VIVO ENERGY RECRUTE CORPORATE ASSISTANT H/F

Objectif du poste :

• Accompagner les managers dans la réalisation de leur mission.
• Interface entre les managers et leurs principaux interlocuteurs

Principales responsabilités :

Soutien administratif et organisationnel

• Organiser le calendrier MD et coordonner les réunions stratégiques (internes et externes) pour les membres MD et CLT.
• Organiser la réunion et préparer la salle, les dossiers, les ordres du jour, les procès-verbaux et s\’assurer que la logistique est en place.
• Accueillir et assister les visiteurs.
• Gérer les appels entrants, les e-mails et le courrier ; filtrer et hiérarchiser les demandes.
• S\’assurer que l\’environnement de travail du gestionnaire est ordonné, fonctionnel et accueillant.

Gestion de voyages et d\’événements

• Organiser les modalités de voyage (réservations, démarches visa, JMP, obtenir le meilleur tarif, etc.).
• Organiser les JMP, les ordres de mission et les frais de déplacement associés.
• Coordonner les événements internes animés par les Gestionnaires (réunions, comités, revues d\’affaires, etc.).
• Coordonner les événements externes pour les visiteurs et le personnel (repas, cocktails, teambuilding etc.)
• Apporter un soutien dans l\’organisation d\’événements d\’entreprise

Communication interne et externe

• Assurer la transmission de la correspondance, des notes de service, des rapports, etc.
• Agir en tant qu\’interface professionnelle entre les gestionnaires et les partenaires, les prestataires de services et les intervenants externes.
• Superviser la diffusion des communications stratégiques internes.

Suivi administratif et reporting

• Assurer une bonne gestion des documents numériques (classement, archivage, partage).
• Gérer la logistique du bureau (fournitures et services de soutien mineurs).

Cadeaux et hospitalité

• Agir comme point focal pour l\’acceptation des cadeaux et des marques d\’hospitalité d\’autres entreprises, l\’orientation, l\’enregistrement et la répartition interne
• Agir en tant qu\’interface professionnelle pour l\’enregistrement et l\’envoi des cadeaux VEG aux parties prenantes externes

Exigences

Connaissances, compétences et expérience professionnelles :

• Être titulaire au moins d\’un diplôme universitaire en assistant de direction, en sociologie, en communication ou tout autre diplôme équivalent
• Minimum de (5) ans d\’expérience professionnelle en tant qu\’assistant personnel
• Bonnes compétences rédactionnelles
• Parfaite compréhension des langues anglaise et française
• Avoir le sens de l\’organisation et de l\’anticipation
• Capacité à travailler en toute confidentialité et discrétion

Compétences:

• Ayez le sens des priorités.
• Avoir le sens de la confidentialité et de la discrétion
• Avoir le sens de l\’analyse et de la réduction des coûts
• Capacité à s\’exprimer.
• Bonnes compétences interpersonnelles
• Bon sens de l\’écoute
• Bonne capacité d\’adaptation.
• Bonne connaissance des logiciels de bureautique

Compétences fonctionnelles :

• Suivi de l\’avancement d\’un dossier professionnel
• Constituer un dossier professionnel
• Conception d\’un tableau de bord et reporting
• Réaliser un suivi d\’activité.
• Mettre à jour la documentation professionnelle et réglementaire.
• Documents de référence d\’archives.
• Effectuer le suivi administratif.
• Exécuter les commandes de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

Date limite de candidature : 16 juillet 2025.

Pour postuler, cliquez sur le lien suivant : https://apply.workable.com/vivo-energy/j/0700A9F7B9/