RESCUE RECRUTE OFFICIER MOYENS GENERAUX H/F - Y'a Bara

Intitulé de poste: Officer Moyens Generaux

Secteur d’activité: Opérations

Type de contrat: Régulier

Taux d’occupation: Plein temps

Ouvert aux expatriés: Non

Lieu de travail: Bamako, Mali

modalités de travail: en personne

Descriptif du poste

Dans le cadre de ses activités, IRC MALI est à la recherche d’un Officer Moyens Généraux basé à Bamako.

Sous la supervision du Manager Administration & Facilities Support, l’Officer Moyens Généraux sera en charge des responsabilités suivantes :

Gestion administrative :

Gérer les procédures d’accueil.
Réservation de voyages pour le personnel de l’IRC – compagnies aériennes, transferts, visas et hébergement.
Expédition et envoi des effets personnels du personnel étranger arrivant et partant.

Veiller à la sécurité des visiteurs en suivant les procédures de sécurité de l’organisation.
Maintenir un registre des visiteurs et assurer la conformité aux politiques de sécurité.
Aider à l’obtention de passeports et de visas pour le personnel national se rendant dans d’autres pays pour des raisons officielles.

Traiter les visas et autres permis pour le personnel expatrié et les visiteurs.
S’assurer que les visas d’expatriés, les permis de travail et autres documents administratifs sont suivis, mis à jour et partagés avec le SMT.
Maintenir une collaboration et une relation étroites avec les agences de voyages et les structures gouvernementales de tutelle concernée

Développer et mettre en œuvre un système de classement pour les voyages et autres activités connexes.
Aider les voyageurs à destination ou en provenance du bureau de Bamako à obtenir des informations sur les indemnités journalières et à traiter les demandes d’indemnités journalières.
Gérer les plannings d’arrivée et de départs des staffs internationaux et le partager avec la hiérarchie hebdomadairement.

Offrir un service client de qualité en tout temps.
Assurer le suivi de toutes les activités administratives de manière appropriée et professionnelle.

Gestion des vols

Participer à la production d’un manuel de procédure SOP pour la gestion des vols domestiques et internationaux.
Réceptionner et traiter toutes les demandes de vols domestiques et internationaux.
Assurer un suivi très rigoureux des états de paiement relatifs aux vols domestiques et internationaux.

Gestion des bâtiments, locaux et logements :

Superviser la maintenance des bâtiments, des espaces de travail et des équipements.

Organiser les déplacements professionnels et la logistique des événements internes.
Réviser et vérifier les factures reçues pour les installations (bureaux, résidences permanentes du personnel), y compris les services publics, l’entretien, la fourniture de matériel standard, de nouveaux meubles ou équipements et examiner les factures pour s’assurer de la conformité des documents.
Mettre en place des procédures de sécurité et d’urgence.

Stock de fournitures :

Assurer le suivi des stocks de fournitures de bureau, de consommables et de matériel.
Passer des commandes et négocier avec les fournisseurs pour obtenir les meilleurs tarifs.

Optimisation des coûts :

Identifier des opportunités d’économies dans les dépenses liées aux moyens généraux.

Négocier des contrats avantageux avec les fournisseurs et prestataires de services.
Évaluer régulièrement les coûts et proposer des mesures d’amélioration.

Gestion et développement du personnel :

Encadrer, former et évaluer le personnel sous sa responsabilité
Tenir les balances de congés, les absences et permissions du personnel de l’administration.

Rapportage

Produire un rapport sur l’état de paiement des fournisseurs.
Produire un rapport hebdomadaire sur les voyages domestiques et internationaux.
Produire un rapport sur l’état de validité des documents légaux (visas, permis et résidence) du personnel expatrié.

Produire un rapport mensuel sur l’état de paiements des loyers, des frais d’enregistrement des baux, des taxes immobilières et foncières des bureaux, résidences et maisons d’hôtes du programme pays.
Produire un tracker de gestion et de suivi des baux (date de fin, renouvellement…).

Divers

Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur

Profil

Avoir un diplôme supérieur en Administration, Gestion, Logistique, Supply Chain, Approvisionnement ou tout autre diplôme équivalent

Etre de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali;
Avoir une maîtrise du français et de la langue locale (parlé et écrit); la connaissance de l’anglais sera aussi un atout ;
Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word. La connaissance des ERP serait un atout.

Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs ;
Etre doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ;
Etre motivé, proactif, créatif ;

Etre bon communicateur ;
Etre capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ;
Etre apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ;

Etre disponible immédiatement et n’avoir aucune incompatibilité au travail avec les ONGs.
Garantir une étique irréprochable dans l’accomplissement de toutes les tâches de la logistique sous peine de sanctions immédiate (incluant les fautes d’insuffisance, d’irrégularité et de fraude).