RECRUTEMENT SECRETAIRE DE DIRECTION H/F

Une Société de la place recrute Une sécrétaire de direction expérimentée



La secrétaire de Direction placée sous la supervision du directeur général a pour mission d’assister la Direction afin d’optimiser la gestion de son activité, d’organiser et coordonner la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liés à son domaine d’activité.



ACTIVITES SIGNIFICATIVES DE L’EMPLOI



§ Activité principale

§ Organisation de l’agenda du Directeur Général

o Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Directeur Général et contrôler les échéances

o (prise de rendez-vous, courriers, e-mails,etc.

o Organiser les déplacements professionnels du DG ainsi que ses congés à l’étranger

o Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

o Accueillir physiquement les rendez-vous.

o Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, conseil d’administration, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).

o Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DG (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).

o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers

o Organiser les visites internes et externes du DG



§ Assistance Administrative

o Rédiger et soumettre les projets de note, de lettre ou de courriers

o Veiller à la qualité des courriers sortants

Suivre certains dossiers qui sont confiés et alerter les échéances

o Saisir à l’ordinateur le rapport de réunion hebdomadaire du Codir et assurer l’archivage numérique



§ Gestion, suivi et archivage des notes, courriers et documentation

o Centraliser et traiter tous les courriers, dossiers, documents entrants et sortants et assurer le dispatching

o Organiser le classement et l’archivage physique et numériques des documents

o Suivre la circulation des parapheurs

o Organiser et suivre les activités du coursier



§ Communication

o Rédiger des supports de communication sur tous les événements qui se passent dans l’entreprise (articles, images, correspondances, reporting)

o Assurer la rédaction du journal interne

o Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

o Assurer la rédaction du journal interne

o Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur

o Faire la revue des journaux et diffuser aux membres du CODIR

§ Suivi de l’évolution du cout de la vie

o Collecter les informations du marché sur denrées de premières nécessités

o Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives au coût de la vie

o ,



Activités annexes
Animer les activités OHSE
Centraliser les déclarations NM et suivre le traitement
Centraliser les checklists mensuelles et suivre les traitements
Assurer l’audit annuel du parc auto et moto
Assurer le reporting mensuel des NM et du NFR
Faire la déclaration des incidents et des accidents


LISTE D’ACTIVITES NON EXHAUSTIVE POUVANT ETRE MODIFIEE OU COMPLETEE SELON LES BESOINS DE SERVICE



Qualification/ profil :



Avoir au moins un diplôme de secrétariat, administration, gestion ou tout autre domaine équivalent (niveau : Bacc+4, 5).
Être bilingue courante (anglais-français).
Avoir au moins 5 ans d’expérience générale en tant que secrétaire de direction ; Avoir au moins 3 ans d’expérience spécifiquement au secrétariat de direction d’un directeur général ou PDG.
Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Internet).
Être méthodique, accueillante et ordonnée.
Capacité de travailler en équipe.
Avoir une Excellente capacité rédactionnelle en français et en anglais.
Avoir le sens de la rigueur et de l’organisation, des relations.
Être motivée pour son travail, faire preuve d’autonomie et avoir des aptitudes à gérer les priorités.
Être capable de travailler sous pression.
Faire preuve d’une grande discrétion.


Comment Postuler :

Pour postuler, veuillez envoyer au plus tard le 17 juillet 2024 à l’adresse email suivante : emplois@malibaara.com, les documents suivants :

Votre CV et lettre de motivation

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