ONG INTERSOS RECRUTE CHARGE LOGISTIQUE ET APPROVISIONNEMENT H/F

Intitulé du poste :            Manager Logistique et d’Approvisionnement

Relève de :   : Coordinateur Logistique et d’Approvisionnement pour le Pays (Chef de mission si le Coordinateur Logistique n’est pas présent)

Référent technique : Coordinateur Logistique Régional si le CLSC n’est pas présent

Lieu d’affectation :   Bamako et zones d’intervention (Mali)

Type du contrat :     CDD/Temps plein, 12 mois renouvelable en fonction du financement

Contexte

NTERSOS est une organisation humanitaire à but non lucratif ayant pour rôle de venir en aide aux personnes en danger, aux victimes de catastrophes naturelles et de conflits armés. Créée en 1992, ses actions reposent sur les valeurs de solidarité, de justice, de dignité humaine, d’égalité des droits et des chances pour tous ainsi que sur le respect de la diversité et de la coexistence, en accordant une attention particulière aux plus vulnérables et à ceux ayant besoin de protection. 

INTERSOS intervient dans les situations d’urgence et de crise afin de venir en aide aux personnes, aux familles et aux communautés victimes des conflits, de l’extrême pauvreté, des catastrophes naturelles ou causées par l’homme.

Les opérations d’INTERSOS sont guidées par : 

• La Charte des Valeurs de l’organisation ;
• Les principes humanitaires : humanité, neutralité, impartialité et indépendance. 

INTERSOS travaille dans le respect absolu des principes de la Déclaration Universelle et de la Convention Européenne des droits de l’homme. Elle ne fait aucune distinction ou discrimination fondées sur la race, le genre, la religion, la nationalité, l’origine ethnique ou sociale des personnes qui ont besoin d’aide.

INTERSOS place toujours au cœur de ses activités la valeur et la dignité de l’être humain. C’est pour cette raison que, dès le début, elle fait participer la population locale et les communautés à ses activités, tout en valorisant et en développant les capacités et les compétences des individus et des communautés.

INTERSOS au Mali

La stratégie d’INTERSOS au Mali est axée sur la Localisation. Avec l’appui financier de la Fondation SV, l’Agence Italienne de Coopération au Développement (AICS) et ECHO, INTERSOS apporte une réponse à la crise humanitaire à travers la mise en place de projets multisectoriels (Protection, Santé, Wash, Sécurité alimentaire, etc.) en collaboration avec plusieurs Organisations nationales et locales. Ces organisations bénéficient d’un important programme de renforcement de leurs capacités organisationnelles, techniques et opérationnelles dans le cadre de cette collaboration afin de leur permettre d’être très actives et efficaces dans la réponse humanitaire.

Objectif du poste :

Planifier, coordonner et surveiller toutes les activités logistiques liées au projet ou à la capitale et fournir un soutien aux activités, conformément aux protocoles et normes d’INTERSOS afin de garantir un fonctionnement optimal des activités logistiques.

Est responsable de la planification correcte, de la mise en œuvre, du suivi et de la gestion des activités et des sections de la chaîne d’approvisionnement (traitement des commandes, achats, entreposage, transport et douanes), conformément aux protocoles, normes et procédures d’INTERSOS, afin de contribuer au bon fonctionnement de la mission.

En l’absence du Coordinateur Logistique et d’Approvisionnement pour le Pays (CLSC), le Manager Logistique assume provisoirement certaines des responsabilités et tâches du CLSC, en se concentrant sur les tâches de coordination.

Tâches génériques :

Coordination et soutien

• Aider le CLSC à définir et à suivre les activités logistiques dans les projets ou la capitale, afin d’identifier et de répondre aux besoins de la population cible.
• Assurer une référence technique pour toutes les questions logistiques/techniques dans les projets et encadrer le personnel logistique sous sa responsabilité.
• Participer aux rapports mensuels selon les directives.
• Assurer et surveiller la mise en œuvre des activités logistiques/techniques dans le projet/la capitale, y compris :
  • Logistique : (construction, transport de biens et de personnel, communications, eau et assainissement, véhicules et moteurs, équipements/installations et infrastructures, communications, installation et entretien d’espaces de bureau fonctionnels et d’installations de logement pour le personnel international dans des conditions de vie adéquates)
  • WASH : mise en œuvre des activités d’eau, de santé et d’assainissement.
• Participer activement à la définition et au suivi de la planification et des budgets annuels des projets et du Plan de Préparation d’Urgence, en définissant des stratégies et en conseillant le Coordinateur Logistique dans la traduction des besoins identifiés en objectifs, priorités et ressources nécessaires à l’intervention.
• Gérer les sections d’approvisionnement au niveau de la coordination : traitement des commandes, achats, entreposage (log et med), et planification des activités de transport et de douane en coordination avec le Coordinateur Logistique pour le Pays et les Officiers Logistiques de Base. Coordonner les lignes de communication et les liens fonctionnels entre l’approvisionnement et les départements Finance et Médical.
• En collaboration avec le Coordinateur Logistique pour le Pays, définir les activités de Gestion des Entrepôts et des Stocks et planifier le budget annuel afin d’identifier et d’optimiser la réponse aux besoins de la mission et de la population cible.
• Participer aux instances de coordination logistique avec les autres partenaires.

Gestion de l’information logistique

• Assurer que les données rapportées dans le logiciel logistique d’INTERSOS par les Officiers Logistiques de Base (Plateforme de Gestion Intersos – IMP) sont correctement utilisées et précises. Fournir une formation au personnel de la mission si nécessaire et soutenir la mise en œuvre du logiciel logistique d’INTERSOS dans les missions.
• Assurer que les données rapportées dans le Système de Gestion des Inventaires d’INTERSOS (IMS) sont correctement utilisées et précises.

Gestion de la chaîne d’approvisionnement et des achats

• Définir, surveiller, évaluer et assurer la mise en œuvre des stratégies et des activités globales d’approvisionnement dans la mission, en apportant les ajustements nécessaires, conformément aux normes, protocoles et procédures d’INTERSOS. Cela comprend la garantie des éléments suivants :
  • Garantir le respect des politiques et procédures d’approvisionnement d’INTERSOS et des donateurs.
  • Créer le Plan d’Achat en ligne sur IMP.
  • Assurer une administration d’approvisionnement fluide dans IMP (Gestion des Demandes d’Achat) et le respect des procédures d’approvisionnement mises en œuvre.
  • Stabiliser les activités d’approvisionnement dans le cadre des interventions régulières et d’urgence des projets et gérer les visites sur le terrain sur une base régulière pour offrir un soutien permanent aux parties prenantes directes et indirectes de l’approvisionnement.
  • Valider l’utilisation des tiers liés à l’approvisionnement (fournisseurs, sociétés de transport, transitaires, etc.) proposés par les Assistants d’Approvisionnement, en collaboration avec les référents techniques lorsque nécessaire.
  • Rédiger des documents d’appel d’offres en coordination avec le Coordinateur Logistique pour le Pays.
  • Maintenir la liste pré-qualifiée d’INTERSOS pour le pays/la base.
  • Appliquer la SOP 37, la SOP 38 et la SOP39.
• Planifier, coordonner et superviser les activités quotidiennes des sections d’approvisionnement et définir leur niveau de priorité. Mettre en œuvre les outils et procédures adéquats.
• Planifier et collaborer avec le Bureau Global d’Approvisionnement sur les processus d’Achat International. Suivre le paiement aux fournisseurs en coordination avec les Coordonnateurs Régionaux des Finances et le GSO.
• Surveiller les activités de Gestion des Entrepôts et des Stocks, en suivant les stocks médicaux et logistiques, en assurant la conformité avec les normes, protocoles et procédures d’INTERSOS, et en rapportant au responsable hiérarchique sur le développement des programmes en cours. Cela inclut les activités suivantes :
  • Assurer que tous les équipements et locaux sont adaptés au stockage approprié des biens conformément aux exigences du client et aux bonnes pratiques de distribution.
  • Assurer la gestion physique et administrative appropriée des produits dans l’entrepôt en collaboration avec les propriétaires des stocks (SOPs, gestion des flux, outils d’entreposage, inventaires…) et garantir l’application de la SOP dans la gestion de la pharmacie.
  • Assurer la sécurité et la sûreté des biens et des personnes à l’intérieur et à l’extérieur des locaux sous sa responsabilité.
  • Analyser les données mensuelles/trimestrielles de l’entrepôt, identifier les problèmes et proposer des solutions au responsable hiérarchique, aux propriétaires des stocks et au pharmacien.
  • Superviser régulièrement les vérifications d’inventaire sur une base trimestrielle.

Gestion des transports

• Assurer que le modèle de Gestion de la Flotte d’INTERSOS, les protocoles de sécurité des mouvements et le Manuel d’Identité de Marque sont appliqués dans toutes les bases – la flotte est vérifiée, régulièrement entretenue et que les véhicules sont assurés et les taxes payées.
• Suivre le bon suivi de la consommation de carburant et l’utilisation du carnet de bord des véhicules, du carnet d’entretien, du carnet d’huile et d’autres formats et modèles de flotte par le personnel logistique de terrain. Assurer que la documentation appropriée des véhicules (par exemple, location, assurance, inspection mécanique, etc.) est correctement gérée par le personnel logistique.
• Soutenir les différentes bases en fournissant des solutions pour le mouvement des biens au sein de la mission.

Gestion et Entretien des Installations et Communications

• Aider l’Officier de Logistique de Base dans l’installation et l’entretien des espaces de bureaux fonctionnels et des installations d’hébergement dans des conditions de vie adéquates et conformément aux normes minimales et au manuel d’identité de marque d’INTERSOS. Assurer l’application des mesures de sécurité définies et effectuer des visites d’inspection pour évaluer les besoins de réhabilitation des installations.
• Soutenir le Bureau de Logistique de Base pour garantir que les installations disposent d’une infrastructure et d’équipements informatiques et de communication, appropriés pour soutenir les plateformes logicielles d’INTERSOS et conformément aux politiques et procédures – permettant une communication permanente entre la capitale, les projets, les bases et le siège, et une gestion appropriée des bases. Garantir que tout le personnel de la mission ait la formation appropriée pour utiliser l’équipement de communication disponible.

Gestion des Actifs

• Soutenir l’achat, l’utilisation et l’entretien des actifs informatiques, de l’équipement de bureau et de projet, et des outils de communication, tout en veillant à ce que tous les actifs de base enregistrés dans l’IMP soient documentés, dotés de numéros d’actifs uniques d’INTERSOS, étiquetés et consignés conformément aux politiques et procédures de gestion des actifs.
• Assister le CLSC dans le rapport de la liste des actifs à la fin du projet et superviser le transfert des actifs selon la destination définie avec le Département des Programmes.
• Superviser régulièrement la vérification des actifs fixes sur une base trimestrielle.

Gestion des Ressources Humaines

• Participer à la planification et à la mise en œuvre, avec le Coordinateur Logistique, le Chef de Projet et le Coordinateur RH, des processus RH associés (recrutement, formation, briefing/débriefing, évaluation, détection du potentiel, développement et communication) du personnel logistique dans le projet/capitale afin d’assurer à la fois la taille et la quantité de connaissances requises pour exécuter correctement toutes les activités logistiques.
• Évaluer la charge de travail du personnel d’approvisionnement et d’entrepôt et la performance, en proposant un redimensionnement si nécessaire.

Sécurité Appliquée

• Définir et surveiller les aspects techniques de la politique de réduction des risques du projet, du transport, de la communication, de la protection, de l’identification et de la préparation des aspects techniques de la politique et des directives de sécurité, du plan d’évacuation et du plan de contingence, en surveillant quotidiennement l’application des règles de sécurité et en signalant au CLSC et au Chef de mission tout problème pouvant survenir. À cette fin, le Manager Logistique & (Approvisionnement) du Pays doit créer un environnement approprié pour faciliter l’échange d’informations sur la sécurité.

Général

• Effectuer toute autre tâche, spécifique à son domaine de spécialité, selon les directives du responsable hiérarchique.
• En l’absence du Coordinateur Logistique du Pays, il peut temporairement assumer certaines tâches pour combler le vide.

Éducation :

Diplôme technique ou diplôme universitaire technique, en tant qu’ingénieur serait un plus

Compétences : (Connaissances, aptitudes et capacités)

Compétences professionnelles :

·         Expérience professionnelle essentielle d’au moins 3 ans dans des activités liées à la logistique.

·         Expérience antérieure souhaitable avec les départements logistiques.

·         Connaissance de base de la structure et des procédures des ONG internationales.

·         Maîtrise de MS (Microsoft Word, Excel, Outlook, etc.).

·         Expérience pratique démontrée en liaison, communication/négociations avec les autorités, les communautés et fournisseurs.

Autres compétences :

·         Fort esprit d’équipe, à l’aise dans un environnement multiculturel

·         Excellentes compétences analytiques, capacité d’observation et d’analyse

·         Excellentes capacités de planification et approche structurée des tâches

·         Capacité à planifier à l’avance et orientée vers les résultats

·         Capable d’assurer un contact/communication rapide de qualité dans un environnement stressant.

·         Très fortes compétences relationnelles : solides compétences en communication et en diplomatie

·         Pratique et solutionneur de problèmes

·         Capacité à gérer une forte pression de travail

·         Disponibilité et capacité à se déplacer dans la zone couverte

·         Disponibilité à s’engager et à adhérer aux valeurs, à la mission et à la vision d’INTERSOS.

Langues :

–          Maîtrise du français avec excellentes compétences en communication verbale et écrite

–          Maîtrise de l’anglais un atout

Comment postuler ?

Uniquement par e-mail, envoyer son dossier de candidature à l’adresse mail suivante:

sagal.aden@intersos.org

Le dossier devra comprendre une lettre de motivation et un CV à jour ayant au maximum 4 pages.

Date limite d’envoi des dossiers : 28 décembre 2023 à 17H00 (Heure de Bamako)

INTERSOS se réserve le droit de clôturer l’offre avant la date limite si elle trouve des candidatures intéressantes et satisfaisantes.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.