PLAN INTERNATIONAL GUINEE RECRUTE PLUSIEURS POSTES H/F

💼 𝐎𝐅𝐅𝐑𝐄 𝐃’𝐄𝐌𝐏𝐋𝐎𝐈

Plan International Guinée recrute pour plusieurs postes:

– Un(e) Coordinateur(ce) Administration

Plan International est une organisation indépendante de développement et d’aide humanitaire qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité des filles.Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent influencé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.
En travaillant avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous luttons pour un monde juste, s’attaquant aux causes profondes des défis auxquels sont confrontées les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous soutenons les droits de l’enfant depuis la naissance jusqu’à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Nous pilotons les changements de pratiques et de politiques au niveau local, national et mondial en utilisant notre portée, notre expérience et nos connaissances.

Nous construisons de puissants partenariats pour les enfants depuis plus de 80 ans et sommes maintenant actifs dans plus de 70 pays.

ROLE PROFILE

Title	Coordinateur(ce) Administration
Functional Area	ADMINISTRATION CO
Reports to	Country Administrative & Supply Chain Manager Manager
Location	Conakry	Travel required	20% within the different sites & 80% of the time on office related activities.
Effective Date	…../……/ 202…	Grade	13

OBJECTIF DU RÔLE

Ce rôle soutiendra le travail de Plan en Guinée en s’assurant que l’approvisionnement est aligné sur les normes et les meilleures pratiques de l’organisation.

Le/la coordinateur(trice) Administratif(ve) sous la supervision du Responsable du département Administration et Chaine d’Approvisionnement, coordonnera les activités Administratives du Bureau National conformément aux politiques et directives de Plan International. Il/Elle s’assurera que les données correspondantes sont saisies en temps voulu et qu’elles sont à jour dans les plateformes appropriées.

Dimensions DU POSTE

Sous la supervision du Responsable de l’Administration et de la Chaine d’Approvisionnement, le/la coordinateur(trice) Administratif(ve) assurera les rôles suivants :

Favoriser la mise en œuvre des programmes de qualités en temps voulu
Assurer la conformité avec les procédures de Plan International Guinée
Fournir une mise à jour périodique de l’état de traitement des demandes à l’ensemble du personnel

Coordonner les demandes de mise à disposition d’équipements, de matériels, de collations et de mobilier pour les ateliers et autres rencontres
Coordonner le traitement des demandes de services de billetteries
Procéder à la tenue a jour du SharePoint qui retrace la situation des déplacements

RESPONSABILITes

Elle doit comprendre une série de brèves déclarations définissant les résultats finaux requis. Par exemple, conduire, contribuer, identifier, gérer, être responsable de, conseiller/entraîner, construire, développer, fournir, conduire, superviser, établir, participer, etc.

Les énoncés doivent idéalement être formulés de manière à ce qu’ils conduisent à des idées de mesure. Par exemple, il est préférable d’énoncer quelque chose comme “atteindre les normes d’entretien” plutôt que “entreprendre l’entretien”. La première formule conduit à une mesure par rapport à la maintenance standards.]

Principales responsabilités et attentes pour la position.

Gestion Administrative

S’occuper de toutes les démarches administratives (obtention de carte séjour, permis de travail etc…)

Appuyer les visiteurs dans leur demande de visa et assurer le suivi
Sous la supervision du Responsable du Département Administration et Chaine d’Approvisionnement, appuyer dans l’obtention des documents administratifs pour l’organisation auprès des structures publiques (accord de siège, exonérations etc. …)
Assurer l’accueil du personnel et des visiteurs de l’aeroport vers leurs résidences /hôtel

Assurer l’achat des billets d’avion et appuyer le staff dans les demandes de visa lors des missions à l’extérieur
Appuyer son superviseur dans l’archivage et le suivi des contras
Appuyer le service logistique pour la réception des visiteurs internes et externes de Plan International Guinée pour les réservations d’hôtels, l’accueil et le raccompagnement à l’aéroport s’il y a lieu, les confirmations de vol au retour etc.. ;

Coordonner l’achat des billets d’avion pour lors des missions

Soumettre à son superviseur :

Un rapport mensuel des activités du service.

Organisation logistique :

Coordonner le bon déroulement réunions qui se tiennent au Bureau National avec l’appui de la logistique
Coordonner la bonne utilisation des salles de réunions avec l’equipe de la logistique

Aider l’équipe à organiser ses déplacements et son hébergement, le cas échéant.

Gestion du paiement des prestataires de services :

Coordonner le paiement de tous les services de prestation à temps (plomberie, électricité, maintenance des Extincteur, des climatiseurs, billetterie, gardiennage, nettoyage, hôteliers etc…)

Effectuer toute autre tâche à la demande de la hiérarchie :

Responsabilités en lien avec la politique de Sauvegarde / PHEAS des enfants et des participants aux programmes.

En tant que membre du personnel :

Signaler tout abus commis contre un enfant, tout problème lié à sa protection, et ce conformément aux procédures en vigueur dans le bureau local et à la présente politique. Le personnel de Plan peut également recourir à la politique de dénonciation de Plan dans cette éventualité
S’assurer que les contacts avec un enfant ou les membres d’une famille associée au travail de Plan, sont supervisés par un (ou un autre) membre du personnel de Plan. Il peut s’agir entre autres de visites et de toute forme de communication par le biais des médias sociaux, d’emails et de lettres.
Assurer l’analyse et la gestion documentée des risques liés à la protection des enfants et des participants aux programmes dans le processus périodique de gestion des risques liés aux programmes/projets à toutes les étapes du cycle des programmes/projets.

Assurer la mise en œuvre effective des normes d’application de la politique de Sauvegarde / PHEAS applicables aux domaines de gestion relevant de sa responsabilité (voir manuel des normes)
Apporter sa pleine coopération, et en toute confidentialité en cas d’enquête menée sur un problème ou une présomption d’abus.
Travailler avec les managers pour identifier quels normes et indicateurs de la Sauvegarde / PHEAS de l’enfant s’appliquent à son domaine de responsabilité

Renforcer la communication sur le code de conduite et faire le suivi à son adhésion
Démontrer et encourager de manière visible une culture d’ouverture et de conscientisation pour tous.

En tant que Equipe Admin :

Assurer les évaluations de tous les partenaires potentiels (ONG et entreprises) incluant l’engagement et les capacités de ces derniers à sauvegarder la sécurité des enfants et des participants aux programmes.
Mettre en place des plans et programmes de renforcement des capacités des partenaires en matière de sauvegarde des enfants et des participants aux programmes.
Intégrer systématiquement les dispositions relatives à la sauvegarde dans les contrats et accords de partenariat ou de collaboration.

Collaborer avec les autres gestionnaires dans le processus de mise en œuvre effectives de normes de sauvegarde.

relations CLEs

Ce poste est placé sous l’autorité du responsable de la logistique nationale. Le titulaire du poste devra également traiter avec le personnel d’autres départements et les soutenir dans leurs besoins.

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES

EssentiEl

Un diplôme reconnu en Administration, relations internationales ou une qualification similaire d’un établissement d’enseignement réputé ;

Un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans la gestion Administrative dans un environnement organisationnel réputé.
Bonne compréhension des processus de passation de marchés et des liens avec d’autres opérations.

Aptitude à travailler en équipe et à tenir compte des contributions des autres membres de l’équipe.

Capacité à établir des priorités et à gérer diverses charges de travail dans des délais courts, dans des environnements fragiles et culturellement dynamiques.
Compétences diplomatiques et interpersonnelles, notamment en matière de négociation et d’influence.
- Capacité à travailler avec de nombreuses parties prenantes appartenant à des environnements professionnels différents.
- Excellente connaissance des technologies de l’information, en particulier capacité à utiliser les applications courantes, Word, Excel, PowerPoint, le courrier électronique et l’internet.
- Loyauté, honnêteté, confiance et respect des procédures

SOUHAITABLE

Bonnes aptitudes à la communication. Être à l’aise pour travailler avec des collègues de différentes cultures et de différents services internes ;
La connaissance de l’anglais est un atout.
Préférence pour le travail en équipe et un environnement de travail collaboratif.

Grande disponibilité ;
Grande capacité d’écoute, discrétion et tact.
Sensibilité aux conditions culturelles et sociales.

Engagement en faveur de la formation continue ; volonté de mettre à jour ses connaissances dans le domaine de la logistique.
Capacité à répondre/gérer des demandes multiples provenant de différents sites/départements.
Expérience professionnelle dans une ONGI

LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsables

Promouvons une culture d’ouverture et de transparence, notamment auprès des sponsors et des donateurs ;

Engageons notre responsabilité et celle des autres de respecter les normes d’intégrité les plus élevées ;
Cohérence et équité dans le traitement des personnes ;
Sommes ouverts au sujet des erreurs et tenons à en tirer des leçons ;

Veillons à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes.

Nous aspirons à un impact durable

Articulons un objectif clair pour le personnel et définit des attentes élevées ;

Créons un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées ;
Focalisons les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en tenant compte des changements de priorités ou des crises ;
Fondons nos décisions sur des évidences et évaluons l’efficacité.

Nous travaillons bien ensemble

Recherchons des résultats constructifs, écoutons les autres, sommes prêts à faire des compromis si nécessaire ;
Établissons des relations constructives à travers Plan International afin de soutenir nos objectifs communs ;

Développons des relations de confiance et gagnant-gagnant avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés ;
S’engageons et travaillons bien avec des personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et agissons pour renforcer les capacités

Aide à créer un environnement dans lequel les enfants, les jeunes, les communautés, les partenaires et les collègues sont soutenus et se sentent en sécurité ;
Respectons et accordons une attention particulière aux droits et aux besoins de chacun ;
Ecoutons les autres avec humilité et valorisons leurs opinions, croyances et perspectives, remettant en question mes propres positions ;

Contestons et combattons les formes directes et indirectes de discrimination, d’’inégalité entre les sexes, d’intimidations et de harcèlement ;
Incitons les personnes avec lesquelles nous travaillons à influencer les décisions et à se développer ;
Autant que possible, faisons participer les enfants et les jeunes aux décisions qui les concernent.

Environnement physique

Ce poste est basé à Conakry. Cependant, le titulaire du poste doit être prêt à voyager au moins éventuellement dans les autres bureaux de l’organisation à travers la Guinée et des fois, dans des contextes difficiles où la sécurité doit être gérée.

Niveau de contact avec les enfants

Niveau de contact B : Poste à risque intermédiaire en vertu de la Politique Mondiale de Sauvegarde des Enfants et des Participants aux Programmes.

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont prié(e)s de se connecter directement sur le lien au-dessous de la position pour accéder à l’offre détaillée et postuler directement en ligne au plus tard le 29 janvier 2024.Le dossier de candidature devra comporter obligatoirement :Un Curriculum Vitae détaillé comprenant : la nationalité, la mention du ou des diplômes académiques, le domaine de spécialité, le nombre d’année d’expérience dans le domaine, …Une lettre de motivationUn extrait du casier judiciaire datant des trois (3) derniers moisVos trois dernières références professionnelles (téléphones et adresses électroniques)Les copies certifiées des diplômes et certificats de travailUn Certificat d’aptitude médicale délivré par la médecine du travailAucune candidature papier ne sera recevable.Plan International est une Organisation qui prône l’égal accès à l’emploi, une politique de Tolérance Zéro à la fraude et est engagée pour la Sauvegarde des Enfants et Participants aux Programmes et l’équité du genre ; les procédures de recrutement reflètent ces valeurs.

Les candidatures féminines et celles des porteurs de handicap sont fortement encouragées.Plan a adopté des politiques de Sauvegarde des Enfants et Participants aux Programmes et de l’équité du genre qui font partie intégrante de ses procédures de recrutement.

Lien pour postuler: 👇 👇
https://lnkd.in/eaYffKKp

– Un(e) Assistant(e) D’Administration

ROLE PROFILE

Title	Assistant (e) Administration
Functional Area	ADMINISTRATION CO
Reports to	Coordinateur (E)(e) Administration
Location	Conakry	Travel required	5% within the different sites & % of the time on office related activities.
Effective Date	……./……/202…	Grade	11

OBJECTIF DU RÔLE

Ce rôle soutiendra le travail de Plan en Guinée en s’assurant que l’approvisionnement est aligné sur les normes et les meilleures pratiques de l’organisation. Le/la Assistant (e) Administratif(ve) assurera la gestion des stocks de Plan Guinea, conformément aux politiques et directives de Plan. Il/Elle assurera les saisies en temps voulu des données dans les plateformes appropriées.

Dimensions DE LA POSITION

Rendre compte au coordinateur de l’administration Les activités des services généraux favorisent la mise en œuvre de programmes de qualité en temps voulu
Assurer la conformité avec les procédures de Plan International Guinée

Fournir une mise à jour périodique de l’état de traitement des demandes à l’ensemble du personnel
Suivre les activités des agents de nettoyage des surfaces

RESPONSABILITes

Les déclarations devraient idéalement être formulées de manière à ce qu’elles conduisent à des idées de mesure. Par exemple, il est préférable de dire quelque chose comme “atteindre les normes d’entretien” plutôt que “entreprendre l’entretien”. La première formule conduit à une mesure par rapport aux normes d’entretien]. Principales responsabilités et attentes pour la position.

Gestion des bureaux et résidences des expatriés

S’assurer que toutes les installations et tous les équipements du bureau national et des résidences des expatriés fonctionnent correctement
Recevoir les demandes de réparations installations et les traiter dans les délais les plus brefs et conformément aux procédures en vigueur
Effectuer régulièrement le suivi de l’état de fonctionnement des installations et rapporter à sa hiérarchie tout anomalie constatée afin d’effectuer les corrections requises et effectuer le suivi des différents travaux pendant les visites des différents prestataires pour l’entretien dans les bureaux et des résidences ;

Assurer le renouvellement des stocks d’eau pour le bureau et assurer leur mise à disposition dans les différents étages de façon à éviter toute pénurie ;
Effectuer tous les travaux de manutention nécessaires au bon fonctionnement du bureau et des résidences ;
Être disponible en tout temps pour le suivi des travaux d’entretien même quelques fois le week-end en cas d’urgence.

Assurer l’ouverture des bureaux le matin pour faciliter l’acces le nettoyage de ces derniers
Assurer la fermeture des bureaux après les heures de travail soir
Procéder à la réception physique des équipements achetés

Sous la supervision du coordinateur Administration Appuyer la coordinatrice de la logistique pour le transport des équipements destinés au differents PIIA

2. Gestion des groupes électrogènes

S’assurer que les groupes électrogènes fonctionnement et sont entretenus conformément aux règles établies ;

Assurer la carburation et le renouvellement du stock de carburant pour les groupes électrogènes du bureau et des résidences ;
Assurer le suivi du remplissage correct des fiches de gestion des groupes électrogènes ;
Être entièrement responsable de toute perte de carburant sous sa responsabilité ;

Dresser un rapport hebdomadaire de consommation de carburant à adresser à son superviseur.
Gestion des approvisionnements et stock de fourniture
- Assurer la gestion et le suivi des stocks de fournitures de bureaux disponibles au magasin afin d’éviter toute pénurie, perte, vol ou endommagement ;
- Signaler immédiatement toute anomalie constatée (perte, vol, endommagement etc.)
- Enregistrer immédiatement toute entrée ou sortie de stock du magasin dans les registres prévus à cet effet ;
- Organiser le magasin et assurer que les articles sont stockés selon la catégorie et dans les conditions de salubrités et d’entreposage requis ;
- Assurer l’approvisionnement de de fourniture du bureau national ;
- Mettre à disposition de chaque Département un stock de fournitures (dotation mensuelle de fourniture de bureau) et assurer le renouvellement de ce stock au besoin ;
- S’assurer que les requêtes de fournitures sont conformes aux besoins réels de chaque département ; Dresser un rapport mensuel de gestion du stock de fournitures à adresser à son superviseur.

Organisation des reunions:
- Sous la supervision du coordinateur Administration ‘assurer que toutes les réunions qui se tiennent au Bureau National sont correctement organisées (mis en place de la salle, organisation des pauses, petits achats, disponibilité du matériel et équipement etc.…)
Gestion du paiement des prestataires de services :
- S ‘assurer que tous les prestataires de plomberie, électricité, maintenance des Extincteur, des climatiseurs est fait à temps ;
- Appuyer la coordinatrice logistique pour une ségrégation de tache le paiement des Prestataires de gardiennage et nettoyage et entretien GE
5. Effectuer toute autre tâche à la demande de la hiérarchie.

Responsabilités en lien avec la politique de Sauvegarde / PHEAS des enfants et des participants aux programmes.

En tant que membre du personnel :

Signaler tout abus commis contre un enfant, tout problème lié à sa protection, et ce conformément aux procédures en vigueur dans le bureau local et à la présente politique. Le personnel de Plan peut également recourir à la politique de dénonciation de Plan dans cette éventualité

S’assurer que les contacts avec un enfant ou les membres d’une famille associée au travail de Plan, sont supervisés par un (ou un autre) membre du personnel de Plan. Il peut s’agir entre autres de visites et de toute forme de communication par le biais des médias sociaux, d’emails et de lettres.
Assurer l’analyse et la gestion documentée des risques liés à la protection des enfants et des participants aux programmes dans le processus périodique de gestion des risques liés aux programmes/projets à toutes les étapes du cycle des programmes/projets.
Assurer la mise en œuvre effective des normes d’application de la politique de Sauvegarde / PHEAS applicables aux domaines de gestion relevant de sa responsabilité (voir manuel des normes)

Apporter sa pleine coopération, et en toute confidentialité en cas d’enquête menée sur un problème ou une présomption d’abus.
Travailler avec les managers pour identifier quels normes et indicateurs de la Sauvegarde / PHEAS de l’enfant s’appliquent à son domaine de responsabilité
Renforcer la communication sur le code de conduite et faire le suivi à son adhésion

Démontrer et encourager de manière visible une culture d’ouverture et de conscientisation pour tous.

En tant que Equipe Admin :

Assurer les évaluations de tous les partenaires potentiels (ONG et entreprises) incluant l’engagement et les capacités de ces derniers à sauvegarder la sécurité des enfants et des participants aux programmes.
Mettre en place des plans et programmes de renforcement des capacités des partenaires en matière de sauvegarde des enfants et des participants aux programmes.
Intégrer systématiquement les dispositions relatives à la sauvegarde dans les contrats et accords de partenariat ou de collaboration.
Collaborer avec les autres gestionnaires dans le processus de mise en œuvre effectives de normes de sauvegarde.

relations CLEs

Ce poste est placé sous l’autorité du responsable de la logistique nationale. Le titulaire traitera également avec le personnel d’autres départements et les soutiendra dans leurs besoins.

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES

Cela devrait inclure des niveaux clairs d’expertise technique et de compétences qui soutiennent notre travail aux niveaux national, international et mondial]

Essentiel

Un diplôme reconnu en Administration ou une qualification similaire d’un établissement d’enseignement réputé ;
Un minimum de trois (3) années d’expérience pertinente dans la gestion des dossiers administrative dans un environnement organisationnel réputé.
Bonne compréhension des processus d’approvisionnement et des liens avec d’autres opérations.
Aptitude à travailler en équipe et à tenir compte des contributions des autres membres de l’équipe.
Capacité à établir des priorités et à gérer diverses charges de travail dans des délais courts dans des environnements fragiles et culturellement dynamiques.
Compétences diplomatiques et interpersonnelles, notamment en matière de négociation et d’influence.
Capacité à travailler avec de nombreuses parties prenantes appartenant à des environnements professionnels différents.

Excellente connaissance des technologies de l’information, en particulier capacité à utiliser les applications courantes, Word, Excel, PowerPoint, le courrier électronique et l’internet.
Loyauté, honnêteté, confiance et respect des procédures.

Souhaitable

- Bonnes aptitudes à la communication. Être à l’aise pour travailler avec des collègues de différentes cultures et de différents services internes ;

LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsables

Promouvons une culture d’ouverture et de transparence, notamment auprès des sponsors et des donateurs ;
Engageons notre responsabilité et celle des autres de respecter les normes d’intégrité les plus élevées ;
Cohérence et équité dans le traitement des personnes ;
Sommes ouverts au sujet des erreurs et tenons à en tirer des leçons ;
Veillons à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes.

Nous aspirons à un impact durable

Articulons un objectif clair pour le personnel et définit des attentes élevées ;
Créons un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées ;
Focalisons les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en tenant compte des changements de priorités ou des crises ;
Fondons nos décisions sur des évidences et évaluons l’efficacité.

Nous travaillons bien ensemble

Recherchons des résultats constructifs, écoutons les autres, sommes prêts à faire des compromis si nécessaire ;
Établissons des relations constructives à travers Plan International afin de soutenir nos objectifs communs ;
Développons des relations de confiance et gagnant-gagnant avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés ;
S’engageons et travaillons bien avec des personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et agissons pour renforcer les capacités

Aide à créer un environnement dans lequel les enfants, les jeunes, les communautés, les partenaires et les collègues sont soutenus et se sentent en sécurité ;
Respectons et accordons une attention particulière aux droits et aux besoins de chacun ;
Ecoutons les autres avec humilité et valorisons leurs opinions, croyances et perspectives, remettant en question mes propres positions ;
Contestons et combattons les formes directes et indirectes de discrimination, d’’inégalité entre les sexes, d’intimidations et de harcèlement ;
Incitons les personnes avec lesquelles nous travaillons à influencer les décisions et à se développer ;
Autant que possible, faisons participer les enfants et les jeunes aux décisions qui les concernent.

Environnement physique

Niveau de contact avec les enfants

Niveau de contact B : Poste à risque intermédiaire en vertu de la Politique Mondiale de Sauvegarde des Enfants et des Participants aux Programmes.

Lien pour postuler:👇 👇
https://lnkd.in/eR-tSZ_a

– Un(e) Coordinateur(ce) Administration et Logistique

ROLE PROFILE

Title	Coordinateur(ce) Administration et Logistique PIIA
Functional Area	ADMINISTRATION CO
Reports to	Country Administrative & Supply Chain Manager Manager
Location	PIIA	Travel required	20% within the different sites & 80% of the time on office related activities.
Effective Date	……/…… 202….	Grade	13

OBJECTIF DU RÔLE

Ce rôle soutiendra le travail de Plan en Guinée en s’assurant que l’approvisionnement est aligné sur les normes et les meilleures pratiques de l’organisation.

Dimensions DE LA POSITION

Rattaché(e) au responsable national de l’administration et de la chaîne d’approvisionnement

Veillez aux activités des services de l’Administration, et la Logistique favorisent la mise en œuvre de programmes de qualité en temps voulu au niveau du PIIA

Assurer la conformité avec les procédures de Plan International Guinée
Fournir une mise à jour périodique de l’état de traitement des demandes à l’ensemble du personnel
Coordonner les activités des agents de nettoyage des surfaces

RESPONSABILITes

Il s’agit d’une série d’énoncés brefs qui définissent les résultats finaux requis. Par exemple, conduire, contribuer, identifier, gérer, être responsable de, conseiller/entraîner, construire, développer, fournir, conduire, superviser, établir, participer, etc.

Gestion Administrative

Supervise les activités de l’Administration y compris le procurement et la logistique
S’occuper de toutes les démarches administratives au niveau du PIIA
Sous la supervision technique du Responsable Administration et Chaine d’Approvisionneent appuyer dans l’obtention des documents administratifs pour l’organisation auprès des structures publiques
Assurer l’accueil du personnel et des visiteurs dans le PIIA
Appuyer son superviseur dans l’archivage et le suivi des contras au niveau du PIIA
Assurer la rédaction et le suivi des correspondance du PIIA

Gestion des bureaux :

En collaboration avec le service logistique assurer l’évaluation sécuritaires du bureau et des hôtels
S’assurer de la bonne installation de tous les équipements du PIIA
Cordonner et assurer le suivi de l’état de fonctionnement des installations et rapporter à sa hiérarchie tout anomalie constatée ;
En collaboration avec le service logistique coordonner la réception physique des équipements achetés
Coordonner e assurer le transport des équipements destinés au différentes zones d’intervention
Coordonner la logistique pour appuyer les visiteurs interne et externes de PIG, y compris les réservations d’hôtels, l’accueil etc……

Gestion des groupes electrogenes

Coordonner et suivre l’entretien groupes électrogènes fonctionnement et sont entretenus conformément aux règles établies et informer le service logistique ;
Coordonner la carburation et le renouvellement du stock de carburant pour les groupes électrogènes du bureau et des résidences et partager avec le service logistique pour revue ;
Coordonner et contrôler le remplissage correct des fiches de gestion des groupes électrogènes

Gestion Logistique

Soumettre à son superviseur :

Un rapport mensuel de consommation de carburant.
Un rapport mensuel de gestion du stock de fourniture

Coordonner le bon déroulement des réunions qui se tiennent au Bureau
Coordonner la bonne utilisation des salles de réunions

Gestion Procurment

Fournir un rapport mensuel sur les activités du procurement à son superviseur

S’assure que les activités des achats se déroule normalement

Gestion du paiement des prestataires de services :

Coordonner le paiement de tous les prestataires à temps (plomberie, électricité, maintenance des Extincteur, des climatiseurs, agent de nettoyage, gardiennage , hôteliers etc… )

Effectuer toute autre tâche à la demande de la hiérarchie.

Responsabilités en lien avec la politique de Sauvegarde / PHEAS des enfants et des participants aux programmes.

En tant que membre du personnel :

Signaler tout abus commis contre un enfant, tout problème lié à sa protection, et ce conformément aux procédures en vigueur dans le bureau local et à la présente politique. Le personnel de Plan peut également recourir à la politique de dénonciation de Plan dans cette éventualité
S’assurer que les contacts avec un enfant ou les membres d’une famille associée au travail de Plan, sont supervisés par un (ou un autre) membre du personnel de Plan. Il peut s’agir entre autres de visites et de toute forme de communication par le biais des médias sociaux, d’emails et de lettres.
Assurer l’analyse et la gestion documentée des risques liés à la protection des enfants et des participants aux programmes dans le processus périodique de gestion des risques liés aux programmes/projets à toutes les étapes du cycle des programmes/projets.
Assurer la mise en œuvre effective des normes d’application de la politique de Sauvegarde / PHEAS applicables aux domaines de gestion relevant de sa responsabilité (voir manuel des normes)
Apporter sa pleine coopération, et en toute confidentialité en cas d’enquête menée sur un problème ou une présomption d’abus.
Travailler avec les managers pour identifier quels normes et indicateurs de la Sauvegarde / PHEAS de l’enfant s’appliquent à son domaine de responsabilité
Renforcer la communication sur le code de conduite et faire le suivi à son adhésion
Démontrer et encourager de manière visible une culture d’ouverture et de conscientisation pour tous.

En tant que Equipe Admin :

Assurer les évaluations de tous les partenaires potentiels (ONG et entreprises) incluant l’engagement et les capacités de ces derniers à sauvegarder la sécurité des enfants et des participants aux programmes.
Mettre en place des plans et programmes de renforcement des capacités des partenaires en matière de sauvegarde des enfants et des participants aux programmes.
Intégrer systématiquement les dispositions relatives à la sauvegarde dans les contrats et accords de partenariat ou de collaboration.
Collaborer avec les autres gestionnaires dans le processus de mise en œuvre effectives de normes de sauvegarde.

relations CLEs

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES

Essentiel

Un diplôme reconnu en passation de marchés ou une qualification similaire d’un établissement d’enseignement réputé ;
Un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans la gestion des achats dans un environnement organisationnel réputé.
Bonne compréhension des processus de passation de marchés et des liens avec d’autres opérations.
Aptitude à travailler en équipe et à tenir compte des contributions des autres membres de l’équipe.
Capacité à établir des priorités et à gérer diverses charges de travail dans des délais courts dans des environnements fragiles et culturellement dynamiques.
Compétences diplomatiques et interpersonnelles, y compris en matière de négociation et d’influence.
Capacité à travailler avec de nombreuses parties prenantes appartenant à des environnements professionnels différents.
Excellente connaissance des technologies de l’information, en particulier capacité à utiliser les applications courantes, Word, Excel, PowerPoint, le courrier électronique et l’internet.
Loyauté, honnêteté, confiance et respect des procédures.

Souhaitable

Bonnes aptitudes à la communication. Être à l’aise pour travailler avec des collègues de différentes cultures et de différents services internes ;
Bonne capacité de rédaction en anglais.
Préférence pour le travail en équipe et un environnement de travail collaboratif.
Grande disponibilité ;
Grande capacité d’écoute, discrétion et tact.
Sensibilité aux conditions culturelles et sociales.
Engagement en faveur de la formation continue ; volonté de mettre à jour ses connaissances dans le domaine de la logistique.
Capacité à répondre/gérer des demandes multiples provenant de différents sites/départements.
Expérience professionnelle dans une ONGI

LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsables

Promouvons une culture d’ouverture et de transparence, notamment auprès des sponsors et des donateurs ;
Engageons notre responsabilité et celle des autres de respecter les normes d’intégrité les plus élevées ;
Cohérence et équité dans le traitement des personnes ;
Sommes ouverts au sujet des erreurs et tenons à en tirer des leçons ;
Veillons à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes.

Nous aspirons à un impact durable

Articulons un objectif clair pour le personnel et définit des attentes élevées ;
Créons un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées ;
Focalisons les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en tenant compte des changements de priorités ou des crises ;
Fondons nos décisions sur des évidences et évaluons l’efficacité.

Nous travaillons bien ensemble

Recherchons des résultats constructifs, écoutons les autres, sommes prêts à faire des compromis si nécessaire ;
Établissons des relations constructives à travers Plan International afin de soutenir nos objectifs communs ;
Développons des relations de confiance et gagnant-gagnant avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés ;
S’engageons et travaillons bien avec des personnes extérieures à l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et agissons pour renforcer les capacités

Aide à créer un environnement dans lequel les enfants, les jeunes, les communautés, les partenaires et les collègues sont soutenus et se sentent en sécurité ;
Respectons et accordons une attention particulière aux droits et aux besoins de chacun ;
Ecoutons les autres avec humilité et valorisons leurs opinions, croyances et perspectives, remettant en question mes propres positions ;
Contestons et combattons les formes directes et indirectes de discrimination, d’’inégalité entre les sexes, d’intimidations et de harcèlement ;
Incitons les personnes avec lesquelles nous travaillons à influencer les décisions et à se développer ;
Autant que possible, faisons participer les enfants et les jeunes aux décisions qui les concernent.

Environnement physique

Ce poste est basé dans les PIIA. Cependant, le titulaire du poste doit être prêt à voyager au

moins éventuellement dans les autres bureaux de l’organisation à travers la Guinée et des fois,

dans des contextes difficiles où la sécurité doit être gérée.

Niveau de contact avec les enfants

Niveau de contact B : Poste à risque intermédiaire en vertu de la Politique Mondiale de Sauvegarde des Enfants et des Participants aux Programmes.

Lien pour postuler:👇 👇
https://lnkd.in/eg-UZxXj

– Un(e) Assistant(e) Logistique et Chef de Parc

Poste

Poste	Assistant logistique et Chef de Parc
Département	Administration
Superviseur	Coordinateur (e) logistique
Location	Conakry	Travel required	30%
Date	……/…../202…	Grade	8

OBJECTIF DU RÔLE

Supporter le département administration dans la planification et la coordination des activités de la logistique. Identifier les moyens de rationaliser des pratiques et processus tout en veillant au respect des mesures de contrôles appropriées, afin de réagir rapidement aux besoins des services demandeurs et produire les meilleurs résultats au profit des enfants et particulièrement les filles

dimensions du poste

Sous la supervision du coordinateur logistique, l’ASSISTANT logistique et Chef de Park apportera ses compétences à la réalisation des taches logistiques dans le cadre de l’appui aux Operations de Plan International Guinée, dans un objectif de performance de l’organisation auprès de ses bénéficiaires. Il/elle aura principalement en charge la gestion des tâches quotidiennes telles que définies dans la rubrique « responsabilité ». Conscient du rôle essentiel a assurer, il/elle œuvre dans sa fonction avec efficacité et efficience

Dimensions du rÔle

Le poste de Chef de Park est une partie intégrante de l’équipe Administration. Ce rôle incombe des actifs, comme des véhicules. Les dimensions clés pour les conducteurs comprennent le suivi du Park automobile et de conduire d’une manière professionnelle, suivant la politique du régime sur les véhicules et veiller à ce que les véhicules sont entretenus adéquatement. Dimensions supplémentaires comprennent le soutien administratif du personnel de Plan International selon les besoins

Responsabilité

Rôles et Responsabilité Générales :

Coordonner le mouvement des véhicules
Vérification hebdomadaire des carnets de bord et d’entretien des véhicules
Planification et affectation de véhicules
Gestion des déplacements dans le système TBS au niveau du bureau national
Appuyer le /la coordinateur (e) logistique dans l’inscription des données des véhicules dans Track point
Faire un rapport hebdomadaire de l’utilisation du carburant des véhicules et soumettre a son superviseur
S’assurer que les chauffeurs ont les ordres de missions avant tout déplacement
S’assurer que les chauffeurs maitrisent la politique de voyage
Sous la supervision du/de coordinateur (e) logistique vérifier que tous les permis des chauffeurs sont à jours et que le contrôle annuel des yeux a été fait
Faire le suivi sur le remplissage correct des cahiers de bord et d’entretien du véhicule avant et après déplacement ;
Assurer le suivi et l’entretien du véhicule en vue d’assurer en tout temps son bon état et sa disponibilité ;
S’assurer que le véhicule est constamment en parfait état de marche (système de freinage, embrayage, pneus, huile, radiateur, batterie, carburateur, klaxons, clignotants, phares, niveau d’eau,).
Assurer la propreté du véhicule
Tient à jour un plan de maintenance préventive des véhicules et prend des dispositions à effectuer les maintenances selon les prescriptions du manuel, du constructeur et du contexte local du terrain
Tient à jour un dossier véhicule pour chaque véhicule afin de garder les données historiques
S’assurer que les chauffeurs ont les formations/recyclage nécessaire (sécurité incendie, premier secours…) et aussi le contrôle annuel de vision sous la supervision de superviseur.
Responsable du contrôle de conformité des véhicules de location avant toute mise en route
Prépare les programmes hebdomadaires d’utilisation des véhicules en collaboration avec les chauffeurs.
Assite le/la coordinatrice logistique la gestion de l’utilisation et de la maintenance appropriées des équipements du bureau notamment : les photocopieurs, scanneurs, relieurs, imprimantes, téléphones etc.
S’assure que les contrôles réguliers (quotidien, hebdomadaire, ..) des véhicules sont fait, documenter et classer

Conduire les véhicules de Plan International Guinée en vue d’assurer le transport des personnes et des biens de Plan International Guinée dans les délais et les conditions requis ;
Assurer le suivi correct du Park automobile
Conduire les véhicules dans un état physique et mental normal et strictement respecter le code de la route ;
Veiller au remplissage correcte les cahiers de bord et d’entretien du véhicule avant et après déplacement ;
Respecter en tout temps les directives relatives à la l’utilisation des véhicules ;
Assurer le suivi et l’entretien du véhicule en vue d’assurer en tout temps son bon état et sa disponibilité ;
S’informer régulièrement du programme d’entretien périodique du véhicule et suivre son exécution ;
S’assurer que le véhicule est constamment en parfait état de marche (système de freinage, embrayage, pneus, huile, radiateur, batterie, carburateur, klaxons, clignotants, phares, niveau d’eau,) ;
Informer la coordinatrice logistique de tout dysfonctionnement constaté ;
En cas d’accident, d’incident ou de panne significative, produire un rapport détaillé dans les 72 heures qui suivent l’évènement ;
Avant tout voyage, vérifié que le véhicule est en bon état et que ce contrôle a été préalablement fait par le mécanicien ;
Exécuter toutes autres tâches à la demande du superviseur ou de la Direction ;
S’assurer que les véhicules sont garés en toute sécurité dans les locaux de Plan International quand pas en service ou après les heures de travail et se conformer strictement à la politique du régime sur les véhicules avec le temps ce qui concerne l’utilisation de véhicules, passagers autorisés, etc. ;
Assurer la soumission des formulaires de demande pour les soins et l’entretien du véhicule à l’officier de l’administration ;
Signal à l’administration au moins 3 mois avant la date d’expiration du document administratif du RAC (certificat de solvabilité assurance/route etc.) ;
Envoyer toute correspondance tel qu’attribué ;
Effectuer des dépôts en espèces/chèque à la Banque, selon les besoins ;
S’assurer du respect de toutes les politiques de Plan International et de procédure pour les mouvements de véhicules ;
Effectuer toute autre tâche qui peut être assignée à tout moment.

Résultats Finaux :
Respect strict du code de la route et des conditions de sécurité au volant par tous les chauffeurs ;
Tenue des véhicules dans le bon état ;
Disponibilité pendant les heures de travail ;
Conciliation du besoin personnel des passagers et des normes du service ;
Respect des directives relatives à l’utilisation des véhicules de Plan International Guinée ;
Tout problème constaté doit être remonté à la hiérarchie.

Protection des enfants et intégration de l’égalité des genres :

Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International relatives à la protection de l’enfant et à l’égalité de genre soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences des politiques, y compris les normes et lignes directrices applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel du projet et les partenaires connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et respectent le code de conduite de Plan international.

Responsabilités en lien avec la politique de Sauvegarde / PHEAS des enfants et des participants aux programmes.

En tant que membre du personnel :

Signaler tout abus commis contre un enfant, tout problème lié à sa protection, et ce conformément aux procédures en vigueur dans le bureau local et à la présente politique. Le personnel de Plan peut également recourir à la politique de dénonciation de Plan dans cette éventualité
S’assurer que les contacts avec un enfant ou les membres d’une famille associée au travail de Plan, sont supervisés par un (ou un autre) membre du personnel de Plan. Il peut s’agir entre autres de visites et de toute forme de communication par le biais des médias sociaux, d’emails et de lettres.
Assurer l’analyse et la gestion documentée des risques liés à la protection des enfants et des participants aux programmes dans le processus périodique de gestion des risques liés aux programmes/projets à toutes les étapes du cycle des programmes/projets.
Assurer la mise en œuvre effective des normes d’application de la politique de Sauvegarde / PHEAS applicables aux domaines de gestion relevant de sa responsabilité (voir manuel des normes)
Apporter sa pleine coopération, et en toute confidentialité en cas d’enquête menée sur un problème ou une présomption d’abus.
Travailler avec les managers pour identifier quels normes et indicateurs de la Sauvegarde / PHEAS de l’enfant s’appliquent à son domaine de responsabilité
Renforcer la communication sur le code de conduite et faire le suivi à son adhésion
Démontrer et encourager de manière visible une culture d’ouverture et de conscientisation pour tous.

Gérer les problèmes

Capacité à assurer le remplissage correct des cahiers de bord et d’entretien du véhicule avant et après déplacement ;
Capacité à s’assurer que le véhicule est constamment en parfait état de marche (système de freinage, embrayage, pneus, huile, radiateur, batterie, carburateur, klaxons, clignotants, phares, niveau d’eau,…) ;

Capacité à être lucide en conduisant ;
Utilise les connaissances des politiques du Plan International et des procédures pour faire face à des incidents ou accidents de voiture, lorsqu’ils se produisent ;
Utilise les connaissances du Plan politiques et procédures, rapports des incidents/accidents d’officier de l’administration d’une manière appropriée et en temps opportun ;
Applique la connaissance des politiques et procédures de Plan et les règles de sécurité routière pour assurer la sécurité du personnel et des biens pendant les opérations de véhicule.

Communication et relations de travail

Interne	Niveau de contact
Country Administrative & Supply Chain Manager	Élevé
Coordinatrice Logistique	Élevé
Le personnel de Plan International	Élevé

Externe	Niveau de contact
Mécanicien	Élevé
Visiteurs	Moyens

Connaissances, compétences et comportements requis

Essential

Connaissances

Niveau d’études générales : Formation Professionnelle ;
Diplôme : BEPC et Permis de Conduire transport en commun ;
Autres Compétences et Aptitudes requises : Etre en mesure de lire, écrire et faire des calculs élémentaires ;
Expérience professionnelle: deux ans d’expérience dans des organismes publics ou privés comparables à Plan International ;
Langues : le poste exige de pouvoir tenir une conversation en Français.

Capacité spécifique pour le poste

Maîtrise de la conduite ;
Maîtrise du code de la route ;
Capacité à remplir les cahiers de bord ;
Maîtrise de la langue française.

Attitudes

Écoute attentive ;
Forte capacité d’adaptation ;
Esprit d’équipe ;
Être proactif ;
Pouvoir travailler sous pression ;
Communications orales claires.

Les Valeurs de Plan International

Nous sommes ouverts et responsables

Fait évoluer la transparence vers une ouverture plus radicale sur le partage d’informations ;
Conserve l’importance de l’intégrité et de l’honnêteté (y compris au sujet de l’argent) qui comme l’a montré le sondage réalisé auprès du personnel sont au cœur des valeurs de Plan International ;
Tient responsable de « faire ce que nous disons que nous ferons » et de comprendre l’impact que nous avons sur d’autres personnes.

Nous œuvrons pour un impact durable

Il s’agit avec « Œuvrer pour un impact durable » d’être plus ambitieux et innovant mais aussi factuel et direct quant à l’impact à long terme ;
Remet en question nos méthodes de travail actuelles et le statut quo de Plan International ;
Axé sur l’impact et l’amélioration organisationnels – en particulier l’impact à long terme – cela peut être différent du travail que nous avons toujours fait jusqu’à présent ;
L’utilisation de données factuelles est également de plus en plus importante, pour être efficace bien sûr mais aussi parce que nous devons démontrer notre efficacité pour obtenir et réaliser des travaux financés par des subventions.

Nous travaillons bien ensemble

Cherche à éliminer les cloisonnements internes (considérés actuellement comme un problème) ;
Vise à établir des relations de partenariats qui bénéficient aussi bien aux partenaires qu’à Plan International (considérées comme trop déséquilibrées actuellement). La recherche concertée de solutions est également un thème ici ;
Conserve l’importance du travail d’équipe et du feedback – Chacun d’entre nous doit aider les autres et se faire aider par eux.

Nous sommes inclusifs et autonomisant

La place occupée par les filles et les droits des enfants est toujours au cœur des valeurs de Plan International et on attend du personnel qu’il confronte les inégalités ;
Valeur proactive concernant la diversité interne, incluant l’autonomisation du personnel et leur développement personnel ;
Conserve le respect – une valeur clé pour le personnel ;
Nous voulons maintenant que les enfants et les jeunes soient davantage aux commandes, en leur donnant l’assurance qu’ils sont capables d’effectuer eux-mêmes leur propre changement.

Environment Physique

Constamment sur le terrain selon les besoins.

Niveau de contact avec les enfants

Niveau de contact B : Postes à risque intermédiaire en vertu de la Politique Mondiale de Sauvegarde des Enfants et des Participants aux Programmes.