabilité et de rétroaction des bénéficiaires dans les interventions d’urgence. Avoir au moins cinq (5) années d’expérience de travail dans le domaine des achats est normalement requis.
Compétences TechniquesExemples : langues ; planification ; préparation du budget; traitement de texte, comptabilité de base; communications écrites avancées; techniques de présentations; levée de fonds; formation/facilitation, etc.:
Obligatoire
- Exigences linguistiques : anglais et une langue seconde, de préférence le français comme un atout.
- Formation ou expérience en sécurité.
- Expérience dans la programmation des réfugiés ou dans un autre domaine d’intervention sectoriel.
Il doit posséder les compétences suivantes : communication, écoute active et apprentissage actif, compréhension de texte, coordination, jugement et prise de décisions, organisation, gestion du temps, rédaction, être axé sur le service et la négociation.
Compétences
Compte tenu des responsabilités et du niveau de responsabilité du poste, veuillez énumérer les compétences par ordre d’importance. Celles-ci seront utilisées aussi bien pour le recrutement que pour la gestion de performance.
Le/la responsable des Achats et de la Logistique doit connaître la chaîne d’approvisionnement, la production et le traitement, les services à la clientèle et les services personnels, la technologie et les outils appropriés, les règlements et les normes en vigueur, l’administration et la gestion, ainsi que les mathématiques.
Excellent en procédures logistiques, solide sens de l’organisation avec initiative, bon motivateur.
Essentiel : Compétences et techniques informatiques (connaissances en construction, mécanique, électrique si nécessaire) et des compétences éprouvées en résolution de problèmes.
Grande capacité d’adaptation.
Capable de travailler de longues heures et les week-ends, si nécessaire.
Expérience de travail dans un environnement instable avec présence possible de groupes ou de forces armées.
Capacité à faire face à des situations stressantes et à travailler avec des moyens limités.
Connaissance avérée de Word, Excel, PowerPoint, Outlook Express, etc.
NB : CARE International, en accord avec notre valeur fondamentale d’intégrité, lutte contre : La fraude, La discrimination, L’exploitation, Les appropriations illicites, Le harcèlement, l’abus et l’exploitation sexuels et tout autre acte répréhensible.
Le signalement d’un acte répréhensible fait soit :
En vous adressant au responsable approprié et/ ou la Direction des Ressources Humaines
Connectez-vous à http ://www.care.ethicspoint.com
Les signalements resteront confidentiels dans la mesure du possible et pourront être soumis de manière anonyme. CARE ne sanctionnera les personnes qui soumettent un signalement en toute bonne foi. Cette procédure de signalement ne doit pas être utilisée pour communiquer des griefs contre des responsables hiérarchiques à moins qu’ils ne soient liés à une violation d’une politique existante.
CARE applique la politique de tolérance zéro par rapport aux actes répréhensibles cité ci haut
IV. PIECES A FOURNIR
Une lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur de Mission de CARE Niger
Un Curriculum vitae détaillé ;
Attestation de la carte d’inscription à l’Agence Nationale pour la Promotion de l’Emploi (ANPE).
V. DEPOT DES CANDIDATURES
Les dossiers de candidature doivent être déposés au plus tard le 26 Janvier 2024 par email à l’adresse suivante : Ner.Recrutements@care.org
Notre diversité est notre force. Nous encourageons les personnes de tous horizons et de toutes les expériences, en particulier les femmes, à postuler.
