TITRE : Chargé(e) des Moyens Généraux
(Les candidatures féminines sont fortement encouragées)
EQUIPE/PROGRAMME : Operations
LOCALITE : Bamako
CATEGORIE : Grade 4.1 de la grille de SCI Mali.
DURÉE DU CONTRAT : CDI
TYPE DE CONTRAT : National
CHILD SAFEGUARDING :
Niveau 3 : Les personnes occupant ce poste travailleront au contact d’enfants ou de jeunes de manière fréquente (p. ex. une ou plusieurs fois par semaine) ou intensive (p. ex. quatre jours ou plus par mois, ou pendant la nuit), car elles interviendront dans le cadre de programmes nationaux, visiteront des programmes nationaux ou seront chargées d’effectuer les vérifications/contrôles de police du personnel concerné.
Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE) :
- S’assurer que les partenaires (enfants, jeunes, décideurs et autres) comprennent pleinement les dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures
Locales/procédures du Pays ;
- Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de soupçons d’abus commis sur les enfants ;
- S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne les mets pas en danger/ risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence leur travail à l’aide des outils de référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de mise en œuvre ;
- Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organisations et ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres de la communauté d’une manière générale;
- Etre vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances des enfants dans la vie personnelle et professionnelle.
LE BUT DU ROLE : gestion efficiente et efficace des documents administratifs auprès de l’état et contractuel avec les partenaires (prestataires, fournisseurs et collaborateurs).
Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation.
Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies.
DIMENSION DU POSTE
Rapporte à : Gestionnaire de la logistique et moyens généraux
Staff sous la supervision de ce poste : N/A
Responsabilité budgétaire : N/A
Dimensions du Rôle : Sous la supervision directe du Gestionnaire Logistique et moyens généraux, le ou la Chargé(e) des Moyens Généraux servira de point focal entre la logistique et les autres départements pour toutes les questions relatives à la gestion des questions de logistiques administratifs en assurant également le respect des procédures et règles de fonctionnement de SCI MALI.
Le chargé de la logistique et du transport a la responsabilité générale de :
· Le Chargé des Moyens Généraux a la responsabilité générale du suivi administratif : des contrats de prestations, maintenance des équipements et entretiens des bureaux, Guest, des correspondances (internes et externes), des biens immobiliers, et de toutes autres activités connexes liées à son poste.
· Il assure la supervision directe des prestataires en charge de l’entretien et maintenance des locaux
NIVEAU DE SALAIRE BRUT ANNUEL :
Salaire de base annuel compris entre : 6 774 630 FCFA – 14 282 604 FCFA
Notre Offre définitive sera basée sur l’expérience, l’équité interne et la disponibilité financière. SCI offre un ensemble d’avantages concurrentiels en dehors du salaire).
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :
Management de la logistique
S’assurer que les politiques et les procédures de SCI en matière de gestion logistique et administrative sont comprises et appliquées ;
Contribuer techniquement avec l’unité logistique à la mise en place des contrats cadres avec les fournisseurs de biens et de services pertinents pour une bonne marche de son unité.
Gestion administrative
Responsable de la vérification systématique de l’enceinte où sont logés les bureaux, afin d’assurer un environnement professionnel sécurisé pour tous les membres du personnel. Entreprend à cet effet toutes les démarches nécessaires pour rendre disponible les services de nettoyage, ainsi que l’approvisionnement des articles et équipements de maintenance conformément aux plans et budget alloués à cet effet ;
Notifie au Manager Logistique les équipements et parties défaillants au niveau du Bureau et des Guest House ;
A la charge de suivi de tous les contrats de bail et des prestations ;
Développe, met en place et supervise toute la gestion des correspondances / courriers de quelque nature que ce soit ;
Supervise toutes les tâches administratives telles, la circulation des mémos et / ou circulaires ;
Veille à prendre toutes les dispositions nécessaires à la tenue des réunions, des ateliers, des séminaires, et les réservations de salles de conférences et de l’équipement audiovisuel selon les besoins ;
Veille à ce que les procédures légales et internes en sont correctement appliquées ;
Assurer la gestion des hébergements (Guest House et/ou Hôtel) ;
En charge de la recherche de l’Exonération et de TVA trimestriel pour le bureau ;
Gestion des Communications ;
S’assure de la régularité, la vérification, le traitement et le paiement de toutes les factures (Cellulaires, fixes, Internet, Hotels, etc…) ;
S’assure que les outils de travail sont utilisés de façon appropriée ;
En charge des incorporations, des modifications et des retraits des agents à la flotte téléphonique de l’Organisation.
Gestion de Correspondance / Archivage /Conférence / Gestion de bureau / Gestions des factures et loyers
Coordonner avec le chargé Fleet l’envoi et la réception des courriers (physiques ou électroniques) ;
Rédiger le draft des correspondances (lettres, memos, rapports et autres documents à la demande des responsables) et veiller au classement de ces documents ;
En charge des courses officielles du bureau à la demande des responsables ;
Aide les programmes et autres départements dans l’organisation d’évènements ; atelier et formation
En charge d’analyser et de suivre les factures, de résoudre les zones de conflit avant d’effectuer les demandes de paiement ;
Mis à jour du tableau de suivi des échéances de paiement des loyers et autres charges fonctionnels
S’assurer que les factures sont correctement archivées ;
Être le point focal pour les réservations d’hôtels et de la Guest house ;
Suivi des paiements des factures d’hôtel et d’utilités et partage du tableau de suivi avec les mises à jour
Maintenance du bureau et des maisons des expatriés ;
Informer et former le personnel de ménage aux bonnes pratiques quant à l’entretien du bureau et des Guest housses ainsi qu’aux mesures de sécurité et aux comportements appropriés dans les bureaux et les guets ;
Superviser de façon hebdomadaire le travail des agents de ménage aux Guess et au bureau et en faire un point détaillé des anomalies pour actions.
Reporting
Assurer la capitalisation et l’archivage des documents ;
Prépare et soumet mensuellement, un rapport détaillé en conformité avec le calendrier de soumission des rapports mensuels ;
· Rédiger et/ou fournir les rapports d’incident.
Autres tâches :
Toutes autres activités connexes liées à son poste
COMPORTEMENTS ET VALEURS (Nos valeurs en pratique)
Responsabilité :
· Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children ;
· Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition:
· Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même ;
· Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres ;
· Orienté vers le futur, pense stratégiquement.
Collaboration:
· Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants ;
· Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité ;
· Abordable, à l’écoute.
Créativité:
· Développe et encourage les solutions innovantes ;
· Disposé à prendre des risques calculés.
Intégrité:
· Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence ;
· Renforce la confiance et la confiance ;
· Affiche un excellent jugement conforme.
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES
§ Niveau BAC+4 au minium dans les domaines suivants (en logistique, commerce, gestion d’entreprise, gestion de la chaine d’approvisionnement ou domaine ou expérience similaire.
§ 3 ans d’expérience au moins dans la gestion des Fleets/parc autos, ou un domaine quelconque de la logistique et du transport) ;
§ Expérience dans la logistique avec (une ONG internationale ou un programme multisectoriel de nature complexe) ;
§ Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ;
§ Capacité à prioriser les tâches ;
§ Capacité de synthèse écrite et orale ;
§ Bonne connaissance de système informatique (traitement de base données, Excel, world et Power point) ;
§ Qualités personnelles : Esprit d’équipe, rigoureux, minutieux, grande capacité d’adaptation, bonne communication et capacité à travailler sous pression.
Responsabilités additionnelles du travail
Les rôles et responsabilités énoncés ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires dans des limites raisonnables tenant compte de son niveau de compétences et d’expérience.
Egale opportunité à l’emploi
Les agents déployés sont tenus d’exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de SCI en matière d’égalité des chances et de diversité.
Sauvegarde des enfants :
Nous devons protéger les enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.
Sauvegarde de nos staffs :
Les agents déployés sont tenus d’exécuter les tâches conformément à la politique anti-harcèlement de SCI
Santé et Sécurité
Les agents déployés doivent exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de SCI en matière de santé et de sécurité.
Les personnes intéressées peuvent postuler via les liens suivants :
Lien de candidature pour le poste : https://bit.ly/47C1Du1
Site d’offre d’emplois SCI : https://hcri.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI
Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 1er décembre 2023 à 17h00
Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour le test écrit et les interviews. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés
NB:
ENGLISH: Applicants are advised that Save the Children International does
not require any payment or expense during the entire recruitment process. Any request in this direction should be immediately reported.
FRANCAIS : Il est porté à la connaissance des candidats que Save the Children
International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de
recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée
car contraire aux valeurs et pratiques de notre Organisation.
