PNUD NIGER RECRUTE ASSOCIE ADMINISTRATIF H/F

PNUD NIGER RECRUTE POUR CE POSTE : ASSOCIE ADMINISTRATIF H/F

Le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations unies. Il relie les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources afin d’aider les populations à construire une vie meilleure. Le PNUD est sur le terrain dans plus de 170 pays et territoires, aidant les pays à atteindre leurs propres objectifs de développement et les objectifs de développement convenus au niveau international, en construisant et en partageant des solutions dans les domaines du développement durable, de la gouvernance démocratique et de la consolidation de la paix, ainsi que de la résilience au climat et aux catastrophes.

Au Niger, le PNUD soutien la mise en œuvre du Plan de Développement Economique et Social du Niger – PDES 2022-2026, le Bureau du PNUD Niger a élaboré un nouveau Document de Programme Pays (CPD) 2023-2027 qui repose sur deux piliers: 1) la transformation structurelle du monde rural et le changement climatique ; et 2) la gouvernance, la stabilisation, la paix et la sécurité.

C’est donc en vue de soutenir la mise en œuvre du Programme que le PNUD recrute un Associé Administratif au programme.

II. Position Purpose

Sous la direction générale du Représentant Résident Adjoint, l’associé(e) Administratif au programme soutiens la mise en œuvre efficace du programme CO en saisissant et en gérant les données conformément aux règles et réglementations du PNUD.

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le personnel chargé des opérations, des programmes et des projets du Bureau pays du Niger, ainsi qu’avec les agences des Nations unies, afin d’échanger des informations et de résoudre des problèmes complexes.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l’évolution des besoins opérationnels et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

III. Key Duties and Accountabilities

Appui opérationnel et administratif général au Représentant Résident Adjoint et à l’équipe du programme :

Example Of Duties:

Organise et prépare les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions de l’unité et en assure le suivi ;

Appui à la coordination et rédaction des documents importants du Programme, y compris le travail de recherche pour préparer les documents en collaboration avec les différentes équipes du programme ;
Fourni un soutien administratif et logistique pour les réunions de donateurs, les ateliers, les formations, les conférences, les retraites et tout autre événement spécial organisé par le Programme
Traite les demandes officielles de voyage pour les missions de l’unité, y compris le suivi en temps utile des autorisations médicales/de sécurité, des demandes de remboursement, contrôle des paiements liés aux voyages et demandes de visas de l’équipe du Programme.

Contrôle tous les paiements liés aux déplacements de l’unité, en assurant une liaison appropriée avec les opérations, le cas échéant ;
Sert de point focal pour la gestion des absences et assurer le suivi des congés de l’unité ;
Soutenir les membres de l’unité dans la gestion des programmes pendant les absences et les voyages en mission et sert de point focal pour l’ensemble du programme .

Gère les portefeuilles de voyages, notamment : traitement des demandes officielles de voyage, préparation des documents nécessaires dans Quantum, collaboration avec les Opérations et les autres unités, le cas échéant.
Contribution à l’identification des processus administratifs de l’unité et à la mise en place des procédures opérationnelles standard (SOPs) internes.
Sers de personne de liaison de l’unité pour toutes les interactions avec l’ensemble du programme et le soutien opérationnel.

Soutien effectif au DRR/P dans la gestion du Programme :

Example Of Duties:

Fournir un soutien administratif à l’unité chargée du programme en gérant le système de dépenses internes et en procédant à l’examen de l’assurance qualité des rapports techniques et des paiements, ce qui inclut le suivi avec d’autres unités et la prise de mesures correctives en temps utile.

Crée les projets dans le système ERP, préparer les révisions budgétaires nécessaires, réviser l’état d’avancement du projet, déterminer les fonds non utilisés et assurer la clôture opérationnelle et financière d’un projet.
Fournis des conseils quotidiens aux partenaires de mise en œuvre sur la mise en œuvre des projets et suivre l’utilisation des ressources financières. Contribuer à la gestion des solutions de technologie numérique dans la mise en œuvre du programme en vue d’assurer l’évolutivité et la durabilité conformément aux normes numériques du PNUD.
Contribuer à la gestion efficace des données dans la mise en œuvre du programme, tout au long du cycle de vie des données.

Assurer le suivi des indicateurs de performance/critères de réussite des programmes et des projets, des objectifs et des étapes, de la préparation des rapports et de la mise en œuvre des mécanismes et des outils de gestion axée sur les résultats de l’organisation.
Identifier les goulots d’étranglement liés au programme et proposer des solutions.
Soutenir la mise en œuvre des recommandations d’audit.

Prépare les « non-PO vouchers » des projets de développement ;
Assure un suivi et un contrôle interne des dépenses, y inclus les actions correctives appropriées relatives aux factures non postées et la revue de toutes les erreurs de saisie dans Quantum ;
Crée les réquisitions pour le compte des projets et enregistre la réception des biens dans Quantum ;

Effectue les vérifications de budget nécessaires lors des réquisitions, engagements de fonds et facturation;
Appui à la mobilisation des ressources:

Example Of Duties:

Revoit les informations sur les donateurs, prépare le profil des donateurs et la base de données, établit des contacts avec les homologues dans les bureaux des donateurs ;
Fait le suivi et fait le rapportage sur les mobilisations des ressources ;
Revoit les accords de contributions, gère les contributions dans Quantum Atlas.

Contribue au développement et au partage des connaissances au sein du bureau pays.

Example Of Duties:

Dans les domaines de programme assignés :

Organise et dispense des formations liées au programme pour le personnel concerné du programme et des opérations.

Compile les leçons apprises et les meilleures pratiques.
Contribuer aux réseaux de connaissances, aux communautés de pratique et aux plateformes de connaissances numériques.

Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau pays.

Supervisory/Managerial Responsibilities: Not applicable

IV. Requirements:

Education

Diplôme d’enseignement secondaire oui équivalent est requis.

Avoir un diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, économie, sciences politiques, sciences sociales ou dans un domaine connexe combiné à 3 ans d’expérience sera considéré comme un atout

Experience, Knowledge, And Skills

Un minimum de 6 ans (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou de 3 ans (avec une licence) d’expérience pertinente en matière d’administration/de gestion ou de programme, avec des responsabilités croissantes, est requis au niveau national et/ou international ;

Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de bases de données et de systèmes de gestion basés sur le web tels que l’ERP ;
Connaissance avancée de logiciel de présentation Powerpoint fortement souhaité ;
Capacité à réviser et à éditer des documents, capacité à produire des rapports de réunions soulignant les actions clés ;

Expérience dans l’appui administratif à des grandes équipes est un atout ;
Une expérience dans la fourniture d’un service client de haute qualité et réactif est un atout ;

Language Requirements